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クラウド型業務システム構築ツール

2019/4/26

受注管理をExcelで行うメリット・デメリットと便利な関数を解説

受注管理をExcelで行うメリット・デメリットと便利な関数を解説

Excelは受注管理にも利用することができるツールです。しかし「低コストで利用可能」などのメリットがある一方で、「ミスが起きやすい」などのデメリットもあります。この記事では、受注管理をExcelで行うメリット・デメリットと、業務をサポートする関数をご紹介します。

受注管理をExcelで行う3つのメリット

Microsoft社により提供されるExcelは、世界各国で利用されるビジネスツールです。受注管理に役立てる際のメリットとして、以下3つがあります。

1.低コストで利用可能

Excelは、Officeライセンスさえ購入していれば導入可能なツールです。さらにExcelは、今やビジネスにおいてスタンダードなツールとなっています。すでに使用を経験済みの社会人が多いと考えられるため、導入するにあたり専門的な教育がほぼ不要という点でも、工数と人件費の削減が期待できます。

2.便利なマクロ機能が使える

Excelが有する機能の中でも、作業の手間や時間の短縮に有効な機能が「マクロ機能」です。マクロ機能とは、Excel上で行った一連の操作をあらかじめ記録し、ワンクリックで動作を繰り返す(操作を自動化する)機能です。
データベース内から特定のデータを抽出するには、項目の行にフィルターを設定し、「▼」をクリックし、該当するカテゴリを選択するという操作を行う必要があります。さらに番号の若い順に並べ替えるとなれば、該当する項目の「▼」をクリックし、「昇順」を選択するという操作が必要です。マクロ機能を使うことで、これらの操作をワンクリックで自動化することが可能です。

3.外部システムと連携できる

外部システムとの連携のしやすさも、Excelのメリットの1つです。スタンダードなビジネスツールであるため、Excelとの連携を考慮して設計されたシステムは多数存在します。例えば、入力のみExcelで行い、データの収集や集計、統合などはシステムにより自動で実行することが可能なシステムもあります。

受注管理をExcelで行う3つのデメリット

手軽に導入できるという魅力を持つExcelですが、以下のようなデメリットもあります。

1.入力ミスが起きやすい

Excelで受注管理を行うとなれば、データを手入力することになるため、人為的ミスが起きやすいといえます。確認作業を行うことでミスのリスクを軽減することはできますが、その分の人件費の負担が増えます。受注内容にミスや漏れがあると、取引先が指定した納期までに商品を届けられないなどのトラブルにつながる恐れがあります。場合によってはクレームに発展することもあるため、入力ミスには十分に注意する必要があります。

2.データの共有が難しい

特定のExcelを複数人で管理する場合、共有フォルダやサーバー上に保存することが基本です。しかし担当者が自身のローカルコンピュータで新規ファイルを作成し、これを共有フォルダやサーバー上に保存し忘れると、他のメンバーが作業できません。受注管理のプロセスで作業が滞ると、後の売上管理や請求管理、仕入管理などにも影響を及ぼすため、情報共有の体制を整えておくことが重要です。

2.互換性に関する懸念

Excelは定期的に新しいバージョンがリリースされるため、これにより過去のファイルが正常に機能しなくなる可能性もあります。Excelは保存するデータ量が増えると容量が重くなり、動作が遅くなるため、複数のファイルを作成して受注管理を実行している企業も多いと思います。その場合、互換性の問題で履歴管理が不可となる恐れがあるため注意する必要があります。

覚えておきたい!便利なExcelの関数

Excelを用いて受注管理を行う場合は、関数を利用するのがおすすめです。取り扱う商品やその種類が多い企業の場合、Excelの「入力規則」と、「INDIRECT」という関数を使うことでミスを予防できます。

まず、取り扱う商品ごとの種類をまとめたリストを作り、各リストに名前をつけましょう。例えば、飲み物を商品として取り扱っているなら、「水」「緑茶」「コーラ」「コーヒー」など取り扱っている飲み物の種類を全て書き出し、全てのセルを選択し、「飲み物」というリスト名をつけます。

次に、管理に使用するシートに「商品」と「商品の種類」という項目を作成します。そして商品の種類の列に、Excelの入力規則を入れます。入力値の種類で「リスト」を選択し、元の値を入力する欄にINDIRECT関数を入れましょう。例えばC列に商品を入力し、D列に商品の種類を入力するのであれば、D2には「=INDIRECT(C2)」という風に入力しておきます。
これによりD2には、C2の文字列から参照したリストのデータのみ入力できるようになります。つまりC2に「飲み物」と入力した場合、D2には「水」「緑茶」「コーラ」「コーヒー」などの飲み物以外が入力できなくなるため、入力ミスのリスクを軽減することができます。

Excelの関数を使い、ミスを軽減しながら作業スピードを上げることが可能になります。もしも初期設定が面倒と感じる場合は、受注管理システムの導入をおすすめします。上記のような機能がすでに備わっているシステムもあり、導入すれば設定にかかる時間や手間を短縮することができます。

ツールの見直しで受注管理を効率良く進めよう

今や多くの企業が利用しているExcelですが、メリットもあればデメリットもあります。受注管理に利用するなら、どちらも理解することが大切です。また、業務の効率や正確性などに疑問や不満を感じているなら、ツールの見直しをしてみるのも有効です。
受注管理システムなら、入力ミスや共有不足による問題、また互換性の心配もないので、受注管理をスムーズに進めたいと考えている企業は、システムの導入を検討をおすすめします。

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