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クラウド型業務システム構築ツール

2019/6/11

エクセルを使った
見やすい進捗管理表の作り方とは?

エクセルを使った見やすい進捗管理表の作り方とは?

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
進捗管理表の作成がはじめての人、あるいは不慣れな人は、どのような進捗管理表が良くてどのような作り方が正しいのかわからないかと思います。進捗管理表のポイントとなるのが、本質からはずれた細かな部分に気を取られて時間を無駄にしない、ということです。そこで今回は簡単に「見やすいうえに使いやすい」進捗管理表を作る方法をご紹介します。

どのような進捗管理表が良いか

ビジネスシーンにおいて、担当者は日常的に複数のプロジェクトを抱えており、納期もバラバラに設定されているケースが多々あります。そこで一目見ただけですぐに理解できる進捗管理表を用いることで、プロジェクト管理が容易になります。見やすいうえに使いやすい進捗管理表の役割を果たすのが、「ガントチャート」です。ガントチャートとは、タスクを階段状に並べた棒グラフの一種で、業務計画を可視化するために多く用いられます。こちらはエクセルで簡単に作ることができます。進捗管理を行うプロジェクトリーダーにとって、納期までに間に合うかどうかは最大の懸念事項でしょう。ガントチャートを見れば、「今、誰が何のタスクをやっているのか」「残りのタスクはどのくらいか」などの情報が瞬時にわかります。また日常的に複数の仕事を抱えるプロジェクトのメンバーにとっては、ガントチャートを見ることで「自分が、いつまでに、どのタスクを終えればいいのか」がわかります。このようにガントチャートを使用すれば、プロジェクトリーダーをはじめとする担当者全員が簡単に進捗確認をすることができます。

エクセルを使った進捗管理表の作り方

ここでは、エクセルで進捗管理表の制作方法の手順をご紹介します。なお前提として、「プロジェクトの納期」や「必要なタスク」、「各タスクの担当者」といった情報は決まっているものとします。

@左上にプロジェクト名を明記

最初に、エクセルの左上に「プロジェクト名」を明記します。なおプロジェクト名をはじめとする項目名は、太字にしたほうが視認性が高まります。

左上にプロジェクト名を明記

A右側には時間

次に、右側に時間を入力します。時間単位での進捗管理が必要な場合をのぞき、日付と曜日を入れましょう。日付と曜日の入力はエクセルのオートフィル機能を使えば便利です。進捗管理の全体像を把握するためにも、最終日である納期の日まで記入することをおすすめします。

右側には時間

B下側にはタスクと担当者

各タスクと、割り振った担当者の名前を入力しましょう。

下側にはタスクと担当者

Cスケジュールを塗りつぶす

各タスク(各担当者)のスケジュールを所定の色で塗りつぶします。メンバーはこのスケジュールをもとに作業するので入力ミスのないようにしましょう。

スケジュールを塗りつぶす

D見やすい表に仕上げる

最後に、見やすい進捗管理表に仕上げていきます。あらかじめ、罫線を引く、項目ごとに背景色を使い分けるなどの簡単なルールを設けておけば、手早く処理することができます。

見やすい表に仕上げる

ガントチャートの使い方:タスクが完了したメンバーは赤色で塗りつぶす

プロジェクトが走り始めたら、いよいよ進捗管理がスタートです。タスクを完了したメンバーは見やすい色でマークしましょう。これをもとにプロジェクトリーダーはさまざまな判断をすることになります。たとえば下の進捗管理表では、6月3日時点でタスクを完了しているはずの渡辺さんにマークがないため、渡辺さんになんらかのトラブルがあったと推測できます。

ガントチャートの使い方:タスクが完了したメンバーは赤色で塗りつぶす

エキスパートが使っているのは「働くDB」

ガントチャートは、エクセルや無料のテンプレートで簡単に制作でき、プロジェクト進行の可視化にとても役立ちます。ただしエクセルを普段使わない方には不向きであり、また無料で利用できるエクセルのテンプレートのなかにはダウンロードするとウイルスに感染させるものもあり、セキュリティ面に不安のある方にもあまりおすすめできません。そこでおすすめなのが「働くDB」です。「働くDB」は、さまざまな業務を関連付けてプロジェクトを管理できるクラウド型の業務支援ツールです。進捗管理や関連する業務をまとめ、作業の効率化を図ることができます。セキュリティやサービス体制も万全で、安心して業務に取り組むお手伝いをします。エクセルでのガントチャート作成を含め、進捗管理にお悩みの方は、まずは無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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