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クラウド型業務システム構築ツール

2019/8/2

進捗管理の方法と取り入れ方。
Webツールとボードのどちらが良いのか?

進捗管理の方法と取り入れ方。Webツールとボードのどちらが良いのか?

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
日々の業務を効率的に進めるため、またプロジェクトを無事に完了させるためなど、多くの場面で進捗管理が行われていることでしょう。しかし、進捗管理と一言で言っても様々な方法があります。そこで今回は、進捗管理とはどういったものなのかを確認しつつ、Webツールを使用する場合とボードを使って管理する場合のメリットをそれぞれご紹介していきます。

進捗管理とは

まずは、進捗管理がどういった業務であるかを確認しましょう。進捗管理は、プロジェクトの進捗や各タスクの取組み状況の確認を行い、当初の計画からの遅延が発生した場合にはその原因の究明、解決策、遅れを取り戻すための采配を行う業務です。定期的に全体の進捗状況を確認、修正することによって、プロジェクトの遅延や未達を防止することが大きな目的です。また進捗管理は全体の業務を把握するだけではなく、報告や相談をしやすい雰囲気づくり、各担当者へのフォローなど、細やかで適切な対応が求められます。

進捗管理のポイント

次に、進捗管理を行う際に抑えておくべきポイントをご紹介していきます。すでに進捗管理を実施しているという方は、普段の業務とポイントを比較してみましょう。

進捗を見える化する

進捗状況は、管理者だけが状況を把握できるようにしておくだけでなく、メンバーの誰もが自由に閲覧できるよう見える化しておくとより効果的です。プロジェクトに関わる全員が進捗状況や問題点を把握しておくことによって、意識が共有されるばかりでなく、解決策提案の活性化にも繋がります。進捗を見える化する方法としては、廊下や共有スペースなどメンバーの誰もが参照できる場所の、掲示板やホワイトボードにタスクの進捗状況を貼りだすものが簡単です。あるいは、Web上の共有ファイルなどに進捗状況を公開しておき、誰でも閲覧可能な状態にしておく方法もあります。

正確な報告を受ける

定期的に進捗会議を開いて報告を受けていても、その報告が正しいものでなければ正確な進捗を管理することはできません。報告をより正確なものとするには、たとえ遅延があった場合でも正直に報告できるような関係性、環境を作っておくことも大切です。また、担当者と管理者の進捗に対する認識のズレから報告が正しいものになっていない場合もでてきます。そういった事態を防いでいくためにも、「どの段階まで進めば進捗は〇%」というように、明確な基準を設けておくとブレの発生を防止することができます。

メンバーを把握する

プロジェクトは多くの場合、複数人のチームで行うものです。そして様々な人が関わる以上、どうしてもそれぞれの性格や得意なことには違いがでてきます。もちろん完全に全員のことを把握するのは難しいですが、管理者は誰がどういった業務を得意としているのか、およそどのような性格なのかを把握したうえでタスクの分担を決めていくと良いでしょう。最適な分担ができていれば、業務をより効率良く進められ、プロジェクトの進捗を守ることが可能です。

ボードを使った進捗管理

もっとも手軽に開始できる進捗管理の方法として、ホワイトボードを利用するという方法があります。まず、プロジェクトに関わるメンバー全員が閲覧可能な場所に、ホワイトボードを設置します。そしてホワイトボードには「未着手」「作業中」「完了」という3つの列を作ります。これだけで主な準備は完了です。あとはプロジェクト完了までに必要なタスクを付箋に書き込み、それを該当の場所に貼り付けていくだけです。これだけでプロジェクト全体のタスクが見える化され、全体の内どれだけのタスクが終わっているか、未着手のものがどれだけあるのかを一目で確認できるようになります。

ホワイトボードを利用した進捗管理は、何より手軽に開始できるという点がメリットです。また運用そのものも手軽で、作業が完了すれば付箋を移動させるだけです。タスクの重要度やプロジェクト、メンバーによって付箋や文字の色を変えるなど、工夫次第でより直感的で効果的な進捗管理が実現できます。

また、ホワイトボードを使った進捗管理で少し気を付けておきたいのは、付箋を無くさないようにすることです。全員が閲覧しやすいようにと廊下などに設置すれば、通り過ぎる際に付箋が剥がれたり、動いてしまうといった可能性があります。これを防止するため、設置場所を工夫したり、強力なマグネットを利用したりと、対策を考えておきましょう。万が一ホワイトボードが用意できない場合は、壁にピンで留めることでも代用が可能です。

Webツールを使った進捗管理

Webツールを利用することでも進捗管理を行うことができます。Webツールで進捗管理を行う場合のメリットには、場所に関わらずいつでも進捗を確認することができる点があげられます。出先からでも、スマートフォンやPCで進捗をすぐに確認できるのは大きな利点でしょう。また、ツールによっては、工数やタスク量の集計など、細かな進捗状況の把握や分析ができるものもあります。さらにアクセス権を制御することによって、部署や役職ごとに閲覧可能な範囲を細かく設定、といったことも可能です。このように、Webツールを利用することでより細やかで適切に進捗管理を行うことができるでしょう。

まとめ

今回は、ホワイトボードとWebツールを活用する際の進捗管理をご紹介しました。ホワイトボードを使った場合は、何よりその手軽さが大きな利点です。しかしより本格的で適切な進捗管理を行いたいという場合は、やはりWebツールを利用する進捗管理がオススメです。働くDBなど進捗管理の質を飛躍的に向上してくれるツールがたくさんあるため、プロジェクト管理でお困りの方はWebツールの導入を検討してみると良いでしょう。

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