販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

クラウド型業務システム構築ツール

導入事例:株式会社アークコミュニケーションズ様

業務のルール化やデータの一元管理によって業務効率が格段にアップしました!

経営企画室 佐々木様、田中様

株式会社アークコミュニケーションズ様
株式会社アークコミュニケーションズ様
業務内容:翻訳・通訳事業、Web制作事業、人材派遣事業
利用用途:翻訳事業の案件管理、請求管理、発注支払管理
https://www.arc-c.jp/
翻訳・通訳事業、Web制作事業、人材派遣事業と幅広く事業を展開されている株式会社アークコミュニケーションズ様。各事業の基幹システムとして働くDBの用途を拡大中のなか、働くDBの導入を担当された経営企画室 佐々木様、田中様に最初にローンチされた翻訳サービスの案件管理、受発注システムとしての働くDB活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

翻訳会社特有の、外貨対応や英語帳票対応が多様でかつ属人化しており、業務の標準化ができない…

翻訳会社特有の悩みとして、もともと見積書や請求書のバリエーションが多い上に、外貨・外国語対応も必要なため帳票の種類が非常に多い、ということがありました。帳票はExcelでテンプレート化していましたが、案件に応じて個別に項目の追加・削除をしているため、次に作成するときには必要な項目が抜けてしまう、などのミスがありました。特に、外貨や外国語の帳票は属人化し、その上、海外への請求書に誤って消費税を入力してしまうなど、すべてのパターンに毎回正しく対応することができず、業務の標準化に課題を感じていました。一方、このようなバリエーション対応に気を取られ、日付の入力ミスなどの単純なミスも発生しており、ダブルチェック・修正作業に、多くの工数がかかっていました

入力統制ができておらず、経営分析のデータに信頼性がなかった…

これまではExcelで管理を行っておりましたが、顧客名やサービス、作業区分などをそれぞれ手入力で入力していたため、同じ顧客やサービスでも全角/半角、アルファベット/カタカナ、「・」の有無など異なった値で入力されていることが多々ありました。そのため、過去データの検索や集計などが正しく行えず、経営分析を行おうにもデータに信頼性がない状態でした。

Excelでの管理に限界を感じていた…

Excelの管理では、累積データの作成が非常に煩雑でデータ分析が難しい、数字や売上月などの重要な値が誤って書き換えられてしまうリスクが高い、管理表の同時編集ができず業務が滞る、といった課題がありました。また、対応件数が年々増加し今後も増えていく見込みのなかで、Excel管理のまま今の人員では作業が追いつかない、と限界を感じていました。
また、複数の事業部にまたがって同じお客様との取引がある場合に、各部門で管理しているExcelを確認して、請求情報の確認や入金消し込みの作業を行っていました。部門ごとに請求は分けていましたが、同じお客様からの入金があると、どの部門への入金かという情報までは入金データから判断できないので、Excel上の金額を見て消し込みを行っており、そういったアナログな対応にも不安がありました。

働くDBによる解決

働くDBで業務の標準化、ルール化によって業務効率がアップ!

働くDBを使用することで、入力した見積条件ごとに帳票パターンが決まり自動で帳票が作成されるので、これまで都度考えながら書類を作成していた作業時間が、圧倒的に削減されました。以前は、担当者がチェック作業に丸一日を費やし本来の仕事ができない状態でしたが、働くDBでは、入力画面上に入力時の注意事項をコメントで表示することや、入力画面単位で入力の統制が簡単にできるので、入力情報の過不足や入力ミスも軽減されています。
また、以前は帳票の再発行(修正)が全体の1〜2割ほど発生しており、手戻りの作業がありましたが、帳票発行業務が定型化されたことで、再発行もほぼゼロとなりました。修正を行うということ自体が本当に手間と時間がかかる作業なので、これがなくなるだけでもかなりの作業時間削減になりました。本来のシステム化の目的は、経理担当側の負荷軽減でしたが、結果的に現場の業務量も軽減することができ、現場担当者からも感謝されました。

マスタ化や入力統制により入力がスムーズに!データの信頼性も上がった!

顧客情報をはじめ、サービス項目、作業区分などをマスタ化し入力情報の標準化を行ったことで、入力や過去データの検索がスムーズにできるようになりました。入力統制の機能や自動変換に加え、入力画面上に自由にコメントや見出しを書き込めるため、別途作成したマニュアルも最低限の内容に抑えられてよかったです。また、データ分析においても正しくデータが登録されていることで、抜け漏れなく集計できるようになったので、信頼性の高いデータ分析が可能になりました。

Excel管理から脱却!一元管理・情報共有により無駄を削減できた!

働くDBでシステム化を行ったことで、管理データへの同時アクセスが可能となって業務がスムーズに進むようになり、操作の制御によって数値を誤って書き換えてしまうリスクも軽減しました。ログとして操作履歴が残る点も安心です。また、請求金額の検算作業など従来行っていたチェック業務も削減でき、請求書などの帳票類はこれまで2名体制でダブルチェックを行っていましたが、自動化したことでチェックの範囲を限定することができ、現在は1名でのチェック体制となりコストの削減に繋がっています。また、働くDBで一元管理を行ったことによって、各部門のExcelを都度確認しにいく必要がなくなりました。複数部門の取引も一括で請求データの管理が行えるようになり、それによって入金消し込み時の不安も軽減することができました。
Excel管理による大きなミスや損失が実際に発生する前にシステム化することができて、本当に良かったです。

働くDBで良かった理由

カスタマイズの自由度が高い!

自分たちで自由にカスタマイズできるというのは大きなポイントでした。3年程前からずっとERPを探していましたが、外貨対応など翻訳会社特有のニーズに対応でき、プロジェクト単位で管理ができること、現状の運用を極力変更しないこと、を重視して検討していましたが、パッケージのシステムでは全く機能が足りませんでした。また、カスタマイズが可能なツールは他にもありましたが、自分たちで処理を組むとなるとハードルが高いものばかりでした。働くDBではリレーションがきれいに組めるだけでなく、自動処理機能がもともとついていおり、ノンプログラミングで処理を作っていくことができ導入へのハードルが低かったことも働くDBを選択した理由の一つです。

運用開始までがスピーディー!稼働後もより良いシステムに改善していける

ノンプログラミングで構築ができるので、設計からローンチまで短期間で構築ができたことが良かったです。システム構築経験のない担当で設計からDBの構築までを行いましたが、ほぼ自分たちだけでマニュアルやコミュニティサイトのFAQ、サンプルテンプレートを参考にしながらスムーズに構築を進めることができました。
また、運用しながら日々設定の変更を行っていますが、使いにくいところは随時改修を行い、どんどん使いやすいシステムにしていくことができる点もとても嬉しいです。

社内のあらゆる業務の効率化を図ることができる!

最初は翻訳サービスの事業からシステム化を行いましたが、人材派遣の事業についてもローンチが完了しています。これからWeb制作事業も運用開始する予定となっており、その後は人事系の業務やSFA、CRMとしても拡張を行っていく予定です。基幹系、情報系のシステムなど社内のさまざまな業務を働くDB1つで管理することができるので安心ですし非常に助かっています。

貴重なご意見ありがとうございました。
佐々木様、田中様、お忙しい中、ありがとうございました!

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