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2019/3/16

生産性、コスト、環境を見直す!
業務改善の3つの視点と具体的な手順

生産性、コスト、環境を見直す!業務改善の3つの視点と具体的な手順

業務改善は、業務の中に潜む「ムリ、ムダ、ムラ」を改善し、コスト削減や生産性向上を実現するために行われます。今回は業務改善を行う具体的な目的、押さえておくべき3つのポイント、改善の手順についてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

業務改善の目的

業務改善を行う際は、目につく問題点をとりあえず改善するのではなく、目的を定めて特に重要な問題点を探すことが大切です。ここでは、業務改善を行うことで達成できる3つの目的をご紹介します。

生産性向上

業務改善の目的のひとつとして挙げられるのが、生産性の向上です。生産性向上を達成するためには、人が行う業務のシステム化や従来の業務フローの見直し、設備投資などを行います。これらの施策を行ってひとつの業務にかかる時間を短縮できれば、余剰時間や余剰人員を活用して業務内容の拡大が可能です。

コスト削減

コスト削減も、業務改善の目的のひとつです。例えば紙の情報管理を見直してデジタル化すれば、印刷代や資料整理用のファイル、保管場所などのコストが削減できます。離れた拠点にいるメンバーが会議に参加する場合は、Web会議システムを導入することで出張にかかる移動費や移動時間を削減可能です。コスト削減が実現すれば、その分の資金を新事業に投資したり、福利厚生などで従業員に還元したりできます。

労働環境の改善

他に業務改善の目的として挙げられるのが、労働環境の改善です。例えば、業務を「見える化」することで労働環境の改善が図れます。業務の負荷が特定の部署や従業員に偏っていないか、無駄な作業が発生していないかなどを見える化することで、従業員の業務負担を軽減します。これにより長時間労働を防止し、従業員のモチベーションを上げることが可能です。

業務改善で押さえておくべき3つのポイント

業務改善を効率良く行うためには、どの業務をどのように改善するか考える必要があります。ここでは、改善点を探す際に役立つ3つのポイントをご紹介します。

1.なくす

最初に、なくせる業務がないかを考えます。毎日行っている業務の中には、必ずしも行わなくていい業務が意外と隠れています。例えば、活用されないデータ入力業務や誰も見なくなった日報の作成などは無駄な業務に当たるでしょう。また、社内でやるよりも外注したほうが効率的な業務があれば、社内からその業務をなくすことも選択肢のひとつです。

2.減らす

次に、回数を減らせないか、あるいは時間を短縮できないかを考えます。例えば、不定期にちまちま発生する業務があれば、1ヶ月ごとにまとめて処理することで回数を減らすことが可能です。また、社内共有用の資料は社外に出すものと比べると重要度が低いため、時間配分を減らす対象になります。一度に処理できる複数の業務が散らばっていないか、重要度が高くないのに時間をかけている業務はないかという視点で見直しましょう。

3.変える

業務をなくすことも、回数や時間を減らすことも難しい場合は、業務内容を変えることで改善につながらないか検討しましょう。業務の手順を変える、現状の従業員のスキルに合わせて担当者を変えるなどして時間短縮できないかを考え、業務効率化を目指します。また、業務を一元管理できる専用のシステムを活用し、業務の効率化を狙う方法もあります。

業務改善の手順

業務改善は、「見える化する」「優先順位をつける」「マニュアル化する」の3つの手順で進めます。ここでは、手順の具体的な内容についてご紹介します。

1.業務の見える化を行う

まずは業務の「見える化」を行い、全ての業務を洗い出して細かくリスト化します。そうすることで、一人の従業員が抱えるムリな仕事、従業員ごとに偏りがある仕事量のムラ、ムダな業務といった改善点を発見できます。

見える化を行う際は、ひとつの部署だけではなく会社全体の業務を見渡すことも有効です。全体の流れを見えるようにしておけば、部門を超えた業務の流れを把握できるため、大規模な業務改善にもつなげられます。

2.業務改善の優先順位をつける

次に、見える化で洗い出したムリ、ムラ、ムダに優先順位をつけ、すぐに改善しなければならない業務を把握します。優先順位をつける際は、生産性向上やコスト削減の効果がどれくらいあるか、改善の難易度はどのくらいかなどの視点を意識しましょう。それぞれの業務の改善方法は、上記にてご紹介した3つのポイント「なくす」「減らす」「変える」の視点を意識して検討します。

3.マニュアル化する

業務内容を改善したら、業務フローをマニュアル化します。マニュアルを作ることで、従業員ごとのスキル差を埋め、担当者変更時のスムーズな引き継ぎに役立てることが可能です。他にも、不正を発見・防止したり、予期しない作業フローが取られていないかを調べたりする際にも役立ちます。

また、マニュアル化したら、その手順を自動化できないかも検討しましょう。PC作業であれば、専用のソフトを導入することで繰り返し発生するルーチンワークなどを自動化できます。手順を自動化できれば、大幅な作業スピードアップとコスト削減が可能です。

ポイントや手順を押さえて業務改善に取り組もう

業務改善を行うことで、企業が抱える問題を改善し、業績の向上を目指せます。今回ご紹介した3つのポイントと業務改善の手順を踏まえて、どの問題をどのように改善するかを検討しましょう。

なお、業務改善は生産性の向上やコスト削減、労働環境の改善だけではなく、従業員のモチベーションや仕事に対する意識にも大きく関わります。現場の声にもきちんと耳を傾けた上で業務改善を進めることが大切です。

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