販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社カールビット 様

事業の成長に合わせて拡張でき長く利用できるシステムです

取締役 相談役   太田 喜久男様
取締役 管理部長   五十嵐 文雄様

株式会社カールビット 様
株式会社カールビット 様
業務内容:ITインフラの企画・コンサル、設計・開発、保守・運用
利用用途:受発注管理、営業案件管理
http://www.karbit.co.jp/index.html
通信キャリア向けインフラ系システム開発や製造業向け組込みソフトウェア開発、保守運用支援など、多種多様なシステム開発支援で実績を重ねてきた豊富な経験とノウハウを強みとして、幅広い分野でのアプリケーション開発や情報システム開発支援を展開している株式会社カールビット様。基幹業務にあたる受注管理や協力会社への委託業務といった販売管理システムとして、働くDBを利用して頂いている。取締役 相談役 太田様、取締役 管理部長 五十嵐様に 働くDBの活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

外部との契約の取り交わしは、紙書類作成かつメール・FAXのやり取りで手間がかかっていた…

案件を進めるにあたり、協力会社へ業務委託を行うケースが多くあるのですが、その際の見積依頼書の作成・送付と、協力会社からの見積回答などのやり取りは、紙書類作成かつメール・FAX送信にて行っていました。書類の訂正が発生した場合など、無駄なやり取りも多く、多くの時間を取られていました。おまけに、担当にのみに情報が溜まり、共有がされにくい状況でもありました。

Excelでの管理が中心で、転記入力、打ちミスの修正など多くの手間がかかっていた…

受注や発注などの管理も、Excelにて行っていました。発注書などの書類作成は都度手作りで対応しており、書類作成のための情報も複数のシートに情報が分かれて保存されていました。こうした中、データ転記の機会も多く、そのぶんミスの発生頻度も必然的に多い状況でした。

事業が成長・拡大するにつれ、Excelでの管理では限界が…

取引企業が、10、20社の管理であれば、Excelでの管理でもそこまで気にする問題はありませんでしたが、取引企業が増えるにつれ、入力ミス後のデータ修正の手間が目立つようになってきました。ミスを防ごうにも1件1件のデータ不備をチェックするのに手間も時間もかかってしまう状況でした。

働くDBによる解決

協力会社との契約書類のやり取りを自動化する事で、書類管理の手間を大幅に削減!

まず、協力会社との業務委託に関わる書類の取り交わしの業務の省力化が実現できました。書類の作成・送付・回収・保管といった作業を、働くDBの書類作成機能やメール送信・受信時の本文データと添付ファイル取り込みの機能を利用して自動化し、案件データに紐づけて管理するようにしました。これにより、書類保管に関する手間も大幅に削減する事ができています。

入力チェックやアラート機能、操作ログなど入力ミスを修正・防止するための機能が豊富!システムより注意喚起をする事でミスが大幅に減った!

働くDBにて様々な入力チェック機能を付けられるので、ミスを大幅に削減できています。たとえば、データ入力後のチェックにより不正なデータが見つかった場合、メールで修正個所の指摘をしてくれます。また、チェックパターンに無かったイレギュラーな誤りの場合にも、ログにもしっかりと証拠が残るので、今後の防止を見据え、対象者への指摘がしやすいです。ただ、人から指摘するよりもシステムから注意喚起したほうが効果があるような気がしますので、こういったイレギュラーパターンは可能な範囲で都度組み込んでいます。

システム化により、ミスを未然に防ぐ体制を実現!
処理件数が増加しても業務にて問題なく耐えられるようになった!

働くDBにて、顧客情報や商品情報など、複数案件・業務間で共通利用される情報を、使い回ししやすい形で一元的に管理できるようになりました。そのため、顧客番号は顧客名称で検索し、候補の中から選択するだけです。誤りやすい登録作業を簡略化するだけで大幅なミスの削減ができます。こういった細やかな仕組みが、日々増えていく取引に対応するためには、とても重要になってくると思っています。

働くDBで良かった理由

メールの取り込み機能が便利!

働くDBの、メール受信時にアドレス情報・本文データ・添付ファイルなどのメールの情報をシステム内のレコードデータとして取り込める機能が非常に便利で重宝しています。システム導入を検討する上で、他社の製品もいくつかは見てきましたが、このメール取り込み機能があったのは、働くDBだけでした。この機能が導入の決め手となったと言っても過言ではありません。多くの協力企業様とのコミュニケーション手段はやはりメールが基本となります。処理の自動効率化に際して、協力企業様への協力を仰ぐ際にも、現状運用の延長線上にあるため、お願いをしやすかったです。スムーズに自動化が進みとても業務がラクになりました。

順次、便利な機能の追加開発をしていってくれるのが嬉しい!

働くDBがバージョンアップにより便利な機能が定期的に追加されていくのが嬉しいです。データの登録/編集や資料作成などの定型業務を自動化できる自動処理機能が便利で多用しているのですが、作成した自動処理の実行ボタンを仮想データにてテスト実行可能な機能が追加されたり、操作ログ情報がより細かく取得できるようになったりと、システム管理者にとっても嬉しい便利機能を追加していって貰えるので嬉しいです。

事業の成長に合わせて拡張できる!長く利用できるシステム!

導入当初の用途の幅を超え、他方面で7年も利用しています。導入当初は、事業管理部にて利用する受発注管理の機能しか実装していなかったのですが、カスタマイズ機能が優れているため、他の業務への転用も検討して行きました。今では、営業部にて利用する受注前案件管理、経理部にて利用する受発注の明細情報を集計しての案件別損益管理など、社内のあらゆる部門内で業務管理システムとして活躍しています。事業が拡大するにつれ、従来のアナログな管理手法だと限界を迎える業務は多くあるため、必要に応じてスピーディにシステム化を進められるのはとても便利だと感じている点です。
このように企業の成長にあわせて、使いながらどんどんシステムを改善・拡張していけるため、パッケージシステムに比べ長く使えるものと思っています。
システムの平均利用が5年にも満たない中で、働くDBはあと10年くらいいけるかもしれないですね(笑)

メールやExcelとの親和性も高い!

アナログ管理からの脱却によるメリットは先に説明したとおり享受できていますが、その一方でメールやExcelとの連動性についても大変助かっています。結局のところ、大元の管理はシステム化が必要になるのですが、部分的にどうしても従来のExcelやメールでの利用のほうが便利だったりと、事情により脱却出来ない場合もあります。その際に、メールの送信・取り込みの機能や、CSVやExcelファイルへのデータ書き出し・取り込みの機能があるのでとても助かっています。
アナログ管理から脱却可能な場所は、脱却して効率化し、そのままで良い所は残す事ができるのも魅力です。

働くDBを導入して既に7年近くになりますが、新たに効率化を検討している業務もあります。
また、もっと付加して欲しい機能もありますので、これからも引き続きよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願いいたします!
太田様、五十嵐様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

「働くDB」は株式会社ラクスの登録商標です。
おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社・レンタルサーバーサービス22,800社、のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)

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