営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:社会保険労務士法人 すずき事務所 様

ご導入企業プロフィール

社会保険労務士法人 すずき事務所 様
http://www.sr-suzuki.jp
業種: 社会保険労務士業
従業員数: 28人(2010年1月現在)
導入時期: 2008年12月

導入前の課題

■導入前の業務フロー
Step1:顧問先企業から、雇用・労務関連の手続き関連の書類が届く
Step2:書類に記載された内容を、専用の社労士ソフトと、進捗管理用のファイルの二箇所に登録
Step3:入力後、原本の紙は全てファイリングして保管

その他、こんな効果も!

■システムに詳しくなくても、思い通りにカスタマイズできる!
■顧問先の担当者が自分で手続き進捗を確認できるので、進捗確認の問合せ対応稼働が減った!
■顧問先企業からも好評!

保管場所に困るほど膨大な「紙」の書類

お話を伺った社会保険労務士 小林 礼子様
お話を伺った社会保険労務士
小林 礼子様

当事務所では、大企業から小規模な企業まで約600社の顧問先とのお取り引きがあります。顧問先企業様の社会保険などの雇用・労務関連の手続きを行うのが主な業務です。

これらの手続きに必要な書類は、すべて「紙」。そのため、保管しておく場所に困るほど、書類の量が膨大なのです。各顧問先企業様ごとにすべての書類をファイリングして保管していましたが、過去の書類を探す際には分厚いファイルに綴じられた書類の中から見つけ出さなくてはなりません。時間がかかってひと苦労でした。

同じデータを2回入力する手間とリスクをなくし、効率化したい

さらに、顧問先企業様に記入していただいた各種手続きの書類は、当事務所内で専門の社労士ソフトに入力し直し、別に進捗管理のためのファイルへも入力しなければならないという二度手間がありました。入力作業が多い分、ミスの発生リスクも生じます。

また、従業員数の多い顧問先企業様の場合、手続きの進捗状況の確認や問い合わせをいただく頻度も多く、そのたびに調べてお答えするのにも時間がかかっていました。

このように、たくさんの問題や不便を感じていたので、手続業務を効率化するのに有効なデータベースソフトの導入を検討し始めたのです。

働くDBによる解決

ASPサービスの『働くDB』なら、取引先にも使っていただける

データベースソフトを採用するにあたっては、顧問先企業様からも情報を入力していただけるよう、ASPサービスで利用できるものを探していました。『働くDB』は、インターネット検索で見つけたのですが、これなら使えるかもしれないと感じましたね。

ホームページから問合せして、ラクスさんとお会いして、『働くDB』で私たちがやりたい業務をご相談したのですが、ほとんどの作業について「できます」という頼もしい回答をいただきました。

オンラインデモや、営業の方がしてくれたデモを拝見して、 他のソフトよりも使いやすいという印象を持ちました。いくつか候補のソフトはあったのですが、私たちが「欲しい」機能を一番備えていた『働くDB』を選択しました。

丁寧なサポートで、システムに不慣れでも自在にカスタマイズ

『働くDB』は、自分たちが使いやすいように自由にカスタマイズできるのがいいですね。もっとも、カスタマイズの作業は自分たちでやらなければなりません。私はITに詳しいわけでもなく、もちろんシステムの構築などもしたことがないので、初めはかなり不安でした。ですが、電話やメールでのサポートがとても丁寧だったので、わからないことがあってもすぐに解決することができました。

私自身も社会保険労務士ですので、通常の仕事をしながらその合間に時間を取って『働くDB』をつくっていくという作業を続けました。その結果、従来の「紙」ベースのデータ管理とは比較できないほど、業務の効率化を図ることができました。

働くDBで良かった理由

『働くDB』導入で、検索や入力作業など業務全般が圧倒的に効率化

従来感じていた多くの問題が解決され、導入のメリットを挙げるとキリがないほどですね(笑)。具体例をいくつか挙げると、必要な保管書類を探す際の検索がデータベース上で簡単にできることや、『働くDB』に入力されたデータをCSVファイルとして取り出して社労士ソフトに簡単にコンバートできることなど。顧問先企業様の要望に応じた入力フォーマットをつくり分けることができますし、あらかじめ登録しておけば1クリックで操作ができる自動処理も便利です。

稼働を始めてしばらくは、操作に戸惑うスタッフもいましたが、徐々に慣れてくると手間やミスの削減が実現でき、大幅な業務改善ができたと喜んでいます。しかも、それらが低コストで実現できた点もうれしいですね。

また、顧問先企業様でも、従来の手書きからパソコン入力に変わったことで作業が楽になったという声を伺っています。さらに、各種手続きの進捗状況が、顧問先企業様から直接『働くDB』を通じて確認していただけるようになり、電話での確認作業によるタイムラグもなくなりました。

今後も、ますます『働くDB』を使いやすくカスタマイズして活用したいですね。

ラクスさんは、私たちユーザーの要望をキチンと聞いてくれて、対応していただけます。当事務所が出していた要望が新機能として追加されてたのは、うれしかったですね。これからも期待しています。

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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