営業案件管理、受発注管理、進捗工程管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

導入事例:株式会社京王エージェンシー 様

クライアントに“品質が上がったね”とお褒めの言葉を頂きました!

グループPR部 藤原 教正 様

京王エージェンシー様
株式会社京王エージェンシー 様
業務内容:各種広告媒体を取り扱う総合広告代理店業
利用用途:進捗工程管理(ホームページ更新や業務の進捗)
https://www.keio-ag.co.jp/
駅中広告やイベント、キャンペーン等のセールスプロモーションの企画・運営・制作、商業施設のインテリアの企画 ・制作まで、幅広い活動を行う総合広告代理店の株式会社京王エージェンシー様。"すべての人を、最高のアイデアで、幸せにする" そういった活動の一部である、PR用ホームページ制作の現場にて、働くDBを利用して頂いている。グループPR部の藤原様に 働くDBの活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

連絡などやり取りのメールは月間1,200件、担当者がお休みする度に、大量のメールを掘り起こす事に…

働くDB導入以前はすべてメールまたは電話での連絡でした。 月間のメール数は1,200件。担当者が急きょお休みを取る事になった際には、別の者が引き継ぎのために、大量にある過去のメールを掘り起こし、状況の把握を行う必要がありました。 この作業で半日かかる場合も良くある話でした。

同じ案件のやり取りなのに…
1日に何度も何度も同じ内容を入力…

また、同じ案件のやり取りでも、依頼の度に定型のメールフォーマットに従い、相手先や案件名の入力を何回も行ったりと、ルーチンワークに非常に多くの労力を費やしていました。1件1件は大した事は無いかもしれませんが、数日にわたり何度もやり取りをする内容ですから、かなりの時間を費やしていた事と思います。

電話連絡の多用により次第に進む属人化…
情報が共有されていない事でのトラブルが増えてきた…

さらには、このようにメールでの連絡が非常に労力がかかる事に加え、進捗の状況の把握にも時間がかかります。そのため、確認連絡に電話を利用することで、担当者のみ把握している作業が発生していきました。この短期的な作業の属人化により、現場に混乱を来す事もしばしばでした。

このように、本業の広告媒体制作に割くべき時間が、日々のルーチンワークに割かれる事で、品質の向上はおろか、低下を招く恐れも出てきてしまっていました。

働くDBによる解決

半日かかっていた作業引き継ぎが数分に!
作業進捗の見える化は想像以上の効果だった。

働くDBの導入により、まず改善された事は、課題でもあったメールや電話でのやり取りが圧倒的に減り、半日かかっていた担当者引き継ぎがほぼ無くなった事です。別の担当者が行っていた案件でも、情報を参照すれば、過去のやり取りの履歴、現在の進捗状況がまとまった形で詳細に把握できるので、素早く状況の確認から対応作業に移れています。

何度も繰り返していたルーチンワークが消滅。
やり取りの際のストレスとともに無駄な時間も消えて行った。

続いて、メールでのやり取りそのものが消滅した事により、何度も定型フォーマットに合わせてメール本文を打つ必要性が無くなりました。
基本情報は案件登録時に登録するだけで、あとは、やり取りに伴い情報の更新や履歴情報を追記していくだけ。無駄なルーチンワークが全く無くなりました。

作業の属人化も消滅。お客様からはお褒めの言葉を頂くように。

さらに、クラウド上で情報の共有が詳細に可能になった事により、作業の属人化も解消され、現場に混乱を来す事も無くなりました。進捗状況の見える化、連絡作業の簡略化、作業のスピードアップ。働くDBがもたらしてくれた改善は、多く、品質の向上に一役買っています。お陰様で我々のお客様から、「サービスの品質が上がったね。」と、お褒めの言葉まで頂いてしまいました。

働くDBで良かった理由

業務効率化を実現できたのは、システムの柔軟性を支える高度な機能と、 強力なサポートがあったからこそ!

システム導入にあたり、実は、働くDBの他にも数社検討しました。
しかしながら、他の製品は、自社業務に対して細かい部分での融通が効かず、業務をシステムに合わせる必要性がありました。 それではシステム導入にあたり、現場でのインパクトも大きいですし、業務効率化も本当に果たせるかどうかが非常に心配でした。 そんな中、働くDBと出会い、その柔軟性の高さと操作のし易さから業務の改善イメージを描くことができ、導入を決めました。 しかしながら、もっと驚かされたのは導入後です。働くDBを選んで良かったと思う事の連続でした。

丁寧・迅速・的確!強力なサポートのお陰で安心して利用できています。

まず、驚かされたのは、導入時のサポートです。ご対応頂いていたのは女性のサポート担当の方で、非常に丁寧かつ迅速、さらには的確にサポートして頂きました。「急ぎでちょっと助けて欲しい!」という時にも、電話を掛ければ直ぐ繋がり、対応して頂けます。この安心感は非常に重要だと思っています。これは、我々から見ても、他社には無いラクスさんの強みだと思っています。

自動処理がとにかくスゴい!ルーチンワークをどんどん自動化して行ける!

あとは、導入当初よりラクスさんに推して頂いていた「自動処理」機能がとにかく素晴らしいです。
レコードの登録や更新、メールの送信等の一連の操作をボタン化およびバッチ処理化できるのですが、これがルーチンワークの自動化に非常に役立っています。特に、指定したタイミングで自動でメール(作業連絡など)を送れるのが良いですね。
この機能は本当に行える事が多いので、ラクスのサポートと組み合わせれば、今以上の様々な業務での効率化を実現できる事と思います。

本当に働くDBを選んで良かったと思っています。
まだまだ、改善出来る個所はありますので、これからも引き続きよろしくお願いします。

こちらこそ、よろしくお願い致します!
藤原様、お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

ラクス

おかげ様でラクスのサービスは、 クラウドサービス17,200社 レンタルサーバーサービス22,800社、のべ40,000社のご契約を頂いております。 (2016年4月現在)「楽楽精算」は、株式会社ラクスの登録商標です。

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