販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB
クラウド型業務システム構築ツール

2019/3/14

契約管理の悩みを解決!
情報の管理と共有を効率化するツールとは

契約管理の悩みを解決!情報の管理と共有を効率化するツールとは

月額・年額サービスなどを扱う企業において重要な業務の1つに、契約管理があります。作業の課題となる工数の圧迫やミスの発生などを防ぐには、クラウド業務改善ツールの導入が有効です。今回は、数あるツールの中でもおすすめの「働くDB」をご紹介します。

契約管理の課題

手作業で契約管理を行う場合の課題としては、以下が考えられます。

契約期限や更新時期を把握できない

月額・年額サービスなどを提供している場合、顧客一人ひとりの契約期限や更新時期を正確に把握し、満了や更新に伴う事務処理を行わなければなりません。しかし、契約書の情報を別の台帳に転記し、定期的に確認する作業には労力を要します。
取引先の増加や複数のサービス提供などにより管理が煩雑になると、正確な契約期限や更新時期を把握できなくなる可能性もあります。結果、「契約変更の内容を反映していない請求書を送付していた」「更新時期に送るべき更新手続き案内を送付できず、自動解約してしまう」「契約満了した企業に請求してしまう」などの問題が発生することもあるのです。

請求書の作成に手間と時間がかかる

請求書の作成では、契約内容を1件ずつ確認しながら請求金額を計算しなければなりません。そのため取引先が多いと、請求書の作成に多大な手間と時間が必要になります。複数のサービスをさまざまなプランで提供している場合、計算が複雑になることで計算間違いなどのミスが起こりやすいという問題もあります。

Excelの管理ではミスのリスクがある

Excelで契約管理を行うことで、記入漏れや計算間違いなどのミスが発生する可能性があります。
マクロを活用して請求金額を自動計算できますが、もし関数にミスがあった場合、誤った金額を取引先に請求することになります。これにより取引先に迷惑がかかる他、サービスを解約される可能性もありますので、ダブルチェックの体制を整えるなど慎重な対応が必要です。

また、見積管理や顧客管理などもExcelで行っている場合、請求管理用のシートに情報を転記する際に入力ミスが起きる可能性もあります。入力後の確認の徹底によりリスクを軽減できますが、その分の手間と時間がかかるため効率的とは言えません。

契約管理の課題を解決するクラウド業務改善ツール「働くDB」

上記の契約管理の課題を解決する方法としておすすめなのが、クラウド業務改善ツールの導入です。
中でも「働くDB」は、契約管理システムや営業管理システムなどの「パッケージシステム」、そして自社専用の「オーダメイドシステム」の両方の魅力を併せ持つツールです。自社の業務に合わせて自由にカスタマイズできる拡張性がありながら、自社での開発が不要なので、簡単・短期間・低価格で導入できます。

以下、働くDBの魅力をご紹介します。

情報を一元化してリアルタイムで共有できる

働くDBのデータベース上に契約情報を集約することで、契約期限や更新時期などの情報を一目で確認できます。これにより、別の台帳に転記して確認する手間と時間を短縮できます。
情報を一元化することで、異なる部署間で案件情報をリアルタイムに共有できるというメリットもあります。情報の引き継ぎや共有がスムーズになるため業務が滞りなく進み、さらに共有漏れのリスクを軽減することも可能です。

請求漏れなどのミスを徹底的に防ぐには、アラート表示の設定が有効です。例えば、納品後1週間以内に請求書を発行するようにアラート設定を済ませておくことで、業務が立て込んでいる場合でも請求漏れの心配がありません。

定期的な請求を自動化して業務を軽減できる

働くDBでは、データベースに集めた情報の中から、特定の請求案件を自動で抽出することが可能です。
例えば1つの取引先に複数のサービスを提供している場合、サービスごとに利用期間が異なるため請求書を複数発行しなくてはならないというケースが考えられます。該当サービスをまとめて月ごとに請求書を自動出力できれば、請求書がかさばることもありません。

また当月限りのオプション利用があった場合、毎月の請求金額にオプション分を合算しなくてはなりません。働くDBを導入すれば、オプション分も自動で合算されるため業務負担の軽減につながります。
さらに、月中で契約を結んだ取引先に対する日割り計算の他、データ容量や顧客数に応じて課金される請求金額分の計算も自動化できます。

Excelからの移行が簡単にできる

働くDBはExcelからのデータベース化が簡単で、移行後すぐに運用を始めることが可能です。
今までExcelで管理していた契約情報をデータベース化した後、入力フォームや参照画面などの各種表示画面を作成し、それぞれを操作順に並べて業務プロセス設定を済ませたら、契約管理システムとして活用できます。

顧客情報や進捗情報など幅広い情報管理に使える

働くDBのデータベースの項目には自由に名前を入力できるため、契約管理以外の情報も効率的に管理できます。例えば「企業名」「郵便番号」「所在地」「代表者名」「電話番号」「業種」「従業員数」などの項目を作成すれば、顧客管理データベースとして活用できます。
項目をカスタマイズして情報を一元化することで、他にも受発注管理や進捗管理など幅広い業務で使用できます。

「働くDB」で契約管理を効率化

働くDBを導入して契約情報を管理することで、作業にかかる時間や手間の短縮、またミスの軽減などが期待できます。各種業務の標準テンプレートが入っており、導入後すぐに運用できるのも大きな魅力です。
「複数のサービス提供により情報の正確な管理が難しい」「請求書の作成に時間がかかって他の業務ができない」など、契約管理に悩んでいる企業は導入を検討してみてはいかがでしょうか。

働くDB

株式会社ラクスのロゴ

「働くDB」は株式会社ラクスの登録商標です。
おかげ様でラクスグループのサービスは、クラウドサービス30,800社・レンタルサーバーサービス22,800社、
のべ53,600社のご契約を頂いております。(2018年4月現在)