営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社クォーターバック 様

丸1日かかっていた売上集計がたったの1時間に!!

取締役 マネージメント局マネージャー 並木 昭男 様

クォーターバック様
株式会社クォーターバック 様
業務内容:企業/自治体のPR活動における企画・デザイン/制作
利用用途:営業案件管理、受発注管理、経費管理
http://www.q-b.co.jp/company/
企業や自治体などのコミュニケーション活動を広告や情報誌、イベントや映像作品で支援するクリエイティブエージェンシーの株式会社クォーターバック様。今回は、働くDBの導入により、見事、業務効率化を果たした、取締役 兼 マネージメント局マネージャーの並木様にお話を伺った。

導入前の課題

売上集計に丸1日… システムの利用がかえって手間…
止まらない社内での不満の声

実は、働くDB導入以前に、働くDBよりも高額な別のクラウド製品を導入しておりました。やっとの思いで導入に漕ぎ着けたのも束の間、社内で問題が起きるようになってしまいました。

そのシステムは、操作導線が何よりも複雑で、業務効率を上げるはずが、社員がデータの入力や操作に苦労をするようになってしまったんです。会社の各方面から、不満の声が出始めました。

管理側でも、月次の売上データの集計に、問題がありました。まず社員から上げられたデータを集計ができる形へと加工をする必要がある事、その後の集計処理そのものの時間がかかる事、そのため、月次売上集計に丸1日かかっていました。時間ばかりが過ぎていく 日々でした。

また、以前では、社員からの立替経費を、Excelフォーマットに社員が記入の上、プリントアウトして貰って回収。それを集計して立替を行っておりました。この部分も時間がかかっているため、解決したい課題でした。

抱えている課題のイメージ

働くDBによる解決

丸1日かかっていた月次集計がなんと1時間に!!
社員の不満も消え、スムーズに業務効率化が進んだ。

働くDBの導入により、まず改善された事は、課題でもあった社内からの操作に関する不満の声が消えた事です。入力から確認・処理と解り易い操作導線により、以前のような操作全般の手間は消えました。自社の運用に合わせて、入力画面から操作導線まで、細かく設定できるのは非常に嬉しいですね。

次に、管理部門側での課題であった月次集計処理も、丸1日かかっていた作業が、なんと集計作業そのものには確認を含めて1時間程度となりました!これは、レスポンスそのものが良くなった事もありますが、集計の為に必要だった加工作業が日々の入力時に、集計に適した形でデータが保存されている為だと思います。

最後の課題、システム化出来ていなかった経費管理部分も解決できました。アカウントを全社員に振り、申請をお願いする事にしました。入力のし易さと、何よりも「入力しないと返金されない!」という想いも背中を押したようで、非常にスムーズに移行できました(笑)
管理側としても、その後の原価管理(これも働くDB上)がより正確に出来るようになるため、とても助かっています。

課題解決のイメージ

働くDBで良かった理由

導入効果は見えていた。しかし、以前のシステム導入の失敗からの不安や、担当者の稼働が取れない…。
そんな時にテンプレートカスタマイズがあったから上手いった!

働くDBが導入成功時に得られる効果は見えていました。しかし、担当者が多忙でまとまった時間を割く事が出来ず、しかも前回のシステム導入失敗が脳裏によぎり、導入が上手くいくかとても不安でした。

そんな中、『テンプレートカスタマイズ』オプションを勧めて貰いました。専任の構築担当の方が就いてくれるのですが、正直、最初のほうは自社の業務を理解してもらうのに苦労しました(笑)
始まったばかりのようでしたので、担当の方も慣れて居なかったのかも…。でも、業務を理解して貰えてからは、やりとりが格段にラクになりました。振り返ってみても、自身で設計して行うよりかは格段に早いし、ラクですね。

しかも、効果は一通り構築が完了した後も続きます。自社の運用を理解して貰えているので、サポートは的確に行って貰えます。メールの返答は素早いですし、なによりも電話を掛ければ直ぐに繋がって対応して頂けるのが"安心"で助かっています。

構築完了後は、サポートに加え、操作レクチャーもして貰えるので、構築完了から運用開始までは非常にスムーズでした。改めて、今回、この『テンプレートカスタマイズ』サービスを申し込んで良かったと思っています。このサービスがあったからこそ、今の導入成功があるとも思っています。

テンプレートカスタマイズの流れ

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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