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クラウド型業務システム構築ツール

2019/7/6

その導入STOP!
失敗事例に学ぶ
ワークフローシステムの成功への道筋

その導入STOP!失敗事例に学ぶワークフローシステムの成功への道筋

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
ワークフローシステムを導入することで、コストの削減や承認フローの高速化、内部統制の実現が見込めます。一方で、自社に適していないワークフローシステムを導入すると、かえって業務が煩雑になる、かけたコストに見合った成果があげられない、現場に定着しないというような事態になる可能性もでてきます。適切なワークフローシステムを選ぶ際にはどのようなポイントに気を付けておくべきでしょうか。今回は、ワークフローシステム導入の失敗例を参考に、最適なワークフローシステムを選ぶ際のポイントをご紹介します。

ワークフローシステム導入時の失敗事例

ワークフローシステムを導入する時に起こりがちな失敗事例と、失敗しないためにはどのようなポイントに気を付けておくべきであるのかについて、ご紹介します。

操作が煩雑で現場に定着しない

いくら高性能なワークフローシステムを導入したとしても、それが実際の現場に定着して利用されなければ意味はありません。例えば操作が複雑で、業務がスムーズに行えないようなワークフローシステムでは、たとえ充実した機能が備わっていても毎日の業務に組込むことは難しいでしょう。最悪の場合、ワークフローシステムを使用しないほうが効率が良いと評価され、現場からワークフローシステムの利用を反対されるというような事態も発生しえます。このような失敗をしないために、導入を決定する前に無料の試用期間を使って、実際にワークフローシステムを使うことになる従業員にも意見を求めましょう。現場の声を盛り込むことで、導入後の定着率が大幅に高くなることが見込めます。例えば働くDBなら、試用期間でもすべての機能をフルにお試しできます。そのため導入後の操作感を細かく確認していくことができます。

機能を使いこなせない

ワークフローシステムと言っても、高機能なものから最低限の機能だけを備えたシンプルなものまで、様々です。高機能なワークフローシステムの場合、機能が豊富・高い効率化の効果を見込めるといったメリットがありますが、機能が複雑すぎて使えないといったことがないようにしたいところです。ワークフローシステムの機能を使いこなすために、「スタッフにどれだけ相談ができるか」を確認しておくとよいでしょう。働くDBなら、経験豊富なスタッフによる細かなヒアリングに基づいて、的確で手厚いサポートを受けられます。これにより、導入後に「機能を使いこなせなかった」といった失敗を防ぐことができるので、ワークフローシステム自体の機能だけでなく、サポートの充実度合いもチェックしておくことをおすすめします。

自社の業務フローに合っていない

現在の自社の業務のフローをより効率良くする目的で導入されるワークフローシステムですが、システムが実際の業務と合っていなければ、使いづらい、場合によっては使えないと評価されるでしょう。このような失敗を防止するためにも、導入を決める前に「カスタマイズ性に優れているか」を確認しておくべきです。例えば承認のフローや、承認・差し戻し時のルールなど、自社特有のルールがある場合、カスタマイズできないシステムでは自社の業務の流れをシステムに合わせなくてはなりません。システムがどこまで自社の業務フローに合わせてカスタマイズできるかを確認しておけば、「自社の業務に合っていなかった」と気が付くという失敗を防げます。カスタマイズの機能は、確実に確認しましょう。

ワークフロー後の人的ミスが起こる

ワークフローシステムそのものの失敗ではないですが、ワークフローシステムとは別に業務管理システムなどを利用している場合は、ワークフローが完了した後に、再びその結果を業務管理システムに入力するという二重入力の作業が必要です。自動連携機能のないシステムを使っている場合、別のシステムへ結果を返す際に入力ミスや意図しない上書きなど、人的ミスが起こるかもしれません。ワークフローシステムによって効率的にワークフローが回せるようになっても、その後の業務でミスが起きていては効率が良いとは言えません。このような人的ミスを防ぐために、働くDBのようにワークフロー完了後の業務までを一つのシステム内で管理できるツールを利用する、という方法も有効です。ワークフローシステム導入で失敗しないために、ワークフローが完了した後の業務までを含めて考える必要があります。

まとめ

今回は、ワークフローシステムの導入の際に起こりがちな失敗事例をご紹介しました。日々の業務を効率良くするためにワークフローシステムを導入しても、最適なシステムを選ばなければ、むしろ効率が下がってしまうかもしれません。そのような失敗を防ぐために、操作は簡単か、自社のフローに合っているか、カスタマイズはできるか、フロー後の業務はスムーズか、といったポイントを確認しましょう。

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