営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社アクア 様

広告代理店やCM制作会社などからの依頼で、イラストや絵コンテなどの制作を行われている株式会社アクア様。営業進捗管理や売上目標管理などを中心に『働くDB』をご活用いただいています。

ご導入企業プロフィール

株式会社アクア 様
http://aqua-web.co.jp
業種
イラスト・絵コンテ・カンプなどの制作
従業員数
75人(2011年7月現在)
導入時期
2010年7月

導入前の課題

見積書作成に手間がかかり、リアルタイムの売上把握ができない

ドミノピザ
お話を伺った
経営管理部 課長
山口裕子 様

営業が仕事を受注すると、営業からの依頼を受けて、手書きのシートを元に経理担当が1件1件見積書を作成していました。しかし、間違いや計算ミスが起こりやすく、手間も時間もかかります。そのうち、営業が自分たちで入力できる見積書をエクセルでつくり始めたのですが、お客様名を毎回入力する手間やフォーマットが統一されていない等の課題が残りました。

しかも困ったことに、各営業が個別に見積書をつくったため、クロージングされるまで月末になっても売上金額があがってこない、という状況になりました。

また、見積書をもとに、経理部署で売上金額をアクセスに入力して管理していました。しかし、その金額の確認は毎月1〜2回の営業会議の席でしか報告されず、売上金額をリアルタイムに把握することができませんでした。  さらに、進捗状況が把握できないため、納品が終わってもいつまでも請求書を発行しない、という問題もありました。

【求める条件】

受注管理とリアルタイムの売上把握ができ、柔軟性を持ったクラウドデータベースが欲しい

解決したかった課題は、見積書の作成をはじめとする受注管理と、リアルタイムでの売上予定金額の把握・データ共有を効率よく行えるようにできないかという2点。

さらに、当社はベンチャー企業なので、社内制度の変更などがひんぱんに起こります。ですから、柔軟に対応できる拡張性を持っていることも条件でした。『働くDB』は、カスタマイズ性が高そうで、構築できるデータベース数もかなり多いということで、すぐに問い合わせをしたんです。

【比較検討】

社員が『働くDB』を試用して、「入力が楽で、使いやすい」と判断

実は、社内であるグループウエアを利用していたので、その関連製品を導入することを検討しました。しかし、見積明細がつくれないなど、当社の課題解決ができないいくつかの問題がありました。

『働くDB』のほかに、もうひとつ候補となるクラウド型のデータベースがあり、その両方を試用しました。見積書の入力や営業管理で活用するのは営業社員たちなので、彼らにも使ってもらいました。その結果、「画面がわかりやすい」「入力が楽」「使いやすい」といった意見が多かったのは『働くDB』でした。

働くDBによる解決

見積り作成・制作・納品・請求までの進捗が一目で分かり、最新の売上情報を共有できる!

『働くDB』のカスタマイズ作業は、私が担当しました。特別にシステムの知識があるわけでもないので、大変な作業なのでは…と不安でした。でも、実際に作業してみると、それほどでもなく、すぐに慣れました。慣れてくると、作業をすることがどんどん面白く感じるようになりました。

実際に導入・運用すると、当初の目的通りのデータベースができました。営業が見積書を作成すると、制作・納品・請求までの進捗がひと目でわかり、売上予定金額もリアルタイムで把握できるんです。

また、案件ごとに納品後1週間以内に請求書を発行するようアラート表示が出るよう設定しました。もし8日を経過して請求書が発行されていないと、アラートが表示されるので、請求モレや代金回収遅れなどの防止に役立てています。

働くDBで良かった理由

勤怠管理、備品や弁当の発注などにも、活用シーンが広げられる『働くDB』

従来売上管理で利用していたアクセスは、外部の専門会社に構築を依頼していたため、機能を追加したり変更したりする場合にも、お金も時間もかかっていました。『働くDB』は、自分たちでカスタマイズして構築していけることが、非常にいいですね。

使っていると、追加したい機能や、あれこれとやりたいことが出てきます。現在は、営業だけではなく制作スタッフも、社員全員が『働くDB』を使っています。社内備品の発注や社員情報管理、勤怠管理、各種承認フロー管理などにも活用しています。

社員からも「こんなことをやりたい」「この業務も『働くDB』が活用できるのでは?」といった意見が寄せられるほど、積極的に取り組んでいます。『働くDB』は、より使いやすいように、どんどん自分たちで変化させていけるので、創造力を喚起させてくれますね。これからも、いろんな業務で"働いて"もらおうと思います。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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