販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:ブラッシュアップジャパン株式会社 様

以前の高価なシステムに負けない機能なのにコストは4分の1に!

サポート室 田中 絵留奈様

ブラッシュアップジャパン株式会社 様
ブラッシュアップジャパン株式会社 様
業務内容:人材紹介、就職支援サイトの運営
利用用途:営業案件管理
http://www.brushup-jp.com/
日本で初めて既卒・第二新卒に特化した就職支援サービスを手掛け、3000社を超える求人企業の利用実績と6千人以上の正社員就職を支援してきたブラッシュアップジャパン株式会社様。就職支援サービスを支える営業メンバーの日々の活動や、受注に至るまでの管理を行う営業支援システムとして働くDBを利用して頂いている。社内業務システムを担当されているサポート室田中様に働くDBの活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

営業各個人にて営業ヨミ(見込顧客)、既存顧客をExcel管理しており
共有がされていない…

システム化する以前は、営業ヨミ(見込み案件)、既存顧客を営業メンバー各自でExcelシートにて管理を行っていました。営業各個人での管理であるため、独自フォーマットかつ、共有もされていない状態でした。特に、全体での顧客管理が正確に出来ていない事は、大きな課題と感じており、まずは各自のExcel管理を辞めて、共有可能なシステムを導入しようという事になりました。

システム化により情報共有は達成したが、入力の手間や検索など
機能への不満という新たな問題に直面…

各自で管理していた見込み案件の共有が可能なシステムの導入を行いましたが、新たな問題に直面する事になりました。このシステムは、導入コストが安く、利用者にて簡単にデータベースアプリを作成でき、Excelのように使えるといった点に惹かれて導入を行いました。

最初のうちは、利用者各自でデータベースアプリを作成し、データを投入すれば、他メンバーに共有される点が便利だと感じていましたが、使っていくにつれ、一部分の更新インポートが出来ない点や、何度も同じ情報をテキスト入力せざるを得ない点、アプリ内の詳細な検索が出来ないなど検索機能が弱い点があり、運用上の課題となっていました。
そのため、今度は重複入力が少なく、検索機能に優れたデータベースシステムを探そうという事になりました。

高機能なデータベースシステムを導入したもののコストが高く、
仕様に馴染めない…

続いて、新たに導入したシステムでは、導入コストこそ高くはありましたが、その高機能さ故に、今までの課題の解決ができると思い、導入を決めました。

確かに高機能ではあるのですが、また異なる課題に直面する事になりました。 海外製品であるためか、画面構成やシステム仕様になかなか馴染む事ができず、自社運用に合わせてカスタマイズを行おうにも、複雑なため自身では行う事ができず、ベンダーへ有料で依頼していました。
作業時間での費用算出であるため、当初予定していた予算内では一番重要な部分まで直せずに終わってしまう事もありました。

働くDBによる解決

営業見込み(ヨミ)の共有はもちろん、見込み顧客全体が見える事で掘り起こしを計画的に行えるようになった!

個人単位で顧客管理を行っていた時に比べ、全体で共有管理するようになった事で、見込み顧客や既存がどれだけいて、どこにアプローチ出来ているのか、出来ていないのか、などの状況がハッキリと見えるようなりました。
そこから、絞り込み検索を行うなどし、対象を抽出する事で、掘り起こし用のリスト生成も簡単に出来るようになりました。営業間での情報共有ももちろんですが、見える化による改善効果は大きいと思います。

何度も繰り返し入力する重複データが減少!入力の手間が最低限に!

働くDBでは、繰り返し入力する情報などをマスタデータとして管理し、データ登録時には検索呼び出しできるほか、区分などの少ない選択内容であれば、選択肢項目を利用し、予め登録した選択肢内容をプルダウン形式で簡易登録する事が可能です。
このように決まったテキスト内容が入る個所は極力テキスト入力をしなくて良い設定を行う事で、入力の手間を減らす事ができるだけでなく、検索時の正確性も担保する事ができています。

また、Excelへの帳票出力機能もとても便利で、活用しています。
働くDB内に保持している、顧客情報と請求情報から、Excelファイルの雛型へボタン1つでデータを転記して、帳票を自動で作成ができるので、書類への転記作業が無くなり、請求書発行業務がとても楽になりました。

細かいカスタマイズが利用者側で行える!前システムでの課題はほぼ解決!

