営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:プライム・スター株式会社 様

事業の発展の為に欠かせない大切なもう1人の社員です。

代表取締役 社長 下田 知代 様

プライム・スター様
プライム・スター株式会社 様
業務内容:LED照明器具を含む一般証明器具のデザイン・設計・製造・販売および輸出入
利用用途:販売管理(見積・受注・発注・納品/支払・請求/入金)
http://www.primestar.co.jp/
LED照明をはじめとした幅広い様々な省エネ照明のデザイン・設計・製造・販売さらには輸出入までをも行っているプライム・スター株式会社様。 省エネ照明を通じて、日常生活に欠かせない"あかり"を届けつつ、消費電力の削減の実現を果たすべく活動をされている"あかりのコンシェルジュ"そういった活動の一部である、照明機器販売における販売管理基幹システムとして、働くDBを利用して頂いている。代表取締役社長の下田様に働くDBの活用シーンと導入の効果を聞いた。

導入前の課題

インストール型の販売管理ソフトでは利用者が限られ、
重要な情報が共有化されず、大きなロスが発生していました…

働くDB導入以前は、ごく一部の限られたメンバーでインストール型の販売管理システムを利用していました。受注処理を行うにも、値引きの背景などの詳細情報の確認が必要だったり、発注個数も、営業の状況により変更となる事があるため、その都度、営業マンにヒアリングしていました。しかしながら、営業マンは外出する事も多く、捕まえづらく、情報を得るために多くの時間のロスが発生していました。

稟議承認はすべて紙ベース…
大量に消費される紙が無駄なだけでなく、
外出時や不在時の承認がスムーズにいかないとの問題も…

また、販売管理業務上にも、受注や発注時など、稟議承認を挟むケースがありますが、これが、従来の販売管理システム側では出来ずExcelで稟議書を作成し、紙で印刷をして回していました。 毎日のように大量に紙が消費され、無駄と感じてました。さらに、"資料作成⇒手渡し"といった作業そのものも非効率であるだけでなく、不在時や外出時には机の上に置きっぱなし。その存在に気付けず、承認がその場でストップしてしまい、スムーズにいかない事もしばしばでした。

自社業務にシステムが合わなくなってきた…
ただ、新たなシステム導入には従業員の負担も大きい。
なるべく、自社本来の業務の形を崩したくない。

受注処理や発注処理の根本の手順や流れは、今まで培ってきたノウハウという事もあり、無暗に変えたくはありませんでした。ただ、システムが我々の業務に合わなくなっているという状況でしたので、業務に合わせ、柔軟にシステムを構築する必要がありました。しかし、そうするには、高額な費用が必要となると思っていたため、悩んでいました。さらには、販売管理業務以外にも効率化すべき業務が多く、基幹システムと紐付けて効率的に管理をしたい内容も多々ありました。

働くDBによる解決

業務の共有化がいっきに進み、営業部門の状況を事前に察知し、発注部門が素早く動くなど、組織全体の機動力が格段に向上!!

働くDBの導入により、まず改善された事は、課題でもあった販売管理業務における情報の共有です。営業マンが取り付けた契約情報の内容がリアルタイムに共有され、発注部門でも把握できるようになった事で、事前に発注のための動きを行う事ができるようになりました。
これにより、発注業務のスピードが上がっただけでなく、効率化的に活動できるようになりました。

稟議承認は全てペーパーレスに。
紙の無駄だけでなく、稟議スピードも格段に向上!!

続いて、稟議フローの効率化です。当初から、"紙を見て、確認して押印"この動きそのものが無駄だと感じていました。さらに、紙代もかかりますし、なによりも、人間の目で直接紙を確認をしなければ稟議は進みませんので、不在時に稟議が止まってしまう点が問題でした。システム化する事で、ペーパレス化されただけでなく、承認者は、いつでも、どこでも稟議の内容を確認し、ボタン1つで素早く対応できるようになった事が大きな業務効率化を生んでいると思います。

前システムの業務部分は"そのままそっくり移行"。
大筋の業務フローは変えずに、非効率な個所だけを基幹に紐付けて効率化をしていけるように!!

さらに、大きなポイントは、前システムでも問題の無かった個所はそのまま形を崩さず今回の働くDBへ移行し、そこへ、非効率だった業務を新しく、働くDB上で構築する事で、さらなる業務の効率化に結びつけられた点です。もし、システムに合わせ、業務フローを変更するとなると社内ルールも大きく変わりますし、まず社員側のインパクトが大きいです。
その部分が心配な点ではありましたが、蓋を開けてみると、業務フローは100%再現され、さらに見易く・使い易く設定ができ、作業者がどこで何を行えばよいのかが、視覚的に分かり易くメニュー配置されているため、社員からも"使い易い"と非常に評判が良いです。社内の無駄だった業務がどんどん改善されていくので、本当に気持ちいいですね。

働くDBで良かった理由

今まで個別に管理してきた複数のExcelシートが1つのシステムにまとまり、 さらに共有化・ルール化されたことで、業務の効率化が飛躍的に進みました!

働くDBを導入した事によるメリットは沢山あるのですが、あえて言うと、"情報の共有化"です。今までは、社員単位でバラバラと管理されていた情報が、1つにまとまり、共有化される事によって報告・連絡の手間が省けるだけでなく、リアルタイムに情報が伝達される事で、各自が先を見据えた動きを出来るようになりました。"追われる仕事から、追いかける仕事"へと変わっていきました。

企業のスケールアップに欠かせない"もう1人の社員"

効率化によって生み出された時間は、さらなる会社の発展のための重要な業務に割く事ができるようになりました。働くDBが現時点で無かったと考えると、効率化されて無くなった業務と未だに格闘していたのですから、今の会社の好調な状況は考えにくく、想像するだけで恐ろしいです…。社員の間では、"働く"とか、"DB"の愛称で呼びあっています。まるで、あたかももう一人社員がいるかのようです。
働くDBは、企業の発展には欠かせない、大切なもう一人の社員ですね。

さらなる社内の業務の効率化へ

当初の課題は働くDBにて全て解決できました。しかしながら、社内にはまだまだ効率化すべき業務が沢山存在しています。
たとえば、従業員の勤怠管理や、ちょっとした経費計上の管理など、もっともっと働くDBを活用していきたいと思います。
本当に働くDBを導入して良かったと思っています。
まだまだ、改善出来る個所はありますので、これからも引き続きよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願い致します!
下田様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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