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クラウド型業務システム構築ツール

2019/9/3

社内ポータルで社内の課題が解決できる!
運用のポイント。

社内ポータルで社内の課題が解決できる!運用のポイント。

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
企業や組織内における情報共有は非常に重要です。そして、そんな情報の伝達、共有に使われるのが社内ポータルです。社内で業務を行う上で必要となる情報を一方的に提供するのみでなく、情報共有ツールとしてさまざまな面で使用されています。ここでは社内ポータルで社内の課題解決へと導くための運用ポイントをご紹介していきます。

社内ポータルは業務を行う上で必要となる情報を提供するといった目的で、運用されてきました。しかし、IT技術の進化によって、より多くの側面を持つように変化しています。
かつては、仕事で使用するネットデバイスはパソコンが主流だったため、役割は非常に限定的なものでした。しかし、今日ではデバイスも多様化して気軽にアクセスが可能となったことから、用途が拡大されてきています。
さらに効率よく活用することで、組織内の課題の洗い出しから、解決まで可能な場合もあります。そこで、今回は時代に応じて変化し続けるポータル運用のコツをご紹介していきます。

社内ポータルの持つ「これまでの役割」と「これからの役割」

冒頭でも少し触れましたが、ポータルの持つ役割は時代の流れと共に変化し、今日ではより幅広い形で活用されています。
そこで、具体的な運用のコツをご紹介する前に、その役割の変化を確認しておきましょう。

社内ポータルの「これまでの役割」

改めて説明するまでもないかもしれませんが、ポータルとは「玄関」や「入り口」という意味です。そして、文字通り、仕事における入り口としての役割を担う目的として運用されていました。
具体的に、業務に必要となる情報を一方的に社員に向けて提供を行うことがメインで、簡素な掲示板やリンク集といった静的コンテンツが主体となっていました。
その後、IT技術の進化に伴って、各種アプリケーションへのアクセスや、簡単なスケジュールの共有など、より積極的に業務のサポートとなるコンテンツが追加されていったのです。

インフラとしての機能が強化され、進化する社内ポータル

さらに時代が進み、企業のポータルには、徐々に色々な情報の共有や、より積極的にコミュニケーションができる機能など、業務上欠かせないインフラとしての機能も加えられ、強化されています。

また、アプリケーションのクラウド化も進んでいき、さまざまなツールの相互連携も可能となりました。そんな中、ポータルはあらゆるツールとの連携を可能とするコラボレーションプラットフォームとしての意味合いを持つようにもなりました。

このような仕組みの上での変化にも伴い、社員、従業員と社内ポータルの関わり方も変わってきています。簡単に言ってしまうと、これまで以上に活用の頻度が上がったということです。
その結果として、従来とは求められるものも変化し、運営の方針・方法に悩んでいるという企業や組織が増えてきています。

これからのポータルに「求められるもの」は?運営のコツ

ここからは、具体的にポータルをより活かすための運営のコツをご紹介していきます。大切なのは、これからの時代に「求められるもの」を考える事でしょう。

社内ポータルの利用率をアップするために使い勝手を向上

社内向けの情報提供や、情報の共有を目的としている企業のポータルの場合、一般のウェブサイトとは違い、競合がいるわけではないため、利用率についてあまり考えていないという担当者も多いようです。しかし、利用率が下がれば、いくら重要な情報を掲載していたとしても、社員、従業員の目にとまらず、伝わっていないという可能性もでてきてしまいます。つまり、情報を提供するためのメディアとして、機能しなくなってしまうのです。その結果、メールや口頭など、複合的な通知手段で連絡を行う必要が出てくることによって、業務の効率も低下してしまいます。

そこで、利用率を下げないために、まずは使い勝手を見直しましょう。今日ではパソコンのみでなく、スマートフォンやタブレットなど、さまざなデジタル端末がオフィスでも使用されています。そのため、パソコンのみでの利用を前提としたデザインやUIでは使い辛くなってしまうのです。当然、使い勝手が悪ければ利用率は低下していきます。

利用率をアップし継続的に使い続けてもらうために、あらゆるデバイスでの利用を前提としたデザインやUIを採用し、常に使いやすい環境を保っていく必要があるのです。

目的を明確にし、必要な機能を厳選して加えていく

一般的なSNSのような過剰な機能は不要ですが、メールやカレンダー、各種クラウドや共有ドライブへのアクセス、タスク管理といった機能を社内ポータルに集約することによって、より効率的に業務を行うことができます。

企業として、ポータルに求めるものや、目的を明確にして、機能を厳選して加えていきましょう。さらに、ユーザーがそれぞれ自分の使いやすいようにレイアウトなどの変更が可能なものを採用すれば、個々の作業効率がさらにアップすることも期待できます。

プロジェクト管理ツールとしての機能

今日の企業のポータルに求められている大きな要素のひとつとして、プロジェクト管理ツールとしての側面があります。グループ、チームでタスク管理や情報を共有し、同時にチャットなどでコミュニケーションも円滑に取れる、といった形が理想的です。
もちろん、プロジェクト管理ツールもさまざま登場していますが、社内ポータル内に備えることによってセキュリティの面でも安心な環境となります。
また、情報共有やコミュニケーションが活発化することによって、社内のあらゆる問題の洗い出しもより容易にできるようになり、解決への動きもスムーズになる、といった効果も期待できるでしょう。

まとめ

企業のポータルサイトというと、単に連絡事項や業務に必要な情報などを「掲載するためのツール」というそんなイメージを抱いている方も多いことでしょう。ですが、時代と共に求められるものは変化してきています。今回ご紹介したポイントを参考に、社内ポータルの運営によって業務を効率化し、課題解決に繋げていきましょう。

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