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2019/9/4

社内稟議とは?
ツールを使って賢く仕組み化

社内稟議とは?ツールを使って賢く仕組み化。

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
企業や組織において、特別な権限がある場合を除いて、独断で判断を下したり、決定を行うことはできません。だからといって、全ての判断や決定のたびに毎回会議を行うのも現実的ではありません。そこで、会議を開く程ではない事柄についての決定や承認の方法として、社内稟議が広く用いられています。この社内稟議もワークフローを導入し、管理を行うことで業務をより効率的に行うことが可能です。ここではその際のポイントをご紹介します。

これまで「当たり前」と考えて行ってきた業務だったとしても、業務フローの見直しによって、無駄を省き、業務を改善することができる場合があります。
1人では決定できない事項の確認手段である社内稟議もそのひとつです。今日では稟議効率化ツールにもさまざまなものがあります。うまく活用すれば、業務効率を大幅に向上できるのです。
毎日の業務を行う上で、大きなポイントのひとつと言える社内稟議について、今回は、その具体的な方法についてみていきましょう。

社内稟議とはどんなもの?決裁との違い

現在、企業のあらゆるシーンで、稟議が行われているため、多くの方がご存じでしょう。しかし、案外その明確な定義や、決裁との違いがわかっていないという方も少なくないようです。そこで、まずは具体的に稟議とはどのようなものなのか、そして混同されがちな決裁との違いを整理していきましょう。

稟議とは?どんな役割があるのか

通常、重要事項の決定の際には会議を開き、検討を進めることとなります。しかし、細かなことの決定を行うために、毎回会議を開くのは現実的ではありません。そこで、会議を開くまでもない内容の確認を得るために使用されるのが稟議です。

具体的には備品の購入や、外部との契約の締結をはじめとして、出張の許可や外注先への各種支払などが対象です。
稟議書に記載されるのは、内容や予算/理由/目的などが中心となります。そして、複数で回覧するという形が一般的な形式です。もちろん、形は組織により異なっている点に注意しましょう。

稟議と決裁の違い

稟議と似たものとして、決裁があります。書類を作成して、上司から承認を得るというシステム、そして手順がよく似ていることから混同されてしまいがちです。そのため、具体的な違いがわからないという方も多いのではないでしょうか。

決裁は基本的に、決裁権を持つ上司に直接確認してもらうためのものです。それに対して、稟議は複数で回覧し、確認を得るという形式の違いがあります。

そのため、決裁の場合は複数人によるチェックであるとは限らず、上司1人からのみ確認を得る、というケースもあります。
ただ重要な決裁の場合には複数人の上司の確認が必要な場合もあります。結果として、稟議と似た形になることもあるのですが、一般的には、決裁は稟議よりもさらに重要な決定において用いられることが多いようです。

社内稟議の仕組みを根本的に見直す

繰り返しになりますが、稟議はもともと、事項を決定するための手続きを省略するために用いられるものです。とはいえ、複数の確認が必要なこともあって、時間がかかるというデメリットがあります。

グローバル化が進むビジネスシーンにおいて、ますますスピード感は重要となりつつあります。特に、海外企業と比較すると、日本企業は判断が遅いと言われており、稟議がその一因と言われています。そこで、この制度を根本から見直し、さらに効率化していくことが求められているのです。ここからは、その具体的な方法をご紹介していきます。

ワークフローの見直し・導入によって稟議を「仕組み化」

時代が変化すると、ビジネスの形も変わっていくため、最適なワークフローは常に変化します。そんな中で、社内における稟議などの取り扱いについても、根本から見直す必要がでてきています。

現在ではオンライン上であらゆることができるようになっています。稟議も例外ではありません。紙の書類ではなく、オンライン上で、一貫して処理できるようになれば、よりスムーズでスピーディな判断が可能となっていくでしょう。

さらに、一部の企業においては「○○時間を経過した稟議の自動承認」といった仕組みを導入するケースも増えました。このようにさまざまな工夫をすることによって、よりビジネスのスピード感を上げることが可能です。

このように、システムを根本から見直し、あらためて「仕組み化」し直すことによって、もともとの利点を活かしつつ、より効率化を図ることが可能となります。

社内稟議の効率化に役立つシステムやツールの活用

いきなり稟議のオンライン化、システム化と言っても具体的に何をしたらいいのかわからないという方も多いと思います。もちろん、社内で独自の稟議のシステムを設計・開発している企業も多いですが、開発には高額なコストや時間が必要となるため、敷居が低いとは言えません。

そんな背景もあり、稟議を簡単にオンライン化できるツールも増えてきています。
中には初期費用をかけずに導入が可能なものもありますので、組織の規模や用途に合わせて探してみましょう。
稟議をはじめとして、決裁から勤怠管理や情報共有などまで総合的に社内ワークフローを一括管理できるツールもあるため、これを機に、業務方法を丸ごと見直し、検討を行うのもいいかもしれません。

まとめ

稟議を用いることによって、コストの削減や業務効率化などさまざまなメリットがあります。しかし、最終的な承認を得るまでに時間がかかるといったデメリットも存在します。
そこで、業務全般における仕組みを見直し、稟議システム、ツールを活用することで、デメリットを軽減し、より効率的に業務を進めることができるようになります。現在の稟議に不満を抱えているのであれば、一度ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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