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クラウド型業務システム構築ツール

2019/9/9

業務の棚卸しから始める業務改善。
そのポイントを解説!

業務の棚卸しから始める業務改善。そのポイントを解説!

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
社内で毎日当たり前に繰り返されているさまざまな業務ですが、その必要性を考えたことはないという方も多いでしょう。改めて見直しを行ってみると、実は不要である場合も多く、また、ワークフローの見直しによって、大幅に効率化できるという場合も意外と多いのです。そこで、重要となるのが定期的な社内業務の見直しです。

業務改善において、この業務の棚卸しの重要性は高まりつつあります。今回はそのポイントを解説していきます。

どうして定期的な業務見直しが必要なの?

一度企業システムを作ってしまえば、あとはずっとそのまま企業運営ができるというイメージを抱いている方も多いかもしれません。確かに、かつては一度システムやルールを作ってしまえば、それに乗っ取って長期的に運営を続ける企業も少なくありませんでした。ですが、IT技術の進歩などで、ビジネスの形が日ごとに変化しています。そのため、世界のスピード感に合わせて、業務内容も見直し続けなければならないのです。

次に業務の見直しを行うことでのメリットを整理していきましょう。

働き方改革推進にも不可欠な業務棚卸し

近年、あらゆる業界で進められている働き方改革ですが、そんな中で、従来とは働き方の変更を迫られた組織も少なくないと思います。業務の棚卸しは、働き方改革を推進する上でも不可欠です。

ビジネスの世界にもITが導入され、必要ではなくなった業務も少なくありません。例えば、これまで紙の書類で整理されていた資料の管理などは、ほぼシステム内で行えるようになったので、手作業による分別などは必要なくなりました。ですが「昔からやっているから」という理由だけで、ほとんど使われることがないにも関わらず、依然として紙の書類による資料整理が続けられているといった場合もあるようです。
長期間にわたって、見直していない業務の中には、もはや目的や意味を失い、形だけとなってしまったものも決して少なくないでしょう。これこそが、無駄な業務であり、効率化を阻害している要因の一つです。
こういった、非効率な運営によって、無駄な仕事が発生し、その結果として労働時間などに反映され、働き方が限定的になっている可能性も考えられます。

棚卸しを定期的に行えば、こういった無駄の排除につながり、運営を効率化できます。結果として、働き方改革の推進や、組織全体での利益率アップにも繋がるのです。

企業の現状把握ができる

常に現状把握を続けることは、健全な企業運営のためには大切です。定期的な棚卸しによって、状況を確認することで、組織の現状把握が可能となります。

現状を把握できれば、企業としての今後の方針や、目標も立てやすくなります。それが、結果的に企業のさらなる成長へと繋がるのです。

また、リスクへの備えとしても効果を発揮します。規模の大きな企業になると、無意識に業務上、コンプライアンスに抵触してしまっている、という場合も発生します。ソフトウェアのライセンス違反などがその代表です。十分な管理ができているつもりでも、近年ますますライセンスの多様化が進むなかで、定期的に状況を確認することによって、違反のリスクを軽減できるでしょう。
もちろん、セキュリティ関係のシステムも定期的に見直すこととなるため、ウィルス汚染といったリスク軽減にも有効です。
法令などによって、業務内容の変更が必要となる場合もあります。そんな時でも、業務の内容やワークフローを把握できていれば、スムーズな対応が可能となります。

このように、企業の現状把握にはとても多くのメリットがあります。

業務棚卸しをうまく活用するためのポイントとは?

近年では、業務の棚卸しという言葉を耳にする機会も増えました。ですが、具体的に何をしたらいいかわからないという方も多いと思います。
そこで、ここからは棚卸しをうまく活用するために確認しておきたいポイントを解説していきます。

行っている業務を書き出し、整理する

さまざまな方法の中でも、もっともシンプルな方法は組織で行っている業務を書き出し、整理していく方法です。業務を分類して、簡単な体系表を作れば、それぞれの関連性も把握しやすいでしょう。
最初のステップですが、とても重要なポイントです。ここで抜けがあれば、その業務の現状は把握できません。また、整理が不十分だと相互関係が不明瞭で、棚卸しそのものの効率が落ちてしまうため、時間はかかりますが、丁寧に、正確に書き出していきましょう。

改善可能な点の洗い出し

社内の現状について整理できれば、それぞれのワークフローや実態を確認していき、そこから問題点やこれから改善が可能な箇所を洗い出す作業に入ります。
例えば、重要度が低い業務であるにも関わらず、多くの人員が配置されていたり、必要以上に時間を要していたり、といった場合です。これらの場合には何らかの改善策を講じるべきでしょう。また、外注化や、ツールの導入などで、業務自体を削減できるケースもあります。

このようなポイントを洗い出し、検討・改善へと進みます。流れとしてはシンプルですが、これを定期的、継続的に行うことが、業務を改善していくうえで重要となります。

まとめ

近年、耳にする機会が多くなった業務の棚卸しですが、組織全体での現状を把握し、運営を円滑なものとする上でとても重要なプロセスです。
そのメリットを理解した上で、正しくステップを踏みながら業務の棚卸しを進めていきましょう。

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