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クラウド型業務システム構築ツール

2019/5/11

手軽なものから本格的なものまで!
仕事を効率化する方法まとめ

手軽なものから本格的なものまで!仕事を効率化する方法まとめ

働き方改革の一環として長時間労働の是正が進められ、その流れで仕事の効率化に注目が集まっています。そこで今回は、仕事を効率化するための方法をいくつかご紹介します。すぐに始められるもの、コストはかかりますが非常に大きな効果が期待できるものなどさまざまな方法がありますので、ぜひ導入を検討してみてください。

重要な仕事は朝に済ませてしまう

朝は前日の記憶がリセットされてスッキリした状態にあるため、集中力や創造力を必要とする仕事に取り組むことをおすすめします。仕事の開始直後はついついメールボックスの確認や整理をしてしまいがちですが、緊急の要件以外は後回しにして、より重要な仕事に集中して取り組むことで、1日の効率を上げることができます。今まで朝の時間にどのような仕事から取り掛かっていたかを見直してみましょう。

単純作業は夕方に集中して行う

夕方は交感神経が副交感神経に切り替わるタイミングで、脳や身体が緊張状態からリラックスした状態に移行します。そのため、夕方に重要な仕事や集中しなければならない仕事を持ってきてしまうと効率が落ちる可能性があります。夕方には比較的集中力を要しない仕事、例えばメールチェックなどにあてると効率的です。朝の時間の使い方と合わせて、それぞれの時間帯に適した仕事に取り組むことで、1日の作業効率を向上させることができます。

職場の環境を整える

職場の環境と聞くと、人間関係やデスク整理などを思い浮かべる方もいらっしゃるかもしれません。それらももちろん重要ですが、今回は職場の室温と湿度について述べていきます。一般的な事務作業に適した室温は22〜24度くらい、クリエイティブな作業の場合はもう少しだけ高めに設定すると良いと言われています。湿度に関しては季節によって違い、夏は40〜55%、冬は45〜60%を目安に設定すると理想的です。
日々良いパフォーマンスを出していくためにも、活動するのに最適な環境を整えることが必要です。複数人がいる職場だとそれぞれが快適に感じる室温や湿度に多少の差があるでしょうから、上着などで調節しながらそれぞれに効率的な環境を探しましょう。

ルーチンワークを徹底して効率化する

何度も繰り返すことになるルーチンワークこそ、効率化のために見直すべき部分です。「ほんの数分で終わる作業だから」と考えがちですが、1か月、1年と繰り返すうちに、その時間と労力は積み重なってしまいます。
そこで、作業を効率化するためにツールを導入するという方法があります。例えば、「働くDB」を導入すると、お問い合わせのあった顧客へ資料を送付したり、週次で集計しているデータの更新といったルーチンワークをボタン1つ、場合によっては完全自動で完了させることができるようになります。また、自動化によって入力間違いなどの人的ミスを防ぐことにもつながり、より効率的な環境が実現できます。普段何気なく繰り返していたルーチンワークを、今一度見直してみてはいかがでしょうか。

仕事にメリハリをつける

お金が発生している仕事は、常に全力で取り組まなければならないような気がするかもしれませんが、人間はずっと全力を出し続けることはできません。集中すべきタイミングで集中し、休むときは休む。といったメリハリが必要になります。例えば、ポモドーロテクニックは、25分間の集中と、5分間の休憩をくりかえすことで、仕事全体の効率を高めると言われています。このように、メリハリを持たせて、仕事全体の効率を上げるよう意識しましょう。

情報共有を密にする

複数人でひとつの仕事をしている場合、情報共有は非常に重要になります。そこに認識のズレがあると、全体の効率が非常に低下してしまうことになるでしょう。しかし、メールなどで逐一共有するとしても限度があり、また在宅勤務やフレックス制でその場に全員がいないとなると、情報共有はますます難しくなります。
そこで先ほどもご紹介した「働くDB」を導入することで、これらの滞りを解消することが期待できます。クラウド業務改善ツールである働くDBなら、情報をリアルタイムで共有することができます。案件に変更があったときでも、その業務に関わる社員全員が瞬時に把握することができます。それぞれの進捗状況が共有されることから、誰かに負担が集中するといった非効率的な事態を防ぐことにも繋がります。

まとめ

仕事を効率化するための方法を6つご紹介してきましたが、参考になるものはありましたでしょうか。明日からすぐに始めることができるお手軽なものもありますので、ぜひ試してみてください。外部ツールは導入に検討が必要かと思われますが、効率化には非常に有効です。特にルーチンワークの短縮と情報共有は非常に効果的です。課題を感じられている方は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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