働くDBは、設定画面の理解さえ進めば、入力・参照画面や、ワークフロー部分を利用者側でカスタマイズできてしまいます。 このように自社運用に合わせた細やかなカスタマイズが行えた事により、前システムでの課題は追加費用無しでほぼ解消されました。

また、基本の画面がExcelシートのような一覧画面なので、Excelの延長のように利用ができ、移行期も受け入れやすく、社内での浸透も早かったと思います。 前々システムに比べデータベース機能(リレーションや検索など)が強く、前システムよりもExcelに近しい操作ができ、ちょうど2つのシステムのいいとこどりのようなシステムで、とても満足しています。

働くDBで良かった理由

圧倒的なコストメリット!前システムに比べ4分の1の費用に!

前々システムは、コストは非常に安価ですが、行える事も限定的でした。
各データベースアプリ間での連動が弱く、複数のアプリに同じような情報を何度も入力するなど、入力の手間が膨らんでしまっていました。

対して、前システムは、高機能な分、非常に高価なシステムです。
通常ライセンスでも高価ですが、さらに自社運用に合わせた画面などのカスタマイズは、開発スキルが求められるため、ベンダーへと依頼をするとさらに費用がかかってしまいます。

そこが、働くDBでは、画面や処理のカスタマイズは全てシステム内の設定で行えてしまうので、ベンダーへの依頼費用はかかりませんし、システム利用費用も前システムの4分の1と、圧倒的なコストメリットが出ています。

2つの類似サービスと比べてもインポート機能が優秀!30分の作業が数分に!

アウトバウンドにて利用する顧客リストを働くDBにアップロードをして、状況を追っていく管理をシステムにて行っているのですが、このアウトバウンド顧客リストのインポート作業が非常にラクになりました。
前々システムでは、一度アップロードをしてしまった後に、後追いで一部分のデータ更新を掛ける場合、アップロード済みのデータを一旦ダウンロードして情報更新を行った上で、再アップロードする必要がありましたが、働くDBでは、更新を行いたい項目およびレコードのみを指定しての更新インポートが可能なため、対象のデータのみピンポイントで安全に更新を掛ける事ができます。
前システムでは、インポート時に複雑な項目の設定調整作業が発生し、時間がかかってしまいます。
30分程かかってしまっていたインポート作業が今では数分で完了してしまいます。

サポートが手厚い!

働くDBの画面構成や仕様にまだ慣れていない導入初期は、良くサポートを利用させて貰いました。メールや電話にて質問や実現したい事について伝えると、迅速かつ的確に回答して貰えます。操作に慣れていない初期だからこそ、このように手厚いサポートはとても助かりました。

当初計画になかった業務範囲もシステム化していける!

システム化の発端は、営業支援管理部分ですが、そちらの業務については、システム化による効率化を達成できました。しかしながら、営業支援管理以外にも、社内でExcel管理している業務は多くありますので、じょじょにシステム化への移行を進めて行ければと思います。
実は、請求書の発行業務は当初のシステム要件にはなかったのですが、今では働くDB上で運用しています。最初にちょっと慣れは必要ですが、このように当初予定になかった業務要件も、働くDBであれば、どんどん組み込んでいける点が非常に嬉しく思っています。今後も働くDBへの移行を進め、効率化を実現していきたいと思います。

今後、働くDBへ移行する事で効率化を検討している別業務もあり、これからも利用範囲を広げていく予定です。
また、追加や改善していってほしい機能もありますので、これからも引き続きよろしくお願いします。

貴重なご意見ありがとうございました。今後も、更なるサービス改善を行っていきます。
こちらこそ、よろしくお願いいたします!
田中様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

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