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クラウド型業務システム構築ツール

2019/5/19

稟議を電子化して
ワークフローを改善しよう!

稟議を電子化してワークフローを改善しよう!

こんにちは!「働くDB」のコラム担当です。
ワークフローシステムを導入して稟議を電子化すればさまざまなメリットを享受することができます。例えば、これまで稟議を申請する際にかかっていた時間や労力を大幅に削減したり、書類の管理を容易にして、監査の効率を格段に上げたりすることが可能です。今回は、稟議を電子化することで従来のワークフローがどのように改善するのかご紹介します。

稟議とは

簡単にいえば、社内で何かの要求を実現したいとき、正式な許可を得るために行う一連の承認プロセスのことを「稟議」といいます。

例えば、「社内にコーヒーメーカーを導入したい」というときは、会社のお金、会社のスペースを使うわけですから、一社員が個人の判断で決めることはできません。さらに派生して、「コーヒー豆や砂糖などの消耗品にかかるコストはどうするのか」「誰かが定期的に水の補給や清掃をしなければならないのではないか」など、コーヒーメーカーひとつとはいえ、さまざまな課題が出てきます。そのため関係各所から、承認を得る必要があります。

このような稟議のプロセスにおいて必要となるのが「稟議書」です。申請者は稟議内容が記載された稟議書を作成・提出し、関係各所から承認の印をもらわなければなりません。基本的には、どの会社にも稟議の手順を示すワークフローがマニュアル化されていることがほとんどですので、各社内の規定に則って稟議を行うことが必要です。

紙の稟議書の問題点

小規模の会社では社長に直接承認をもらえることがあり得るため、いわゆる「稟議書」は必要ないケースもあります。ワークフローのマニュアル化がなされていないこともあるでしょう。
一方で、大規模な会社や官庁では、関係各所の数が多く複雑なため、稟議書は必須です。それに加え、今もなお、稟議書の主流は紙であり、多くの問題を抱えています。

コストがかかる

稟議書を印刷するのにも、紙やインクといったコストがかかってきます。また、印刷作業などを行う担当者の工数もかかってしまうため、人的コストも必要です。長期的な目で見ると、これらのコストが積み上がることは大きな出費につながります。

保存場所が必要

あらゆる紙の書類に言えることですが、保管にスペースを要します。始めのうちは保管場所に余裕があるので問題にならなくても、時間とともに紙の量が増えていくことで保管場所がなくなってしまいます。手狭になった職場では、とても窮屈に感じて働きにくくなってしまいます。

多大な時間を要する

まず稟議書を作成するだけでも、紙に印刷したり記入したりするため、時間と労力を要します。さらに、書き間違えによる修正が発生すると、倍の時間と労力がかかる可能性があります。加えて、承認プロセスの途中で差し戻され修正を要請されれば、一層の時間を要します。関係各所が多ければ多いほど、その承認プロセスには時間を要します。

紙の稟議書は物理的な距離とも関係があります。例えば、転勤や出向先から本社に稟議書を送付するのであれば、郵送の手間とともに多くの時間を要してしまいます。承認者である上長が出張で不在の場合は、出張から戻るまで承認が進まないという事態も発生します。

このように最終的な意思決定まで多大な時間を要することは、場合によっては会社にとっての大きな損失となります。そのため、稟議の承認プロセスを簡素化してワークフローをスムーズにすることは、会社の発展に欠かせません。

ワークフローシステムを導入して稟議を電子化する

稟議を電子化すれば、紙の稟議書によって起こる問題を一挙に解決できます。電子化の方法は、ワークフローシステムを導入するだけです。ワークフローシステムを導入することで、稟議における申請から承認までのプロセスをすべて電子化・システム化することが可能です。
編集権限の設定など、細かな設定に対応したワークフローシステムもあるため、自社に合った稟議のワークフローが実現可能です。

以下に、ワークフローシステムを導入して稟議を電子化するメリットをご紹介します。

コスト削減

紙の印刷代が不要になるため、長期的には大幅なコスト削減となります。ペーパーレス化を促進して資源の無駄遣いを控えることは、CSRの観点からも大切です。

申請者の負担が軽減

稟議書を作成する際にかかっていた負担が軽減されます。書き間違えなどで修正する際には、新たに書き直す必要はないほか、保存しているフォーマットを利用することで次回からの入力負担も軽減されます。また、検索性に優れたシステムの場合、過去の稟議書類を簡単に検索できるため、申請者は過去の稟議を参考にでき、負担が軽減されます。

監査効率の向上

電子化されるので書類の保管に物理的なスペースは必要ありません。よってワークフローシステムにアクセスするだけで、過去の書類を簡単に見つけることが可能です。
これは監査のときに非常に役立ちます。監査では、その稟議が正当なものか・有効なものかを判断するために稟議書等の書類の提出が必要となります。従来のように、膨大な量の紙の書類を探してきて一か所に集める必要がなくなるので、大幅な時間短縮が可能になります。

場所を問わない

紙の稟議書とは異なり、物理的な距離は関係ないため、転勤先でも出向先でも時間差なく稟議書を提出できます。また承認する側にとってもメリットがあり、外出先からスマートフォンやタブレット端末を通して稟議の承認が可能なため、移動などの隙間時間で承認作業を終えることができます。
意思決定までの時間が格段に短縮されるので、ビジネスチャンスを獲得する可能性も上がるといえます。

改ざん防止

電子化により、編集した人物や時間などの履歴を残すことが可能となります。そのため、他者による改ざんを防止することができます。同時にデータを暗号化することも可能なため、万全なセキュリティのもとでワークフローシステムを利用することができます。

稟議書の電子化で効率化を

「稟議」という慣習は日本の企業文化に根強く残っているため、その慣習に従わずに、業務を進めることはできません。そこで、本記事でご紹介したように紙の稟議書では問題点が多すぎるため、稟議書の電子化を進めながら稟議を効率化していくのがおすすめです。ワークフローシステムを導入して稟議を電子化するという方法は、その最善策といえます。コストや工数の大幅な削減に繋がるので、ぜひ電子化した稟議書を実装してみてはいかがでしょうか。

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