営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社ロジザード 様

働くDBで業務が繋がる事で、部門間の連携もスムーズになりました。

執行役員 亀田 尚克 様

ロジザード様
株式会社ロジザード 様
業務内容:物流系情報システムの開発・販売・コンサル
利用用途:営業案件管理、受注管理、納品依頼
http://www.logizard-zero.com/
小さなEC現場から大規模な倉庫にも利用できるクラウド型のWMS(倉庫管理システム)の「ロジザードZERO」のシステム 開発・サービス提供をはじめ、物流業務や小売業務のコンサルティングまで、"物流"を中心に事業を展開する株式会社ロジザード様。中でも主力サービスであるクラウドサービスの営業案件・受注管理といった販売管理業務のシステムとして、働くDBを利用して頂いている。執行役員の亀田様に働くDBの活用シーンと導入の効果を聞いた。

導入前の課題

見えない営業案件の見込み…

働くDB導入以前は、営業マン各自で見込み案件を抱えており、どの案件がいつ頃、受注としてあがる予定なのかが、全く見えない状況でした。売上の予測が立てづらく、営業への指示も出しにくい状態でした。

見積書や、受注時の承認フローは紙で…
上長は不在している事も多くスムーズに回らない

また、見積発行時や受注計上時の承認フローが紙ベースで行われていたのも課題でした。紙ベースなので、実際にその紙を確認する必要があるのですが、上長が不在である場合も多く、承認が上長にて溜まり、スムーズに進まないという課題もありました。

経理や納品部門への依頼にモレや遅れが生じる

受注後、案件は営業部門だけの話では無くなります。 その後、製品の納品作業や、売上の計上・請求といった、納品部門や経理部門へと引き継ぎを行う必要があります。 働くDB導入以前は、営業は次へ次へと常に出回っているため忙しく、どうしてもその後の工程への依頼部分でモレが生じてしまいがちでした。

働くDBによる解決

営業案件を確度別に見える化!
各営業確度別の進捗状況や今月来月の見込みが手に取るように分かる!

働くDBの導入により、まず改善された事は、課題でもあった営業案件の可視化です。Excelでは無く、働くDBという共通フォーマット上で入力・管理するため、営業マン各自で抱えていた案件の進捗状況が、すべて、管理者の手元で分かるようになりました。 課題であった見込みの数値も分かるようになりましたし、確度別での遷移を見る事で、営業活動に置いて、どの部分がボトルネックなのかも見えるようになりました。

見積や受注時にはシステム上での承認フローを設置!
社外からでも承認は出来るようになり、業務はスムーズに!

続いて、こちらも課題であった見積書発行時や、受注時の承認についてですが、今まで紙ベースで行われていたこの業務を、働くDB上ですべて、上長承認をさせるように設定しました。 働くDBはクラウドシステムなので、外出先からでもアクセスできるため、承認作業はスムーズになり、業務のスピードが目に見えて上がりました。

受注時に自動的に納品部門や経理部門へ通知メールを送信!
依頼モレを事前に防げるようになった。

最後に、営業工程の次工程にあたる、納品部門や経理部門への依頼連絡にてモレが生じていた問題ですが、こちらも、無事解消されています。 受注時には、システムにて自動で両部署へ通知メールが届くので、営業マンが連絡しなくとも、スムーズに工程が流れていきます。

働くDBで良かった理由

"自動処理機能"により、社内情報共有と様々なルーチンワークの効率化が実現出来ています!

働くDBを導入した事によるメリットは沢山あるのですが、あえて言うと、"情報の共有化"と"ルーチンワークの効率化"です。すべてこれらを実現できたのも、働くDBが備える"自動処理機能"にあります。

自動通知メールによるスムーズな社内共有

自動処理機能には、ある情報の更新や登録など、様々な操作に乗じて、通知メールを配信する事ができます。これにより、先ほど話した 受注時や、他の作業依頼、共有情報の更新時に、予め設定しておけば、自動で通知メールが配信されるため、連絡漏れなどが無くなります。
しかも、条件は場合毎に細やかに設定できるため、より確実な通知が出来ます。

見積書・注文書・納品兼検収書発行プロセスの簡便化に成功!

見積書・注文書・納品書の発行も、この自動処理により簡便化・効率化できた業務の1つです。 こういった書類は、1.雛型を引き出す ⇒ 2.お客様情報に書き換え て保存⇒ 3.稟議申請と、実は、Excelと手で行うと非常に 面倒な業務です。これが1日に業務にあわせ何枚も何枚も生み出されていると思うと、非常にコストが高い作業だと思います。
今まで、当たり前のようにやっていた作業だけれど、回数も多いので実はかなりのコストがかかっている作業だったんですね。
この作業が、働くDBの自動処理機能により、入力したデータに従って書類作成をボタン1つで自動で行う事ができます。 書類の確認後、稟議申請もボタン1つです。書類の確認作業は挟みますが、実質ボタン2回押すだけで今までの書類発行業務が完了できます。これは非常に大きなコスト削減に繋がりました。

販売管理に付随する他業務も連動してシステム化が出来てしまった!

弊社の提供するロジザードゼロをはじめ、物流管理システムWMSは、本体であるクラウドサービスの他に、 併せて利用するハンディターミナル(バーコードリーダー)もお客様へ貸与します。 その際に、どのお客様へどの機種をどれだけ提供しているのか、といった情報も管理する必要があります。 こちらは、専用システム等でない限り、なかなかシステム化が難しかった所で、長らくExcelでの管理を行っていましたが、提供件数・種類が増えていくについて限界を感じてきていた個所でした。
しかしながら、 販売管理業務に付随して、働くDB導入の際にまるっとシステム化を行ってしまい、今ではより正確な管理が出来るようになりました。こういった主軸の用途に付随したちょっとした業務を管理できてしまうのも、働くDBの魅力ですね。

働くDBは、機能・サポート両面で非常にコストメリットが高いサービス!

実は、働くDBを導入する直前に、Excelからの脱却のために、CRM系のクラウドサービスを導入していました。顧客情報・サービスプラン・契約情報・見積情報・案件内容など、様々なグラフや数値を織り交ぜたレポート機能は確かに便利ではありましたが、その全体的な導線の使いづらさと、なによりも費用の高さが目立ち、アカウントを関係者全員に振ることが難しい状態でした。 さらに、追い打ちとしてサポートの対応です。帳票出力などのカスタマイズ部分のサポートは、しっかりと対応して貰えないため、修正ができない期間が長引き、結果的に出力されたものを毎回手で修正するという悪循環になっておりました。 それらの要因から短期でのシステム入れ替えの検討と至りました。結果として、働くDBと出会えたため、良かったのですが(笑)
働くDBは、不明な点はしっかりとサポートして貰え、機能的にも高価なサービスに決して劣る事もありません。 しかも、前回ではシステム化を断念した個所も、働くDBでは組み込む事が出来てしまうなど、柔軟性はバツグンです。 得られるもののほうが、はるかに大きかったです。本当に働くDBを導入して良かったと思っています。

まだまだ、導入して日は浅いので、これからも働くDBを使って社内の業務で効率化できそうな個所はしていきたいと思います。
これからも引き続きよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願い致します!
亀田様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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