販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

クラウド型業務システム構築ツール

導入事例:東京都・機器メーカー

業務のルール化、見える化によって無駄を削減できました!

東京都・機器メーカー
業務内容:音響機器の製造・販売
利用用途:海外からの注文に対しての受発注管理、進捗管理
音響機器の製造・販売を行っている東京都の機器メーカー様。 海外の販売代理店から入る注文に対して、製造から出荷部門など各部署への依頼を行い、商品の手配や納期の管理を行うなかで受発注管理システムとして働くDBをお使い頂いている。
働くDBの導入を担当されたご担当者様に働くDBの活用シーンと導入効果を聞いた。

導入前の課題

部門への発注フローが統一されておらず、確認漏れなどのミスが発生していた…

海外の販社/代理店から受注したオーダーへの納期回答や出荷手配などを行っていますが、購買部門に対して商品の発注依頼を行う際の依頼方法がメールでの連絡だったり、Excelの管理表だったりと書式や管理方法が担当者ごとにバラバラだったため、依頼をする側と受ける側での認識違いが発生し、繁忙期はメールの見落としなどミスが起きやすい状態となっていました。また、相互で進捗状況の確認ができないため、都度担当者への連絡が必要で確認作業に時間がかかっていました。

オーダー情報が共有されておらず、売上の見込みが立てられない…

受注から納期確認、出荷の手配までは複数の人間が関わりますが、従来は担当者ごとに紙ベースやExcelなどの手作業で進捗の管理を行っていました。最終的に基幹システムへ受注情報のインプットを行うのですが、基幹システムに入力されるまでは担当者しか進捗状況の把握ができない状態でした。また、どれくらいの受注情報がシステムに入力済で、どれくらい未入力のものが残っているのかもわからない状態だったため売上の見込みも立てられませんでした。
ファイル共有ツールを利用していましたが、結局はExcelファイルベースでの管理だったため、状況の確認や納期回答を行おうとした際に、どのファイルが該当のものかわからずファイルを探すのにも時間がかかってしまっていました。

売上の集計や報告資料の作成に時間がかかる…

上層部に週次で売上等の報告を行う必要があり、毎週資料の作成を行っていますが、すべて担当者ごとにオーダー情報の管理を行っていたため、資料の作成にあたっては毎週担当者がそれぞれレポートを作成する必要があり、資料の作成にかなりの時間を要してしまっていました。

働くDBによる解決

発注依頼のフローを統一し、その後の作業がスムーズに!

まず購買部門への発注依頼を働くDBに統一したことで、各担当でバラバラに依頼することがなくなり、依頼内容がわかりやすくなりその後の作業がスムーズになりました。
登録済のオーダー情報などから値を自動取得して入力するようにしているので、入力ミスなどの人的ミスの削減にも繋がっています。
働くDBを見れば各依頼の進捗状況が分かるので、都度担当者に確認を行う必要もなくなり、確認時間が短縮された点もそうですが、ステータスが変わっていなければ「何かあったのでは」とお互いに確認がとりやすい状態になりました。

働くDBでの一元管理で見える化、売上の予測も可能に!

特定のオーダーを除いて働くDBに全てのオーダーを登録するようにしているので、これまでは基幹システムに登録されるまでわからなかった未入力分の受注の把握もできるようになり、売上の見込みも立てられるようになりました。
紙やExcelによる管理がなくなって受注情報が見える化されたことによって、特定の担当者でないと状況を把握していないという状態も解消されたので、何かあった際にはいつでも相互にフォローできる体制の構築にも役立ちました。
基幹システムへの受注情報登録作業などは入力者を集約していたので、特定の入力者に集中していた業務も一部削減することができたのも良かったです。
また、データベースを見ればオーダー情報の確認ができるので、納期回答の際に該当のファイルを1つ1つ確認して探さなければならない煩わしさからも解放されました。

煩わしい確認作業や資料作成時間を短縮!

働くDBに全ての情報を登録するようにしたことで、きちんとステータス管理を行っていれば、ワンクリックで集計作業ができるようになったため、週次報告資料の準備が格段にラクになりました。現在では上長が集計ページを見にいってその場で集計ができるので、これまで担当者ごとにそれぞれ8時間以上かかっていた毎週のレポート作成の作業時間がゼロになりました!

働くDBで良かった理由

ノンプログラミングでカスタマイズできる!今後も用途を拡げていける!

カスタマイズが容易に行えるので、自分たちの業務に合わせてノンプログラミングで作り込める点がとても良かったです。他のツールも検討していましたが、形が決まっていてカスタマイズできないものや、コードを書くなどプログラミングの知識が必要なものがほとんどだったので、働くDBを見つけることができ、自分の中では”これだ!”という思いがありました。実際に運用を開始してからも日々修正を行っていますが、ちょっとした変更を自分たちですぐに実施できるところが嬉しいです。
また、当初用途として検討していなかった内容でも、今の業務で困っていることがあればアイデア次第で活用の幅を広げられる汎用性も働くDBならではだと思います。

日々システムが進化しているのが嬉しい

定期的にバージョンアップが実施されており、今なおシステム自体が進化しているところも嬉しいです。新しい機能が増えることで活用の幅も広がっていくと思うので、今後の機能改修にも期待しています。

手厚いサポートの支援で構築もスムーズ!

感覚的に設定を行うことができ、比較的イメージしたように変更できるのですが、構築を進めるうえではサポートの方々の支援が非常に助かりました。
不明点や疑問への対応が非常に早く、また、解決への提案も頂くことができます。具体的な設定方法を教えてくれるだけではなく、実際にサンプルを作って頂けたこともあり、設定イメージを確認することができてとても助かりました。今後もサポートを活用しながら用途を広げていきたいです。

貴重なご意見ありがとうございました。
お忙しい中、ありがとうございました!

働くDB導入後のお客様環境

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