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2019/7/3

マル秘アドオン4選!
Googleスプレッドシートの賢い使い方

マル秘アドオン4選!Googleスプレッドシートの賢い使い方

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
Googleスプレッドシートは、慣れ親しんだExcelと同じような使用感でありながら、オンラインで複数人が同時に編集できるなど、Excelよりも使い勝手が良い場面も多くあります。そのため多くの方がすでに利用していると思われますが、アドオンは有効に活用されているでしょうか。今回は、Googleスプレッドシートがさらに便利になるアドオンについてご紹介いたします。アドオンを上手く活用し、Googleスプレッドシートをより賢く利用していきましょう。

アドオンの追加方法

まずは、Googleスプレッドシートへのアドオン追加方法をご紹介します。まだ試したことがない場合は「難しい操作が必要となるのでは」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、実際には非常に簡単です。Googleスプレッドシートを開いて、上部メニューにある「アドオン」から「アドオンの取得」を選択するだけです。追加できるアドオンの一覧が表示されるので、好みのものを選択してください。たったこれだけの操作で、Googleスプレッドシートを、業務に適したより使いやすいツールに変えることができます。

Googleスプレッドシートで役立つアドオン4選

アドオンの追加方法を確認したところで、オススメのアドオンをご紹介していきます。Googleスプレッドシートを利用して行いたい業務内容に合わせて、適切なアドオンを探してみてください。気になるものがあれば、まずは試してみてはいかがでしょうか。

Email Range

Email Range は、Googleスプレッドシート内の情報をメールで送信することができるアドオンとなっています。このアドオンでは、わざわざシート内の情報をコピーしてメールに貼り付ける、という従来の手間を省くことができ、業務の効率化に繋がります。操作は非常に簡単で、共有したい範囲を選択し、あとは宛先とタイトル、必要ならメッセージを入力するだけです。コピーアンドペーストをしなくてすむので、人的なミスの削減も期待できる点が魅力です。

Google Analytics add-ons

Google Analyticsを利用しているユーザーなら、ぜひとも追加しておきたいアドオンが Google Analytics add-ons です。このアドオンを追加することで、Google Analyticsで分析したサイトの訪問状況、サイト内での行動パターン、サイトへの流入経路といった顧客管理に役立つデータのレポートを簡単に作成することができるようになります。データの分析をしていても、それをレポートにして活用しなければ業務には役立ちません。
なお働くDBなどのツールを使えば、蓄積されたデータをあらゆる軸で集計・分析することが可能となり、業務改善のためのボトルネックの発見も期待できます。働くDBは項目の設定が自由にできることから、よりユーザーに適した分析軸が設計できる点も魅力です。無料のアドオンによる分析では十分なデータが得られないと感じている方は、顧客管理を見直すことで状況を打開できるでしょう。

Sort by Color

業務で毎日のように使用するツールは、なるべく使いやすいようにユーザーに合わせてカスタマイズがされていることが理想です。Sort by Colorを追加すれば、文字やセルの色に基づき並び替えが可能となります。Googleスプレッドシートをより使いやすくするために色を使ってカスタマイズしているという方は多いと思われますが、Sort by Colorを利用することによって、並べ替え作業をワンクリックで完了させることができます。
しかし、Sort by Colorを利用しても、Googleスプレッドシートのカスタマイズにはやはり限界があります。そのような場合には、業務改善ツールのなかでも非常に高いカスタマイズ性を誇る働くDBなどを利用すると良いでしょう。必要な項目を自由に組み合わせることが可能なため、ツールを利用するために業務を合わせるのではなく、今まで通りの業務フローに合わせてツールをカスタマイズしていくことができます。さらに後からでも項目を変更したり追加したりすることもできるため、使いながらより良いツールへとカスタマイズすることが可能です。

DigitalStamp4Sheet

請求書や稟議などを、紙ではなく電子化して効率的に業務を行っているという企業が増加しています。そのような企業にオススメのアドオンが、DigitalStamp4Sheetです。このアドオンを追加すると、Googleスプレッドシートにボタンひとつで印鑑を押すことができます。Googleスプレッドシートで印鑑が必要な書類を作成する際には、とても便利な機能です。
このような書類の電子化は非常に進んでいて、働くDBでは承認・否認・差戻しといった処理がボタンひとつで行えるようになっています。さらに、その後に発生する発注作業・発注書発行・発注連絡・確認といった業務までもが、同じひとつのシステム内で管理できるようになっています。ペーパーレス化に加えてひとつのシステム内で業務が完了することで、業務フローを非常に高速で回すことが可能となります。

まとめ

今回は、業務でGoogleスプレッドシートを利用している方に向けて、日々の業務がより便利になるアドオンから、特にオススメなものを4つご紹介してきました。アドオンは非常に手軽に追加できるうえ、非常に業務の効率化に期待できます。また、アドオンでは満足のいく結果が得られないという場合は、働くDBなどの業務改善ツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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