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クラウド型業務システム構築ツール

2019/3/10

目的に合わせてプロジェクト管理!
成功につながるポイントとは

目的に合わせてプロジェクト管理!成功につながるポイントとは

プロジェクトマネージャーには、プロジェクト管理の基礎知識をはじめ、プロジェクトの進捗を把握したり予算を管理したりする能力が求められます。今回は、代表的な管理手法とプロジェクトを成功させるための5つのポイントをご紹介します。

代表的なプロジェクト管理手法とは?

プロジェクト管理では、「プロジェクトがどれくらいの規模なのか」「予算はいくらか」「メンバー設定はどうするのか」などを考慮しながら全体の調整・管理を行います。
プロジェクト管理手法は複数ありますが、全てを取り入れるのではなく、プロジェクトの規模や種類などに応じて使い分ける必要があります。以下、代表的な3つのプロジェクト管理手法をご紹介します。

PMBOK(Project Management Body of Knowledge)

PMBOKとは、プロジェクトマネジメントの世界標準となっている管理手法です。プロジェクト管理の3要素と呼ばれる「QCD(品質、費用、納期)」の達成を最終目標として計画を立て、実行していきます。
QCDを実現するためには、「5つのプロセスを確実に実行させること」と「10の知識エリアを理解すること」が必要不可欠です。

PMBOKでは、目標を達成するまでの管理項目として、プロジェクト開始から完了までの流れを「立ち上げ」「計画」「実行」「監視・コントロール」「終結」という5つのプロセスに分割して設定します。
各プロセスでは、実行する上で必要な知識を10に分割・定義した「10の知識エリア」が重要となります。例えば「統合マネジメント」「コストマネジメント」「リスクマネジメント」などがあり、プロセスごとに必要な知識エリアは違います。

CCPM(Critical Chain Project Management)

CCPMとは、確実にスケジュールを達成させたい場合に有効な管理手法です。
タスクごとにバッファ(余裕)を設けるのではなく、本来なら各タスクに振り分ける分のバッファをプロジェクトバッファとして別途で取っておきます。各タスクの予算やスケジュールは最低限で調整するため、作業を最短で進行できます。結果、全体のスケジュールが間延びすることがなくなります。また作業に遅れが生じた場合には、プロジェクトバッファを消費してスケジュールを調整できるため、プロジェクトの予定期間をオーバーしてしまう心配もありません。

プロジェクトマネージャーは、「どの程度のバッファを設定するべきか」などを考慮した上で無理のないスケジュールを作成することが大切です。

PPM(Project Portfolio Management)

PPMとは、組織内で実行されている多数のプロジェクトを総括的に捉える管理手法です。全体の状況管理やさまざまな分析を行うことで、個々のプロジェクトに特定せず、組織全体の効率化を図ります。組織内で行っている全てのプロジェクトを管理・分析するため、「どのタスクに作業員を追加したらいいのか」「予算投下が必要なタスクはどこか」といった判断を速やかに行うことができます。
社内プロジェクトはもちろん、ソフトウェア開発などの営利目的のプロジェクトにも活用することができます。

プロジェクトを成功させる5つのポイント

プロジェクト管理手法はあくまでも手法で、取り入れただけでうまくいく、というわけではありません。プロジェクトを予定どおりに進行させ、確実に成功させるためには、以下の5つのポイントをしっかり押さえておきましょう。

1.プロジェクトの目標を明確化する

プロジェクトを円滑に進めるためには、目標を明確にする必要があります。
目標が曖昧ではプロジェクト全体がうまく機能しなくなるため、「目標を数値化すること」と「各タスクの期限を設定すること」をポイントとし、「来年度末までに年間の売上2,000万円を達成する」というように具体的な定量目標を決めておきましょう。
目標は高ければよいのではなく、競合の数値や過去のプロジェクト事例の数値を参考にするなどし、達成できる目標を設定することが重要です。

もちろん、プロジェクトに関係しているメンバー全員で目標を共有することも大切です。
キックオフMTGでは必ず目標を共有するとともに、例えば週ごとや月ごとに目標の確認や進捗の共有をする場も設けましょう。外回り営業の方や業務委託先など、社内にいないメンバーと、目標や進捗を共有することも忘れてはいけません。

2.メンバーの能力を把握する

メンバーの能力を把握することは、納期を守る上でも重要なポイントとなります。

納期が決まっているプロジェクトの場合、指定された納期までにタスクをこなせる能力を持ったメンバーを必要分アサインしなくてはなりません。納期が決まっていない場合も、プロジェクトに参加できるメンバー個々の能力を把握していれば、逆算して必要なスケジュールを割り出すことができます。
メンバーの能力を具体的に把握しておくには、日頃から一人ひとりの仕事を注意深く観察することが大切です。毎日の日報で1日の仕事を細かく報告させる他、積極的にコミュニケーションを取ってメンバーのタスク状況や秘められた才能などを把握し、それぞれの適正や能力に見合ったタスクを割り振っていきましょう。

3.チーム育成とプロジェクトを同時進行する

プロジェクト成功のためには、チームの育成が必要不可欠です。
例えばスキルアップを目指すための勉強会や管理者研修などを設ければ、プロジェクトの目標に沿った行動と能力を身につけてもらうことができます。またインセンティブ制度の導入もモチベーションアップに有効で、ひいてはチーム育成につながります。

4.チーム内のコミュニケーション管理をしっかり行う

チーム内での円滑なコミュニケーションも、チーム育成における重要なポイントの1つです。プロジェクトの基本情報や最新の情報を即時に共有することは、プロジェクトの遅延やトラブル防止にもつながります。メンバー同士で議論を交わし合える機会を定期的に設ける他、レクリエーションの開催などがおすすめです。
なお、情報資産として蓄積するためにも、メンバー間で話し合った内容は議事録として残しておきましょう。

チームのコミュニケーションは個々の能力によって大きく左右されますが、コミュニケーション活性化のための簡単な社内イベントを計画したり、プロジェクト管理ツールを使ったりすることである程度補うことができます。
チームの責任者やマネージャーなど、統括する立場の方が積極的にメンバーに働きかけ、活発なコミュニケーションを意識しましょう。

5.プロジェクト管理ツールを活用する

複数のプロジェクトを抱えていたり、複数人で作業していたりすると、各タスクの進行状況が把握できなくなる可能性があります。プロジェクト管理ツールを使えば、急な仕様変更があった場合の対応や優先度が高いタスクの確認、メンバーの作業状況の把握などがスムーズになり、プロジェクトを円滑に進行させることができます。スムーズな情報共有は作業効率アップの他、ミスの軽減も期待できます。

さらにプロジェクト管理ツールは、チーム内のコミュニケーションの面においても有効です。例えばツールによっては、メンバーが持つ疑問や課題をデータベースで一元管理できます。またプロジェクトの中で発生した障害を報告・記録しておくこともでき、内容を確認した上で迅速にフォローし合えるようになります。

基本的な能力をしっかり身につけることが大切

プロジェクトマネージャーは、プロジェクト開始から完了までの流れを把握し、きちんと管理しなくてはなりません。現状を正しく把握するのはもちろん、万が一のトラブルを想定して事前に対策を考えたり、プロジェクトが円滑に進むようにメンバーと密なコミュニケーションを取ったりと、さまざまな役割があります。
目的に合ったプロジェクト管理手法を選択し、上記のポイントを押さえ、プロジェクトを成功へと導いていきましょう。

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