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クラウド型業務システム構築ツール

2019/3/17

ルーチンワークこそ効率化すべきポイント!
具体的な対策方法とは

ルーチンワークこそ効率化すべきポイント!具体的な対策方法とは

企業の利益アップのため、まず取り組むべきことはルーチンワークの見直し・改善です。定型的な作業は習慣化しやすく、無駄が発生しているケースも少なくありません。今回は、ルーチンワークを見直す際のポイントと効率化に有効な対策方法をご紹介します。

業務効率が悪い原因は「ルーチンワーク」にある

「いつも残業をしているのに業務がなかなか終わらない」「仕事が多くて担当者の人数では対応できない」「人件費だけがかかって利益が少ない」などの悩みを持つ企業も多いのではないでしょうか。
業務内容や社員数など、さまざまな原因が考えられますが、ルーチンワークの作業効率も注目すべきポイントの1つです。上記のような悩みを抱えている企業は、以下の2つのポイントを参考に、ルーチンワークを見直してみましょう。

1.不必要な作業が習慣化していないか

ルーチンワークは習慣化しやすく、気付かないうちに不必要な作業に時間を使っている可能性があります。
本来は必要だった作業でも、新システムの導入などにより業務内容が変わったことで不必要となるケースもあります。しかし習慣化すると作業自体が目的となり、無駄に気付くことができず、結果として業務効率が悪化してしまうのです。
例えば書類作成をルーチンワークとしている方の場合、業務内容の変更後も同じ作業フローで進めることで、現在では全く活用されていない書類を作り続けてしまうケースが考えられます。

2.作業フローが整理されているか

ルーチンワークを見直す際は、作業フローが適切かどうかも意識しなくてはなりません。作業フローが整理されていないと効率良く進めることができない他、本来であれば注力すべき作業が疎かになり、品質が低下してしまう可能性もあるからです。
例えばデータの確認や集計・入力、メールの確認や連絡などをルーチンワークとしている方がいたとします。作業フローを整理せず、メールが届くたびに作業を中断していると、作業が行ったり来たりして非常に非効率的です。また、元の作業に戻った際に作業の内容や進捗状況を再確認することで、さらに時間のロスが生まれてしまいます。

ルーチンワークを効率化する3つのポイント

ルーチンワークを効率化するには、「作業の単純化・標準化」「テンプレートの作成」「ツールを使った自動化」の3つのポイントを押さえることが重要です。

1.作業を単純化・標準化する

ルーチンワークを効率化するポイントは、作業方法をシンプルにできるかどうかにあります。例えば、今まで電卓で計算していたものをソフトによる自動集計に切り替えたり、目視で確認していたものをWordの検索機能を使う方法に切り替えたりすることで作業時間の短縮が狙えます。

作業フローがシンプルになれば、次は作業の標準化です。標準化とは仕様や形式を統一させることで、作業の標準化にはマニュアル作成が有効です。マニュアルがあれば作業の無駄やムラなどを発見しやすくなる他、情報の共有や引き継ぎをスムーズにして属人化を防ぐことができます。担当者が欠勤した場合でも業務が滞るリスクが軽減します。

なお、作業フローをマニュアル化するには作業や業務に関して深く理解している必要があります。理解度が低いとマニュアル作成そのものにミスや抜け漏れが発生する可能性もあるため、作業の本質を今一度よく考え、理解度の高い従業員に作成を依頼しましょう。

2.文章やデータ入力のテンプレートを作る

レポートやメール、日報、議事録などの作業においては、あらかじめテンプレートを作成することで作業の効率化につながります。文章の内容や構成を考える時間と手間を短縮できるのに加え、テンプレートに従って入力するだけなので入力漏れも防げます。またテンプレートはチェックリストとしての役割も担っており、自分で入力をした箇所のみを確認するだけで良いためミスの確認が容易です。

毎日行うルーチンワークこそ、テンプレート化できる箇所がないかどうかを見直し、作業時間や手間の短縮に努めることが大切です。

3.ITツールを駆使して自動化する

繰り返し行う作業がある場合は、ITツールを利用して自動化しましょう。例えば代表的なITツールとしてはExcelがあり、在庫管理や受注管理、見積もり計算などのさまざまなデータ処理に活用できます。Excelのマクロ機能を使えば、セル値が変わったときに自動で再計算するツールや、データを参照したグラフなどを簡単に作成できます。

ただし、関数の構築や管理には専門的な知識が必要となるため、作業が属人化しやすいという問題があります。対策としては専用の管理ツールの導入が有効で、導入することで作業を自動化して時間短縮やミスの削減などが期待できます。

業務システム構築ツール「働くDB」でルーチンワークを自動化

ルーチンワークの効率化をサポートする管理ツールは数多くありますが、その中でもおすすめしたいのが「働くDB」です。数ある機能のうち、特にルーチンワークに便利な3つの機能をご紹介します。

1.繰り返し作業の自動化

「働くDB」を使えば、帳票作成や見積もり金額の集計など、繰り返し行う作業をボタン1つで処理できます。複数のExcelのデータを集計用のExcelに転記する作業も自動化できるため、時間短縮が可能です。また入力ミスや入力漏れ、誤って上書きすることで重要なデータが削除されるなどのトラブルも防ぐことができます。

2.定型メールの取り込み作業の自動化

「働くDB」では、定形メールの内容を自動でデータベースに取り込むことが可能です。
例えば、Webサイトの登録フォームに入力された情報が自社のメールアドレスへ送信されたら、そのメールの内容を働くDBに取り込むという活用ができます。登録・更新作業を手動で行う場合と比べると、人為的なミスがなく、入力する手間も削減できるというメリットがあります。
データベースは自由にカスタマイズ可能で、項目の増減にも対応できます。

3.アラートの表示

「働くDB」のアラート機能を利用すれば、あらかじめ設定しておいたタイミングでアラートメールを自動で送ることが可能です。ルーチンワークのように習慣化しやすい作業の場合、気がついたら納期が迫っていたというケースも考えられます。複数の作業を並行して進めていると納期遅れなどのミスが発生しやすく、納期の確認にも手間がかかります。
そこでアラートを設定しておけば、納期の数日前に自動でアラートメールが送られます。これによりミスを防げる他、納期が迫っている作業の有無を確認する必要もないので、業務がスムーズに進みます。

ルーチンワークの効率化でミスなく短時間でデータ入力ができる

ルーチンワークは習慣化しやすく、無駄が発生しやすい上に無駄に気付きにくいため注意が必要です。業務効率化による利益アップを狙うなら、まずルーチンワークに目を向けてみましょう。
上記のポイントを押さえた上で作業フローなどを見直し・改善すれば、作業をスムーズに進めることができます。これにより利益アップが期待できる他、社員の負担軽減によりモチベーションや満足度がアップし、ひいては企業全体の活性化につながることもあるのです。

業務効率化について悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

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