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クラウド型業務システム構築ツール

2019/4/12

業務の効率化を図るなら
システム選びにこだわろう!
失敗しない選び方

業務の効率化を図るならシステム選びにこだわろう!失敗しない選び方

顧客管理や受発注管理などの機能を搭載したシステムは、業務の効率化に大いに役立ちます。しかし部分最適化が目的のシステムを選ぶと、逆に業務の負担が大きくなる可能性があります。そこで今回は、業務の効率化を実現するシステムの選び方をご紹介します。

業務の負担が増えることも!システムの導入について

業務の効率化を図るため、ビジネスシーンに最適な機能が搭載されたシステムの導入を検討している企業は多いのではないでしょうか。たしかに、システムを導入すれば社内における情報共有が今まで以上にスムーズになったり、各部署の状況や進捗をタイムリーに確認できたりと、さまざまなメリットを得られます。

ただし、これは全体最適化を図れるシステムを導入した場合のみに得られるメリットです。部分最適化を図れるシステムを導入した場合は、ごく一部の業務しか効率化できず、かえって業務の負担が大きくなる可能性があります。そのためシステムを選ぶ際は、「社内全体で活用できる情報共有基盤になり得るか」を重要視することが大切です。

業務の効率化を実現する!システムを選ぶ際のポイント

業務の効率化を図れるシステムを選ぶためには、以下でご紹介するポイントを考慮することが大切です。

システムを導入する目的に適しているか

ビジネスシーンで役立つシステムには、さまざまな種類があります。その中から業務の効率化を実現するシステムを選ぶためには、「なぜシステムを導入するのか」という目的を明確にすることが大切です。

例えば、「お客さまの情報を正確に管理したい」という目的があるのであれば、顧客管理の機能を搭載したシステムが適しているといえます。このように詳細な目的を持つことで、どのような特徴を持つシステムを導入すべきかが定まってきます。システムの導入を通して業務を効率化するためにも、まずは目的を明確にすることから始めましょう。

部署間で連携を取れるか

システムを選ぶ際は、「社内全体で活用できるか」を考慮することも大切です。なぜなら、一部の部署または従業員だけがシステムに利便性を感じている状況は、企業における業務の効率化を実現しているとは限らないためです。

例えば、顧客からの問い合わせ内容を管理するシステムを導入した場合、総務・経理などを担当する従業員にとっては便利かもしれませんが、営業を担当する従業員がその内容を把握する際には自ら確認する手間が発生します。業務の効率化を図れていないだけでなく、無駄な作業まで発生していることから、システムを最適化できていないことが分かります。こうした結果を招かないためにも、システムを選ぶ際は部署間で連携を取れるかどうかを確認しましょう。

他のシステムと連携できるか

E自社で他のシステムを利用しているのであれば、そのシステムと連携できるかどうかも確認しておきたいポイントのひとつです。例えば、株式会社ラクスが提供するクラウド業務改善ツール「働くDB」では、Web-APIを介して請求システムや入金消込システムなどを連携させることができます。このように、自社に必要な機能を選択してシステムに組み込めば、より効率的に業務を進めることができます。ただし、システムを選ぶ際は、自社で使用しているシステムと連携させることができるかどうかに関して、「取込形式が合致するか」を確認する必要があります。システムの連携が可能かについては、自社で使用しているツールの業者に尋ねましょう。

スマートフォンに対応しているか

ビジネスシーンで使用するデバイスは、主にパソコンとスマートフォンの2つです。そのため、スマートフォンに対応したシステムを選べば、業務のさらなる効率化が期待できます。

スマートフォンに対応しているシステムを選ぶメリットには、例えば「外出先でも利用できる」という点があります。出先で得た情報をすぐにシステムに反映させることができるので、社内にいる従業員への情報伝達をよりスムーズに行えます。中には、スマートフォンで名刺を撮影すると自動的にテキスト化して顧客管理に反映するシステムもあります。業務を円滑に回すためにも、スマートフォンに対応しているかどうかも併せて確認しておきましょう。

システム選びにこだわって、業務の効率化を図ろう!

システムを導入して業務の効率化を図る上で重要なのは、「どのような特徴を持つシステムを導入するか」です。例えば部分最適化が強みのシステムだと、企業における全ての業務をうまく効率化することができません。業務の効率化を図るなら、全体最適化を実現できるシステムを選び導入することが大切です。部署間で連携を取れるか、スマートフォンに対応しているかといった細かな点を確認し、全ての部署・従業員が円滑に業務を行えるシステムを選びましょう。

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