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クラウド型業務システム構築ツール

2019/9/5

業務改善とは?
成功に導くためのポイントを徹底解説

業務改善とは?成功に導くためのポイントを徹底解説

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
ビジネスシーンにおいては、常に業務を正確に、そしてスピーディに遂行することが求められます。一旦ベストなシステムやワークフローを構築できても、時代の変化とともに見直しを行う必要がでてくるものです。つまり、常に業務改善について考え、改善を続けていかなければなりません。そこで、ここでは業務改善を成功に導くためにチェックしたいポイントを解説していきましょう。

令和の時代に入り様々なイノベーションが起こり、ビジネスシーンも常に変化していっています。そのため、一度効率的なシステムやワークフローを構築しても、常に新しい技術を取り入れながら、継続的に業務改善を行っていく必要があるのです。
しかし、いきなり業務改善と言っても具体的に何をしたらいいのかわからないという方も多いと思います。そこで、今回は業務改善の成功を実現させるために重要なポイントを解説していきましょう。

業務改善の成功に欠くことのできない「QCD」

業務改善を行っていくうえで、最も重要なことは何だと思いますか。そもそも、業務とはさまざまな商品やサービスを生み出し、提供することによって、利益を生み出すことです。
そんな業務を改善する上で大切なのは、商品やサービスの質を上げていきながら、コストを削減し、最終的に自社の商品やサービスを届けるという3つのポイントだと言われています。この品質(Quality)、コスト(Cost)、届ける(Delivery)の「QCD」を考えることが、業務改善の成功に向けて、最初に行うべきミッションでしょう。

では、ここからはこの3つのポイントを改善するには何をしていけばいいのかをみていきましょう。

混同されがちな経費削減と業務削減の違いとは?

業務改善や効率化において、重要な要素となるのが「経費削減」と「業務削減」です。同じ「削減」ですので混同されることも多いですが、経費削減の場合にはコストのみを対象としています。具体的には家賃や電気代、通信費などを削減することが経費削減にあたります。
それに対して業務削減は、作業効率を高めたり外注化するなどして、よりスムーズに業務を遂行することを目的としているものです。つまり、トータルで業務改善を実現するためには欠かせない要素なのです。

問題点を把握する

品質、コスト、自社の商品やサービスを届けるという業務を改善するには、まずは問題点の洗い出しを行い、どこに問題があるのかを把握していく必要があります。
企業や組織が大きくなればその分だけ、さまざまな問題点が発生します。具体的には仕事の振り分けが適切ではなく、一部の従業員に負担が集中していたり、業務を行う上で不要なステップや無駄な作業に時間を割かざるを得なくなっている、といった具合です。
業務全体を通して改善を行うには、こういった問題点をひとつひとつ把握することからはじめる必要があります。

とはいえ、毎日こなしている業務は多くの従業員にとって「当たり前」となっており、なかなか課題が見えにくい状態となります。
そこで、わかりやすく問題点を把握するために情報収集を実施してみることをおすすめします。ある程度の規模の組織になると、属している部署や係、またはポジションによって置かれている状況が異なっています。そして、当然起きている問題、起こりえる問題も別となるはずです。なので、組織全体を見渡しながらの情報収集を迅速に行うことが大切です。

社内の情報共有を徹底する

常に社内全体の情報共有を意識することも重要なポイントです。それぞれの社員間、部署間でも情報を共有することではじめて見えてくるものも少なからずあるでしょう。
例えば、同じ業務を行っている社員でも、その進め方がまったく違っている可能性もあります。その結果として、成果に差が出ているようなら、改善することで業務の効率化が期待できるでしょう。
社内の情報共有を徹底し、仕事を「見える化」することではじめて、改善が必要な問題点が見えてくるケースもあるのです。

社内のみでなく他社との比較を行う

社内の社員間、部署間での比較も大事ですが、市況や競合他社と自社を比較することも重要です。自社内で「正解」としていた業務方針やシステムも、他社と比較してみると「弱点」となっていた、というケースもあるものです。比較しなければ見えてこない問題点もあると認識しておきましょう。

常に他社との比較ばかりする必要はありませんが、業界の中における自社を客観的に確認、把握することも業務改善を成功させるためには欠かせないステップです。

業務改善の成功に向けた具体的アイデア

業務改善の成功を実現するためのポイントについて解説しましたが、具体的に何をすべきかわからないという方もいらっしゃると思います。
そこで、次に具体的な方法、アイデアをご紹介します。業務改善に悩んでいる方は参考にしてみてください。

ツールを使ってオンライン上で情報共有

いきなり情報共有と言われても、何をしたらいいのかわからないものです。そこで、まずは情報共有ツールをうまく利用して、情報を共有することからはじめてみましょう。
情報共有ツールを活用すれば、オンライン上であらゆる業務に必要な情報を共有することができるため、社員が自由にアクセスし、活用が可能です。

紙の書類で情報の管理を行っているのであれば、たとえば何かの資料をひとつ探すにしても、まずはどこに保管されているのかを調べ、取りに行く必要があります。また、同時に複数人で閲覧することも困難です。それに対して、オンライン上で情報共有がされていれば、デバイス上で検索をかけるだけで、簡単に目的の資料の閲覧が可能です。もちろん、複数人での同時閲覧も可能ですので、業務上の無駄を大幅にカットできます。
最近は、オンライン上でさまざまな情報が共有可能なツールが数多く登場していますので、組織の規模や目的に合わせて選びましょう。

タスク管理をチームで見える化

ひとつのプロジェクトを複数人のチームで進める場合、タスク管理の共有が重要です。誰が何を進めていて、それはいつまでに完了するのかといった情報が共有できていれば、より効率的に業務を進めることが可能です。また、どこかで業務が滞っていたり、トラブルが発生した際にも、状況の確認が容易にできるため、よりスピーディに対処できます。
タスク管理に特化しているツールも多くありますし、総合的にワークフローを管理できるツールでもタスクの共有・管理は可能です。社内のシステムに合わせてツールを選びましょう。

ワークフロー管理システムやERPの導入

業務改善の成功を実現するためには、色々な点について総合的に考えていく必要があります。もちろん、各業務に対してひとつひとつ問題を洗い出し、解決していくこともできます。ですが、先ほどもご紹介した情報共有やタスク管理などを効率よく行うことのできるシステムを導入することによって、一度に複数の問題をまとめて解決できるケースもあります。
それがワークフロー管理システムやERPです。社内のあらゆる業務を一括してシステム化することによって、業務上の無駄を省き、効率化が可能となるのです。
今日では、多くの企業や組織でこれらのシステムが導入されており、業務改善の成功においては大きなポイントのひとつとなっています。

まとめ

今日では常にどう業務を改善するかを考える続けることが必要とされています。とはいえ、総合的に業務内容を見直すとなれば、何から行っていけばいいのか、わからなくなってしまうこともあります。今回ご紹介したポイントやアイデアを参考にして、まずは自社の課題を社内全体で共有し、業務改善に役立てていただければ幸いです。

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