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クラウド型業務システム構築ツール

2019/8/1

業務の進捗をタスク管理で見える化し
組織の生産性をアップする方法

業務の進捗をタスク管理で見える化し組織の生産性をアップする方法

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
働き方改革によって、長時間労働などの慣習が見直されています。またこのような背景から、勤務時間内でより効率的に業務を行うこと、組織の生産性を向上させることに注目が集まっています。しかし、具体的には、どのような方法で業務を改善していけば良いのでしょうか。そこで今回は、タスク管理を行うことで業務の進捗状況を見える化し、組織の生産性をアップする方法をご紹介していきます。

見える化とは

まず、見える化とは具体的にどのようなことを言うのでしょうか。日々の業務における進捗状況や問題点をチーム全員が常に把握できるようにしておくことを、「見える化」と言います。見える化の導入によって問題の発生を未然に防いだり、トラブルが発生してもいち早くそれを解決できる環境を作ることができます。また、チームや組織全体で情報を共有することで、より無駄のない、効率的な業務の実現が期待できるでしょう。
タスク管理、進捗管理にも見える化を導入することによって、現在は見逃してしまっている業務の無駄を省いたり、対応漏れを防ぐなど、より組織の生産性の向上につなげることができます。

タスク管理とは

次に、タスク管理が一般的にどういったものであるかをご紹介します。タスク管理とは、プロジェクトの完了までに必要なタスクを一つずつ洗い出し、それらの達成にかかるスケジュールや現在の進捗を管理していくことをいいます。このタスク管理は個人単位のものからチーム単位のものまで幅広くありますが、多くの場合はチームのタスク管理を掘り下げて個人のタスク管理を行うなど、相互に関係しあって管理されます。小まめなタスク管理によって進捗状況を正確に把握することで、無駄な業務を減らし、問題点が見えやすい状況を作ることで、プロジェクトの未達を防ぐことができるようになります。

タスク管理の方法

見える化、タスク管理についてそれぞれ確認したところで、生産性のアップに向けたタスク管理の方法をいくつかご紹介します。簡単に始められるものが多いので、日々の業務に取り入れてみてはいかがでしょうか。

カンバン

カンバンは、タスク管理の中でももっとも簡単に始められる方法のひとつです。準備として必要なのは、職場の掲示板やホワイトボードなど社員が見やすい場所に表を作成し、「未着手」「作業中」「完了」という列を作るだけです。これらの列の該当する位置に、タスクを記入した付箋を貼っていきます。こうすることで業務内容や進捗状況が見える化され、チーム内の情報共有、管理者による進捗管理が容易になります。付箋を貼っているだけなので簡単にタスクの追加やステータスの移動ができ、また優先度合いによって付箋の色を変えるなど、工夫次第でより効果的なタスク管理が実現します。
カンバンを導入する際に気を付けておきたいポイントとしては、あまり多くのタスクを同時に行わないようにするということです。見える化していることで複数の業務に取り組んでも別の業務が疎かになる、忘れてしまうといったことは少なくすることができますが、やはりマルチタスクにも限界があります。チーム内で、同時に行うタスクの数に上限を設定しておくとよいでしょう。また、単純な注意点として付箋が無くなってしまうことにも注意が必要です。付箋が剥がれて落ちてしまっては、タスク管理も進捗管理も正確に行うことができません。ピンやマグネットを利用して、剥がれ落ちてしまわないように対策をとっておきましょう。

ガントチャート

ガントチャートは、横軸に日程、縦軸にタスクを記入し、それぞれのタスクに関して矢印によって進捗の予定(着手、作業中、完了)を見える化します。プロジェクトを開始する前にガントチャートを作成しておくことで、チームのメンバー全体で進捗状況やスケジュールの意識を共有することができます。また現在行われている作業とガントチャートを見比べることによって、それぞれのタスクの進捗状況や遅延の発生などを把握することができ、スケジュール管理に役立てることができます。

スキルマップ

タスク管理を行うにあたって、タスクの振り分けは非常に重要なポイントです。それぞれの担当者の能力に見合ったタスクを振り分けつつ、特定の担当者にばかりタスクが偏らないように気を付ける必要があります。この段階で誤った判断を下してしまうと、負担の大きい担当者が体調を崩してしまったり、スキル不足の担当者が進捗を滞らせてしまったりと、プロジェクト未達の原因となってしまいます。
そのような事態を防ぐために、事前にスキルマップを作成しておくことがおすすめです。これはプロジェクトに必要なスキルを列挙し、各担当者がどのスキルを保有しているのか、特に優れているスキルはなにかを一覧にして、見える化する方法です。場合によってはこれからスキルの習得が必要となることもあるため、教育期間も含めた計画的なスケジュールやタスクの振り分けが不可欠です。

まとめ

今回は、タスク管理を行うことで業務の進捗状況を見える化し、組織の生産性をアップする方法をご紹介しました。いかがでしょうか。今回ご紹介した方法はどれも簡単なものばかりですので、組織の生産性向上に課題を感じている方は、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

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