販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社ベーシック 様

社内規定に合わせられるシステムで、稟議をルール化できた!

人事総務部 羽渕 あやの様

株式会社ベーシック 様
株式会社ベーシック 様
業務内容:クラウドサービス・各種比較サイトの運営、コンサルティング
利用用途:売上・仕入の管理、稟議ワークフロー
https://basicinc.jp/
国内No.1Webマーケティングメディアの「ferret(フェレット)」を始め、オールインワンのWebマーケティングツールや比較メディアなど様々なサービスを展開する株式会社ベーシック様。売上・仕入管理や稟議など、全社員が働くDBを利用して頂いている。働くDBの導入を担当された人事総務部 羽渕様に働くDBの活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

稟議ワークフローがすべてシステム化されていないことで、部門間で発注手順等が統一されていなかった…

働くDBを導入する以前は、社内で開発したツールを使って稟議を行っていました。しかしながら、社内規定に則った形で稟議ワークフローを回せるような作りにはなっていないことから、部門間で発注手順が統一されていない状況でした。コンプライアンスの観点から、社内規定に則った稟議を仕組化するためにシステムを導入することになりました。

現行システムを直したくても、作った人が退社してしまっている…

社内規定の通りに稟議を行うためには、社内で開発したシステムを改修する必要がありましたが、開発した人が退社してしまっていました。そのため、システムがブラックボックス化し、直したくても直せない状態になっていました。

スプレッドシート管理のため、重要な情報を誤って上書きしてしまうリスクがある…

社内開発のツールに合わない業務は、各部署で分かれてスプレッドシートの管理をしているので、情報の一元化はできていませんでした。また、スプレッドシートの管理では、金額などの重要な情報を誤って上書きしてしまったり、修正ミスが発生するリスクが存在していました。

働くDBによる解決

働くDBで稟議のルールを仕組化できました!

働くDBでは、ある作業を行わないと次の作業ができないという設定ができるので、社内規定をきちんと守る・徹底化する、ということができるようになりました。承認履歴もしっかり残るので、コンプライアンスの面でも、導入して良かったと思います。

自社のフローに合わせて柔軟に、ノンプログラミングでカスタマイズできた!

社内規定に合わせてシステムをノンプログラミングで構築できるのが良かったです。売上と仕入を紐づけて管理することは、社内開発ツールや他ツールではプログラミング開発が必須でした。働くDBではプログラミングの知識がなくてもシステムを構築できることが良かったです。

請求業務を自動化することで、修正ミスのリスクが低減!

働くDBを使って、承認された見積の金額が請求金額に自動的に反映される仕組みを作ることができました。今まで複数のスプレッドシートをまたいでコピー&ペーストしていた部分が自動化されることで、重要な情報を誤って上書き更新してしまうリスクがなくなりました。また、各部署で管理していたスプレッドシートもなくなり、以前よりシンプルに運用できるようになりました。

働くDBで良かった理由

手厚いサポートを受けながら構築を進めていける!

システム構築の経験はなかったので、構築開始当初はどのように作ればよいのか分かりませんでしたが、サポートの方々の支援が的確で、大変助かりました。働くDBでやりたいと思っていることを伝えると、具体的な実現方法を提示してもらえるので、設定を進めることができました。

請求書発行システムの楽楽明細に連携できるので、
請求業務がラクになった!

働くDBで売上・仕入の管理を行うだけでなく、同じくラクス社のサービスである請求書発行システム「楽楽明細」と連携することで、今まで二人で丸二日かけていた請求額の確定から請求書発行・封入までの作業が、格段にラクになりました。特に封入作業に関しては、楽楽明細が郵送を代行してくれるので、封入作業にかける時間は0になりました。

社内のあらゆる業務の効率化を図ることができる!

今後、働くDBで社内の様々な業務を管理したいと考えています。まずは社内に1000冊近くある書籍や、撮影用の機材などの貸出管理が現在では紙管理のため、働くDBでの電子管理に置き換えたいと考えています。

貴重なご意見ありがとうございました。書籍の貸出管理はラクス社内でも行っていますので、ぜひ働くDBをご活用ください。
羽渕様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

「働くDB」は株式会社ラクスの登録商標です。
おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社・レンタルサーバーサービス22,800社、のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)

20000843(06)