販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社エイチ・アイ・エス 様

事業の成長に合わせて拡張でき長く利用できるシステムです

東日本法人団体専門店事業部  業務グループ システム企画 担当リーダー  堀口 晴功様

株式会社エイチ・アイ・エス 様
株式会社エイチ・アイ・エス 様
業務内容:団体旅行・法人旅行の企画・運営・サポート
利用用途:旅行手配の進捗管理
http://www.his-j.com/kanto/corp/
法人・団体向け旅行の企画から運営を行う、エイチ・アイ・エス関東法人団体専門店事業部では、”すべてのお客様に、目的や好みに応じた旅をお届けしたい”という想いの下に、お客様に合わせたコンサルティングと、幅広い選択肢の中からベストな旅行の提案を行っている。旅行案件を実現するにあたり、お客様と一緒に旅行の手配を管理するための進捗管理システムとして、働くDBを利用して頂いている。業務グループ システム企画担当リーダーの堀口様に働くDBの活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

旅行幹事様とのやり取りは電話・メール・FAXでのアナログな管理で、負担が大きい…

旅行案件の手配を進めるにあたり、参加者の方々の参加申込書など旅行手続きに関わる書類の回収が必要になってきます。
今日では、幹事様のこれら書類の取りまとめなどのご負担を軽減する手段として、WEB上の登録フォームにてご参加のお客様から直接情報をいただくケースが増えてきました。しかしながら共有手段はExcelの定期的なやり取りにて行うため、リアルタイムでの共有ができないこと、手作業の更新作業が都度発生することが課題としてありました。

働くDBによる解決

クラウドで旅行手配の進捗を幹事様とリアルタイムに共有!無駄なやり取りを低減!

働くDBの導入により、ログインさえすれば、常に最新の進捗状況が確認できます。すべて働くDBの中で一元管理されているので、更新が発生しても、複数のExcelシートの同期のような無駄な作業を行う必要がありません。

WEB登録フォームと自動連携!登録・更新の負担を減らす事ができた!

WEB登録フォームでは登録された情報を定型メールで外部へ送信する事ができますが、そのメールを働くDBにて受け取り、データの保存を行う事ができます。この機能を利用して、所定のWEBフォームにて登録された情報を自動送信・自動登録させる事で、全体的な登録・更新作業の負担を減らす事ができました。

案件毎にデータベースを作成できる!管理項目単位でのセキュリティ設定も問題なし!

働くDBでは管理項目を柔軟に追加・変更できます。そのため、旅行案件に合わせた管理項目を用意する事ができます。しかも案件が完了すれば、案件に関する情報は破棄する必要がありますので、その際には該当の案件管理のデータベースを削除するだけ。新規案件スタートの際には、過去利用した案件管理データベースの設計情報(お客様情報を除く)をコピーすれば直ぐに用意できます。また、ログインユーザ単位でのセキュリティは非常に細かく設定でき、データベースはもちろん、管理項目の1つ1つまで参照可否・入力可否など細かい制御が簡単にできてしまいます。

働くDBで良かった理由

お客様の細かい要望にも応えられる柔軟性が嬉しい!!

お客様によって、通常システム上では表示していない情報について参照を希望されるケースでも、柔軟にご要望にお応えする事ができてしまいます。例えば、幹事様が参加者の方々への旅行のチケットの送付日の把握をご希望された場合などには、参加者の方へのチケット送付を、働くDB上ではアクションステータスとして管理をしていますので、自動処理機能を利用して、ステータスがチケット送付完了に変更された際には、自動的に更新日付を書き込むようにカスタマイズしました。
こういったお客様の要望に合わせ、細かいアレンジ対応が出来る事で、お客様にも喜んで頂けています。

メールの取り込み機能が便利!

システム導入を検討する際に、いくつかの他社製品を見てきましたが、メールの受信を行えるのは、働くDBだけでした。定型メールの取り込み設定で、最初は苦戦しましたが、一度設定してしまえば、自動的にメールを受けてデータ登録を行ってくれるので、登録の手間が省け非常に助かっています。

主用途とは違う別の利用用途でも使えるのが嬉しい!!

主に旅行案件の進捗管理システムとして働くDBを利用していますが、以前、別のシステムを社内で立ち上げる必要があった際に、プロジェクトの課題管理を働くDB内で管理しました。プロジェクトメンバーへ進捗状況や残タスクをリアルタイムで情報共有できるので、とても効率的にプロジェクトを進める事ができました。

働くDBを導入して既に7年近くになりますが、まだまだ働くDBは活躍しています。
もっと追加して欲しい機能もありますので、これからも引き続きよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願いいたします!
堀口様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

「働くDB」は株式会社ラクスの登録商標です。
おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社・レンタルサーバーサービス22,800社、のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)

20000843(06)