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クラウド型業務システム構築ツール

2019/4/10

クラウドシステムで販売管理を効率化!
概要とメリット・デメリット

クラウドシステムで販売管理を効率化!概要とメリット・デメリット

円滑な販売管理の実現に向け、多くの企業でクラウドサービスの導入が進んでいます。インターネット上でのデータ管理は、コスト削減や情報共有の円滑化にも有効です。この記事ではクラウド型の販売管理システムの概要とメリット・デメリットをご紹介します。

クラウド型の販売管理システムとは?

クラウドとは、企業で作成したデータやソフトウェアなどをインターネット上に保存できるサービスのことです。つまりクラウド型の販売管理システムは、販売業務をまわす上で必要なデータをインターネット上で一元管理できるサービスを指します。

販売管理では、販売に伴う商品と代金の流れをデータとして登録・管理します。全てのデータを一元管理することは、在庫過多や商品不足、データの登録ミスなどを防ぐ上で非常に重要です。販売管理システムを利用することで、商品と代金の流れを正確に管理し、販売業務を円滑に遂行できます。

販売管理システムには、クラウド型の他にオンプレミス型があります。最大の違いは、クラウド型がレンタルして利用するのに対し、オンプレミス型は一括購入して利用するという点です。オンプレミス型の販売管理システムによっては、OSアップデートの影響を受けて利用不可となる可能性がありますが、クラウド型はその心配がありません。

クラウドサービスを利用する3つのメリット

クラウド型の販売管理システムを利用するメリットとして、以下3つがあります。

1.コストを削減できる

クラウド型を導入するメリットの1つが、低コストで導入・運用できるというものです。クラウド型では、サーバーの一部をレンタルしてデータを管理するため、パソコンとインターネット環境のみ用意すれば利用を開始できます。そのため初期費用が無料、そうでなくても安価に利用可能です。また、ソフトウェアのインストールが不要という点もコスト削減のポイントです。

対してオンプレミス型は、導入時にサーバー費用をはじめとする多くの費用が発生します。さらに、OSアップデートによりシステムが利用不可となり、さらにコストがかかる可能性もあるため要注意です。

コスト削減を図りつつ、販売管理の効率化を狙うなら、クラウド型の販売管理システムを導入するのが得策と言えます。余計な工数や人件費をかけたくないと考える中小企業にもおすすめです。

2.運用の手間を短縮できる

クラウド型の場合、OSアップデートが起きた際の対応やバージョンアップなどの作業は全てベンダーが実行します。その分の費用が契約料に含まれているケースも多く、自社で更新をせずに常に最新の機能を利用できます。
オンプレミス型の場合は企業の資産となるため、自社でのアップデート作業が必要です。運用していくには工数や人件費などが発生し、さらにアップデート中は作業が滞る可能性もあります。

3.情報共有の円滑化につながる

クラウドサービスを利用することで、社外でもデータを閲覧できるようになります。パソコンとインターネット環境が整っていれば場所を問わず利用できるため、社員が外出中、または休日の場合も情報共有を円滑に進めることが可能です。支社を展開している企業においても有効で、各支社で共有漏れが起きるのを防げます。

クラウドサービスを利用する2つのデメリット

クラウド型の販売管理システムを利用するデメリットとして、以下2つがあります。

1.セキュリティ面で不安がある

クラウド型の販売管理システムを利用するなら、セキュリティ対策について考慮する必要があります。自社のサーバー以外にデータを保存することになるため、システム選びを誤ると外部からの不正アクセスを許してしまう恐れがあるのです。
システムによりセキュリティ体制が異なるため、きちんと確認しておくことが大切です。不正アクセスブロック機能を有していたり、24時間365日の監視体制を整えていたりと、セキュリティ対策が万全なシステムを選びましょう。

2.拡張性が低い

利用するクラウド型の販売管理システムによっては、カスタマイズが困難なケースもあります。システムの性能はベンダーのレベルに左右されるため、あらかじめ確認しておかないと「使いたい機能がない」「自社の管理体制に合っていない」などの問題が起きかねません。
ただし中には、自社仕様にカスタマイズできるなど拡張性にすぐれたシステムもあります。販売管理を円滑に進めるためにも、拡張性についても確認しておきましょう。

クラウドシステムの導入で理想の販売管理を実現

販売管理を効率良く進めるには、システムの導入が必要不可欠です。販売管理システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、中でもクラウド型は低コストで導入できたり、社外でもデータを確認できたりと多くの魅力があります。セキュリティ面や拡張性に関する課題点に関しては、システムを選ぶ前にしっかりと確認しておくことで対策が可能です。販売管理の効率化を狙う企業は、ぜひ参考にしてみてください。

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