営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社PTP 様

ご導入企業プロフィール

株式会社PTP様
http://www.ptp.co.jp/
業種:
ハードディスクレコーダーSPIDERと、検索やソーシャルサービスなどを 実現するためのクラウド・サービスを開発、販売
働くDB利用人数: 20名
導入時期: 2012年

導入前の課題

■業務
お問い合わせ管理(製品の修理依頼対応)

■導入前の業務フロー
・サポート部門が、お客様からの電話問い合わせを用紙に手書き起票
・サポート部門が、起票したお問い合わせ情報をエクセルに入力
・サポート部門が、エクセルの顧客データから"修理票"を手書き作成し、技術部門に送付
・技術部門が、修理票を持ってお客様先へ訪問、追加情報を記載
・サポート部門が、技術部が持ち帰った"修理票"の追加情報をエクセルに入力

■導入後の業務フロー
・サポート部門が、お客様からの電話問い合せ情報を「働くDB」に入力
・サポート部門が、「働くDB」の顧客データから"修理票"を自動作成し、技術部門に送付
・技術部門が、修理票を持ってお客様先へ訪問、追加情報を記載
・技術部門が、"修理票"の追加情報を「働くDB」に入力

その他、こんな効果も!

■当初想定していなかった業務へと用途が広がっている!
■情報共有の習慣が定着し、業務負荷が分散された

【導入前の状況】

問い合わせ管理で、紙に記載してから再びエクセルに入力する2度手間が発生。
今後の業務展開を考えると、管理システムの導入が必要不可欠だった!

私たちサポート部門では、お客様からのお問い合わせ対応をしているのですが、従来は問い合わせ情報をエクセルで管理していました。

具体的には、お電話で頂いお問い合わせ内容を一度紙の用紙で起票して、後でまとめてエクセルに入力するということをしていました。

特に、製品の修理依頼を頂いた際には、お客様先への訪問に合わせて"修理票"を作成して技術部門の担当者に渡すのですが、お客様の会社名や住所を手書きで転記して、過去の修理情報を分厚いファイルから探してきて…、と手間のかかることをしていたので、かなりの業務負担を感じていましたね。

それから、社内で共有しているエクセルとは別に各担当者が独自に管理している顧客付随情報もありましたので、例えばその担当者が休んでしまった際は、そのつど電話で確認しなければならず、休暇を取りにくいといった状況もありました。

もともと小さい会社ですから、しばらくはそれでも業務がまわっていたのですが、少しずつ会社の規模が多くなってきましたので、「これはなんとかしないと」ということでデータベースサービスを検討することになりました。

働くDBによる解決

決め手はカスタマイズ性と価格の安さ!
私たちには働くDBが"ちょうど良かった"

当初はパッケージで販売されている製品を検討していたのですが、複数人で使用するとなると、かなりのコストがかかるということがわかりました。

そこで、いろいろと情報収集する過程で、クラウドというサービスがあることを知りましたが、当時はどのようなものなのかわかりませんでしたので、いろいろな会社さんに声をかけては質問攻めにしていました。

最終的に「働くDB」の導入を決めた理由は、当社が一番必要としている用途に最も適していたからです。

私たちは、まず「問い合わせ」の管理業務を効率化したかったのですが、他の会社さんは「クラウドは様々用途に使えます」、「こんな機能もあると便利ですよ」とおっしゃってなかなか話が進まなかったのです。

そんなときに、ラクスさんからは「これだったら私たちがやりたかったことができる」というところをポンと提供して頂けたと思います。

あとはカスタマイズ性と料金面ですね。

自分たちで使いやすいようにカスタマイズてきるというのは魅力的でした。 他の会社さんですと、例えば「これを直す時には別途いくらかかります」というのがいっぱいありましたから。 そうやって一つ一つ頼むことになってしまうと、トータルのコストでは結局割高になってしまいますよね。

【導入後の効果】

2度手間の作業が1度に改善され、帳票作成も自動化。
それまで1〜2時間の入力業務が10分に短縮!

現在は、Excelでの管理をやめ、顧客情報や問合せ情報を全て「働くDB」上で 管理しています。受付票がデータベースになったという感覚ですね。

以前は、電話によるお問い合わせを一度紙の用紙に起票して、後でまとめてエクセルに入力するという二度手間でしたが、現在ではそのまま「働くDB」に入力できるようになりましたので、何回も同じことを書いたりといったことが格段に減りました。

お客様先への訪問に合わせていちいち手書き作成していた"修理票"についても、現在では「働くDB」が顧客情報をもとに自動作成してくれるようになりましたので、作業時間が短縮され、業務効率が大幅に上がりました。

実感としては、それまで1〜2時間かけて行っていた業務が10分程度でできるようになったというところでしょうか。

また、技術部門がお客様先でヒアリングした情報についても、従来はサポート部門が 入力代行をしていたのですが、現在では、技術部門の担当も顧客情報を編集できます ので、自分たちで入力してくれるようになりました。 それまでサポート部門に集中していたの業務負担が分散されて非常に助かっています。

さらに、それまでは各担当が独自に管理していた顧客付随情報も、「働くDB」で 一元管理できるようになりましたので、現在では、社内の情報全てが漏れなく 共有できるようになっています。

働くDBで良かった理由

さらに広がる用途"在庫管理"から"請求管理"まで

また、最近では当初想定していなかった用途でも「働くDB」を利用するようになりました。

これは技術部門の話なのですが、従来は弊社の主力製品「SPIDER」の部品管理をエクセルで行っていたのです。
ただ、業務の過程でエクセルのファイルが次々と増えてしまい、管理がとても煩雑になっていました。

そこで、「働くDB」ならもっと簡単に管理ができるんじゃないかということになり、今では自分たちで作り込んだデータベースで管理をしているのですが、すごく楽になったようです。

その他、経理部門でも請求管理ができないか検討を進めているところです。

他のサービスですと一つ一つ設定変更を依頼して追加料金がかかって…となるので、二の足を踏んでしまうところなのですが、「働くDB」ですと自分たちで簡単にデータベースが作れてしまうので、どんどん新しいアイデアが生まれて、業務も改善されていくんですね。

今後も業務に合わせて様々な用途に活用していきたいと思います。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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