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クラウド型業務システム構築ツール

2019/3/15

脱Excelで効率化!
売上データを深掘りする
売上管理システムの機能

脱Excelで効率化!売上データを深掘りする売上管理システムの機能

売上はただ記録するだけでなく、分析をして今後につながるよう管理することが大切です。詳細な分析や効率のいい管理には、Excelよりも専門の売上管理システムのほうが適しています。今回は、売上管理システムの有用性やおすすめツールについてご紹介します。

売上管理の目的とは

設定した売上目標を達成するためには、ただデータを蓄積していくだけでは不十分です。なぜなら、データを元に問題点を分析したり時期ごとの傾向をつかんだりしなくては、利益が低下する原因を洗い出すことができず、確実に目標達成につなげることができないからです。
例えば月ごと、年ごとの売上データからは売上の傾向がつかめます。他にも、前年や前々年の売上データを見て時期的な売上の増減を分析すれば、発注の量を調節して損失を未然に防いだり、忙しい時期には増員をしたりなどの対策ができます。

なお、判断基準となる売上データの量や種類は、多ければ多いほど効果的な売上分析につながります。データの種類として、売上日や得意先、商品、数量、単価、金額は必須項目です。

売上管理はExcelではなく売上管理システムを使おう

売上管理に使うツールの候補としては、Excelや売上管理システムが挙げられます。どちらも売上データを記録できますが、複雑な分析を効率良く行うには売上管理システムの方がおすすめです。以下の項目で、Excelと売上管理システムの違いについてご紹介します。

Excelでの売上管理には限界がある

ExcelはほとんどのWindows PCに入っているため利用者も多く、追加費用がいらないことや操作が簡単なことから、売上管理に使われることも少なくありません。しかし、Excelで売上管理を行うには限界があります。

例えば、Excelにはドリルダウン機能がありません。ドリルダウンとは国のデータ、都道府県のデータ、市町村のデータといったようにデータを詳細に掘り下げていくことで、それぞれの階層のデータを見比べることで効果的な分析を可能にします。Excelにはその場でドリルダウンできる機能はないため、売上データを詳細に分析するには不向きです。このことから、Excelによる売上管理では問題点を洗い出しにくく、「なんとなく」の印象で次の施策を決定してしまう恐れがあります。

また、大量にデータを扱うと処理が重くなり、データの抽出に時間がかかる、強制終了してしまうなどの問題が起こることもあります。また、Excelでは数値や数式が入ったセルを直接操作するため、人為ミスでデータが壊れやすいという仕組み上の問題も抱えています。これらの点から、Excelは膨大なデータを取り扱う売上管理には向いていないといえます。

売上管理システムがおすすめの理由

売上管理システムは、蓄積した売上データをさまざまな軸で集計・参照できることから、売上分析に適しています。

例えば、売上管理システムではドリルダウンが可能です。得意先の属性や商品特性ごと、時期ごと、地域ごと、拠点ごとなどさまざまな視点でデータ表示を自由に切り替え、集計結果を見られるので、さまざまな角度から売上データを分析できます。ドリルダウンを行えば問題点を洗い出しやすいので、客観的な数値に基づいて次の施策を決定することが可能です。

売上管理システムの中には、さらに広い範囲を分析する販売管理まで行えるタイプもあります。その場合は顧客管理や受注管理など、総合的にデータを扱うため、さらに広い視点での分析が可能です。例えば顧客管理データと組み合わせて分析することで、よりターゲット像を明確にした施策を打ち出せます。

売上管理システムは長期的に大量のデータを扱う前提で構築されているため、Excelよりも軽く動作するメリットもあります。入力チェック機能やアラート機能など、人為ミスを減らす仕組みが備わっていることもおすすめの理由です。

売上管理を強力にサポートする「働くDB」

ラクスでは、効果的な売上管理を可能にするツール「働くDB」を提供しています。働くDBでは詳細な売上管理ができるだけでなく、進捗管理や契約管理など、営業活動に関するさまざまなデータの一元管理が可能です。働くDBは前項にてご紹介したような機能を持っているだけでなく、他にも多くのメリットがあります。ここでは主なメリットを5つご紹介します。

Excelからの移行が簡単にできる

働くDBには、Excelのデータを取り込んで自動でデータベース化する機能があります。そのため、今まで売上管理にExcelを使っていた企業でもデータを無駄にすることがなく、データの再入力なしで売上管理の移行が可能です。Excelからデータを取り込んだ後は、表示画面設定や業務プロセス設定を行うことで移行が完了します。

データをCSV形式で簡単に出力できる

働くDBはデータをCSV形式でインポートおよびエクスポートすることが可能です。登録した売上情報を画面上からデータをCSVファイルにして出力し、基幹システムや会計システムに連携することができます。CSVファイルは売上情報の他、顧客情報や商品情報の管理にも使われますので、入出力がスムーズになることで業務負担の軽減が期待できます。

顧客情報や過去の履歴を一覧で確認できる

働くDBはリレーショナルデータベースなので、データ同士を紐付けて管理することができます。例えば、顧客情報と過去の対応情報を紐づけることで、過去の対応履歴を一覧ですばやく確認することが可能です。顧客情報と売上情報を紐づけることで、顧客ごとの過去の売上なども一目で確認できます。結果としてより詳細な分析が可能となり、今後の売上管理業務をスムーズに進められます。

細かくセキュリティを設定できる

働くDBではセキュリティを細かく設定し、利用者によってアクセス権限を限定することが可能です。例えば、営業部には案件管理や見積管理のみ、外部の協力会社には発注管理や工程管理のみアクセスを許可するなどの制限ができます。これにより、許可のない者がデータ更新でミスをしたり、重要なデータが外部へ流出したりするリスクを減らせます。

繰り返しの作業を自動化できる

働くDBにはルーチンワークを自動化する機能があり、見積書の作成や資料の送付、集計表の作成などは一度設定すればボタン1つで行えるようになります。例えば見積書を作成する際、通常であればテンプレートを引き出し、お客さまの情報や案件情報を書き換えて保存するという作業が必要です。働くDBならこの作業を自動化できるため、大幅な作業工数削減が期待できます。その後の稟議申請も、ワンクリックで可能です。

売上管理は働くDBで

売上の記録をつけるだけでなく、分析を行って次の施策につなげるのが売上管理です。問題点を正確に洗い出すためには、使用するツールは情報の深掘りや詳しい分析のできる売上管理システムが適しています。
働くDBはより広範囲のデータの一元管理が可能で、各部署が常に同じデータを見ることでスムーズな連携を可能にします。売上管理にExcelを使っていたことで「分析が不十分」「業務の効率が落ちている」と感じているなら、働くDBを導入してみてはいかがでしょうか。

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