営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社ドミノ・ピザ ジャパン 様

世界60カ国以上で9,000店舗以上の展開をされているドミノ・ピザチェーン。その日本法人である株式会社ドミノ・ピザ ジャパン様では、国内の店舗で使用される配達車両のメンテナンス管理業務に「働くDB」をご活用いただいています。

ご導入企業プロフィール

株式会社ドミノ・ピザ ジャパン 様
http://www.dominos.jp
業種: 宅配ピザ ドミノ・ピザのチェーン運営
従業員数: 正社員310人 アルバイト約4,000人(2011年6月現在)
導入時期: 2011年4月

導入前の課題

■導入前の業務フロー
・各直営店舗から本部にバイクの修理・メンテナンスの依頼がFAXで来る
・本部から、各地区の車両保守店に修理依頼のFAXを転送
・車両保守店からFAXで送られてくるメンテナンス履歴をPCに手動入力

その他、こんな効果も!

■常に最新の情報を拠点間で共有!
■FAXの文字が読めない、誤送信といった時間のロスやミスを防止
■簡単操作なので、各拠点ですぐに浸透!

さらに詳しいインタビュー内容はこちら

1日100件もの修理依頼ファクスを手入力。
判読しづらく電話で確認する手間も発生

ドミノピザ
お話を伺った
購買物流部 購買物流課
シニアスペシャリスト
安村欣也 様
<写真右>
経営管理部 情報システム課
シニアスペシャリスト
池田知弘 様
<写真左>

国内の直営店で、約2,000台の配達車両を所有しています。それら車両の管理を本部で行っており、各店舗から車両の消耗部品の交換や修理・メンテナンスの依頼を受けています。受けたメンテナンス依頼は、各地区にある車両の保守店に引き継ぎ、作業を行ってもらうというフローです。

これらのやり取りはファクスが基本でした。店舗からのファクスは、車両の保守店に転送するため、ファクスでは文字がつぶれしまい読めないことも。確認のために問い合わせする必要があるケースも少なくありません。また、ファクスの送信先間違いが起こることもありました。

各車両のメンテナンス履歴を管理するために、すべて私一人でファクスを見ながらパソコンに入力していました。毎年、ゴールデンウイーク前や12月は、依頼件数が1日で100件を超えることも。もっと効率よくできないかと、システム担当の池田に相談したんです。(安村様)

【求める条件】

社内のセキュリティを保ちつつ、車両保守店が抵抗なく使えて、円滑な修理依頼・管理ができること

本社と店舗間は、クローズドな社内ネットワークでつながっています。ですから、店舗からのメンテナンス依頼をネットワーク上で受け付ける方法は、いくつかありました。しかし、車両の保守店は外部ネットワーク。セキュリティを保ちつつ、内部と外部をスムーズに結んで車両メンテナンス業務管理を行うのに適したシステムがないか探したところ、『働くDB』がヒットしました。

『働くDB』のメールインポート機能を活用すれば、うまくデータ連携ができそうだと考えたんです。コスト的にも負担が少ないですし、早速申し込んで、カスタマイズ作業を始めました。(池田様)

【運用設計】

保守店の現場スタッフが簡単に使えるように設定

『働くDB』のカスタマイズは、通常業務の空き時間に行っていました。そのくらい、簡単につくり込んでいくことができましたね。自分たちでカスタマイズすることを前提につくられているので、作業が直観的でわかりやすく、要望された通りのシステムがつくれました。(池田様)

店舗からは、メンテナンス依頼を簡単な入力フォームで送ってもらいます。自動的に『働くDB』の車両データベースと連携し、店舗のエリアにある車両の保守店にも通知されるようになっています。保守店での操作の簡略化を意識して、直観的にわかるよう設定しました。

従来のフローですと、途中で私が確認・入力・連絡といった作業を行っていたのですが、そのすべてを『働くDB』に任せる仕組みにしたんです。(安村様)

働くDBによる解決

1日3時間の入力作業が、10分の確認作業に!
業務負担が軽減し、新たな業務に充てられる

車両の保守店で、パソコンで入力作業をしてもらえるか、不安な面もありましが、その心配は不要でしたね。チェック項目を選ぶだけ、テンキーで入力するだけの簡単操作なので、問題なくお使いです。最低でも1日に1〜2回は、メンテナンス依頼の有無をチェックされて、作業の進捗・完了などの入力もきちんとしていただけています。

 私自身、業務負担が極端に少なくなりました。従来の作業は『働くDB』がやってくれるので、私が車両メンテナンス管理の業務フローに関わる時間は、わずか10分程度。繁忙期には入力作業だけで3時間以上かかっていましたから、かなりの効率化が図れました。

同時に、その分の時間を別の業務に充てられますから、『働くDB』によって大幅な業務改善が実現できたと言えますね。(安村様)

働くDBで良かった理由

過去のデータベースの取り込みや、店舗の備品管理・メンテナンス管理業務への応用も可能な、『働くDB』の高い汎用性

車両ごとのメンテナンス・修理履歴が、自動的に蓄積されてデータベースを構築していくので、管理面でもとても助かっています。当社では、過去にはアクセスで車両メンテナンス履歴のデータベースを構築していたのですが、それを『働くDB』に取り入れることも検討しています。

また、私は、店舗の備品管理や備品メンテナンス管理のお手伝いもしています。こちらの業務でも『働くDB』を活用すれば、やはり大幅な業務の効率化が可能になります。システム担当の池田とも相談して、実現させたいですね。

『働くDB』は、24時間働いてくれて、ミスやエラーが無い。しかもコストが安い。さらには、従来のファクスによる紙が不要になり、業務フロー自体が大幅に短縮されました。費用対効果はかなり高いと言えます。今後も、より使いやすくカスタマイズしつつ、別の業務でも『働くDB』の運用を検討したいと思います。(安村様)

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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