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クラウド型業務システム構築ツール

2019/5/20

請求管理の課題を解決!
システム活用で得られるメリット

請求管理の課題を解決!システム活用で得られるメリット

請求管理をラクにする!「働くDB」×「楽楽明細」の事例はコチラから

従来型の請求管理には多大な時間と労力がかかります。なぜなら、作業が多すぎたり、属人化していたりするからです。これはひとえに、マンパワーに頼りきっていることが原因です。使いやすい請求管理システムを導入して、請求管理における課題を解決しましょう。

煩雑な従来型の請求管理

経理担当者の業務の中でも、その煩雑さから多くの方が請求書管理に頭を悩ませているのではないでしょうか。小規模な会社や個人経営の方であれば、ほかの業務をしながら請求管理もしなければならず、ミスが発生してしまう可能性があります。
しかし、請求管理業務にミスは許されません。顧客の手を煩わせてしまううえに、信用を失いかねないからです。また自社としても、誤った情報のままでは正しい経営判断はできないでしょう。経理担当者としても、請求ミスの発生源まで遡り、修正することは大きな負担となります。

このように請求管理は大きな責任を伴う重要な業務であるにも関わらず、現実には多くの課題を抱えています。

従来型請求管理の課題

これまで長い間一般的とされていた請求管理の方法は、「Excel」と「紙」での管理です。
長きにわたって使われてきたこの2つの手法ですが、従来型の請求管理に、以下のような手間や不都合を感じながら仕事をしているのではないでしょうか。

従来型の請求管理にはどのような課題があるのか、主な3点をご紹介いたします。

人為的なミスの減少

Excelを使っているものの、入力や確認を手作業で行っていれば人為的なミスをゼロにすることは難しいです。入念なチェックでミスを防ぐこともできますが、目視でのダブルチェックを行えば、その分の時間と人件費がかかってしまいます。

さらに紙の請求管理における工数の多さも大きな課題です。紙の請求管理にすることで、請求書の作成、発行、封入、発送にとどまらず、ファイリングや入金確認などやるべきことは多岐に渡ります。その結果、Excelでの請求管理と同じく、人為的なミスが起きやすくなってしまいます。

属人化(属部化)の解消

業務が属人化してしまう恐れがあるということも、従来型請求管理の課題と言えます。
業務が属人化すると、担当者が休みの時や退職した時に業務効率が落ちたり、業務の質が下がると言われているため、解決すべき課題の1つであると言えます。

データの一元化と蓄積

データの一元化の難しさにも課題はあります。データの一元化は、関係各所内でいつでも業務情報を閲覧できるというメリットがあります。しかし紙で一元化するには時間と場所に制限があり、Excelで一元化するには、書式の統一など、煩雑な作業が伴います。

Web請求書で請求書管理を効率化しよう

以上のように、従来型の請求管理は多くの課題を抱えています。
一見解決するのが難しいように思えますが、この課題を解決してくれるのがWeb請求書です。

メリット

Web請求書のメリットは、従来型の請求管理に伴う課題を解決してくれるという点です。Web請求書の導入によって請求書の印刷や封入、発送作業といった手間が省けるほか、自動入力に対応しているサービスを使えば手入力の手間も省くことができます。手作業が減り、作業工数が減ることで、人為的なミスや人件費といった課題は解消されるでしょう。

そのほか、各Web請求書サービスによってサービス内容は異なります。利用費用もピンキリで、無料のサービスから有料のものまでさまざまです。

デメリット

「サービス上で他者とのデータ共有ができない」「過去のデータが蓄積されない」というWeb請求書サービスはあまりオススメできません。
なぜなら、先ほど課題として挙げた「属人化(属部化)の解消」や「データの一元化と蓄積」ができないからです。

また、顧客によっては「テキストファイルではなく紙の請求書がほしい」という要望もあるでしょう。このような事態に備えて、郵送への手続きがスムーズなサービスを利用することがオススメです。

「働くDB」×「楽楽明細」

これまで挙げた請求管理の課題をすべて解決するだけでなく、今後の会社の発展に大きく貢献できるシステムが「働くDB」です。

働くDB」はクラウド型の業務改善ツールで、データの一元化や蓄積、他者との共有に優れています。また、高いカスタマイズ性やセキュリティを誇るため、安心して利用することができます。

あわせて、「働くDB」と連携した帳票発行サービス「楽楽明細」を使用すれば、データの連携が取れているため、請求書の発行・作成を簡略化できます。請求書だけではなく、納品書や領収書など、ほかの帳票に関しても同様です。
また顧客の要望に応じて、「WEB発行」「メール添付」「郵送代行」の中から選んで利用することが可能です。

請求管理の課題を解決して効率よく業務を遂行するためにも、「働くDB」×「楽楽明細」のコンビネーションをぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
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