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クラウド型業務システム構築ツール

2019/7/1

どんなことができるの?
ワークフローシステムの機能一覧

どんなことができるの?ワークフローシステムの機能一覧

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
ワークフローがシステム化されていない状態では、営業マンや部署によって稟議の書式・発注手順などが統一されないという可能性があります。また、紙文書では承認までに時間を要する、進捗状況が従業員側にわからない、多数の稟議が同時に来た場合に優先順位がわかりにくい、書類の管理が手間、改ざんの懸念があるといった問題がありました。そのような従来のワークフローに対して、ワークフローシステムではどのように改善することができるのでしょうか。今回は、働くDBを導入してワークフローシステムを構築した際に、できるようになることをご紹介します。

ルールの仕組み化

稟議業務において、紙ベース、あるいはそれぞれの部署が開発したツールを使っている場合には、フォーマットが違う、部門ごとに統一された発注手順がないといった問題が発生する可能性があります。効率の観点からもコンプライアンスの観点からも、社内規定に則った稟議の仕組み化を進めていく必要があります。こういった問題が発生する環境にあっても、ワークフローシステムの導入によって統一ルールの仕組み化が実現できます。フォーマットの統一はもちろんのこと、決められた作業を完了させるまで次の作業を始められないといった設定を行えば、システムを使う全員が社内規定に則ってワークフローを回せるようになります。

承認フローの高速化

従来の稟議では、書類の郵送が必要、承認者の机の上に書類が溜まってしまっている、あるいは承認者が多くてなかなか結果が出ないといった問題がありました。その間は業務が進められず、全体として仕事が停滞する原因にもなりえます。しかしワークフローシステムを導入すると、承認・否認・差戻しをボタン一つで行えます。承認者がいる本社が遠く離れているような環境であっても、ワークフローシステムによって郵便のタイムロスなどもなく、承認フローの飛躍的な高速化が実現します。

稟議に関わる負担の軽減

従来であれば、書き間違いを一か所でもしてしまえば、また初めから書き直すという事態もありました。しかしワークフローシステムでは書き直す必要はなく、さらに以前と同じような内容であれば、保存しておいたフォーマットを使って稟議書を作成できます。これらの機能により、書類作成の負担が大きく軽減されます。

改ざんの防止

書類の電子化によって編集履歴が残るようになり、誰がいつ操作をしたのかを記録することができます。これにより、他者によるデータの改ざんを防止することができます。データの暗号化も同時に行えば、さらに安心できるセキュリティのもとでワークフローシステムを運用できます。

検索機能の活用

紙に記入してファイルに保管する運用では不可能な、検索機能を使って過去の稟議を探すことができます。これにより以前の書類に素早くアクセスできるようになり、一枚一枚探すといった手間をかけずにすみます。

フロー後の業務管理

働くDBなら、ワークフローを回して承認・否認・差戻しを行うという従来のワークフローシステムの機能だけでなく、ワークフロー後に発生する発注作業・発注書発行・発注連絡・発注確認・請求業務など、様々な業務までを含めて一つのシステムで管理することができます。例えばこちらの事例では、承認された見積金額がそのまま請求金額に反映されるという仕組みを構築されています。今まではコピー&ペーストをしていた作業が自動化されたため、重要な情報を上書きしてしまう、間違った箇所の数字をコピーしてしまうといった人的ミスをなくすことに成功しています。この例にもあるように、働くDBであればワークフローシステムでできることの範囲をこえて、一つのシステムでその後に発生する業務までをも管理することができます。システムをまたぐことなくスムーズな業務進行が実現します。

API連携

働くDBにはAPI連携機能が備わっていて、これにより業務をさらに効率化させることが可能です。例えばすでに利用している基幹システムや他のクラウドサービスと連携させることで、働くDB上で承認された結果をデータとして返すことができます。これにより、ワークフローシステムと基幹システムの二重入力を防ぐことができます。また、承認結果以外にも様々なデータを連携させることで、ワークフローシステムだけにとどまらず、働くDBの活用の幅が大きく広がります。

まとめ

今回は、働くDBを導入してワークフローシステムを構築した際にできるようになることをご紹介しました。承認フローの高速化、負担の軽減、セキュリティの向上など、従来の紙を用いたワークフローでは実現できないような機能が多く備わっていることがおわかりいただけたのではないでしょうか。また、働くDBであればワークフロー後の業務までを管理でき、システムをまたぐ必要がなくなるため業務がスムーズになり、人的ミスの削減にも期待できます。

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