販売管理、受発注管理、顧客管理を効率化  クラウド業務改善ツール - 働くDB

クラウド型業務システム構築ツール

2019/3/18

悩める企業の問題解決!
業務を効率化する情報共有ツールとは

悩める企業の問題解決!業務を効率化する情報共有ツールとは

業務を円滑に進めるには、適切な情報共有が不可欠です。情報共有がスムーズでないと業務に無駄が生まれる他、情報の行き違いからさまざまな問題が発生します。今回は、情報共有に関して企業が抱える問題と、解決に役立つツール「働くDB」の魅力をご紹介します。

企業が抱える情報共有の問題

複数人で業務を円滑に進めるには、進捗状況の報告や発生した問題の周知などの情報共有が適切に行われる必要があります。情報共有の際に起こりうる問題として、以下のものが挙げられます。

必要なメンバーに情報が行き渡らない

同じ業務に関わっている全ての部門にリアルタイムな情報共有ができていないと、現場や顧客の要望が正しく伝わらない可能性があります。
例えば、営業担当者が外出先で依頼内容の変更を受けた場合、情報伝達の手段が整っていないと現場の社員が情報を得るまでに時間がかかり、少しの間認識のズレが生じてしまうことになります。これにより業務に支障をきたすことがある他、共有漏れが起きて顧客の要望が正しく伝わらず、クレームが発生することも考えられます。

作業が属人化している

情報の共有不足により、作業の属人化が起きる可能性があります。作業が属人化すると、担当者が休みの際に引き継ぎできる社員がおらず、業務がストップしてしまいます。仮に引き継げたとしてもミスや遅延が発生する可能性もあり、万が一トラブルが起きても柔軟な対応は難しいと言えます。結果、納期遅れにより顧客に迷惑がかかり、クレームにつながることもあるのです。

その他、作業が属人化していると無駄な工程に気付きにくいという問題も考えられます。

情報共有に時間がかかっている

使用するツールにより情報共有の工程には差があり、気付かないうちに無駄が発生しているケースも考えられます。例えばExcelを使用している場合、情報を共有するにはファイルを保存した後、メールやチャットなどで送信するかクラウド上に保存するという作業が必要です。このような一連のフローが習慣化すると、必要ない工程があるにもかかわらず無駄に気付かない可能性があります。結果、情報を共有するまでに時間がかかってしまうことが考えられます。

情報共有ツール「働くDB」導入後の変化

情報共有ツールを導入すると、社内での連絡やファイル共有などが一元化されます。
今回は、情報共有ツール「働くDB」を導入することで期待できる、情報共有における具体的な変化についてご紹介します。

情報をリアルタイムで共有できる

働くDBは、ベースとなるフォーマットに顧客情報などを入力するだけで各社員に迅速に情報が共有される仕組みです。例えば、営業担当者が取り付けた契約内容を働くDBを使用してリアルタイムで発注部門に共有できれば、素早く発注業務に移行できるため、業務が滞ることなく時間短縮が狙えます。
なお、働くDBならスマートフォンで顧客情報や対応履歴の共有や確認ができるため、外出先でもリアルタイムに情報を把握することが可能です。

進捗状況の「見える化」ができる

働くDBは、クラウド上での詳細な情報共有が可能です。進捗状況が「見える化」されるため、作業の属人化解消を期待できます。担当者以外の人でも作業を引き継げるよう、作業の目的や概要だけでなく、手順や注意点などの詳細を把握できるように情報を入力しましょう。属人化を解消することで、情報の抜け漏れや無駄に気付きやすくなり、ミスの削減による製品・サービスの品質向上にもつながります。

なお働くDBには、アクセスする人をユーザーグループごとに管理・制限する機能も搭載されています。必要な情報を必要なメンバーだけに共有できるため、セキュリティ面においても安全です。

時間を効率よく利用できる

働くDBには、受注依頼や共有情報の更新があった場合に自動で通知メールを配信できる機能や、クラウド上で上長承認ができる機能なども搭載されています。これらの機能を利用することで情報共有のためにメールやチャットを送ったり、電話や口頭で確認したりする手間を省けるため、業務スピードがアップします。

加えて、自動処理機能を利用すれば見積り時や受注計上時の書類作成など、今までExcelで行っていた作業をボタン1つで自動作成できます。作成に要していた時間や手間を短縮できるのに加え、改めてクラウド上に保存する手間もありません。

働くDBならスマートフォンを利用して、申請データの承認や否認、差し戻しなどを外出先から実行することも可能です。

迅速かつ正確な情報共有で業務上の無駄を解消しよう!

業務の効率化を目指す企業にとって、情報共有は注目すべき重要なポイントの1つです。情報共有が疎かになっていると共有漏れによりクレームが発生したり、作業が属人化したりと、さまざまな問題につながるため注意しなくてはなりません。
働くDB」などの情報共有ツールを利用することで、これらの問題を解決できます。働くDBは外部ツールとの連携も可能なので、使い方次第でデータ活用の幅を広げることも可能です。
情報共有に関する問題に悩んでいる企業は、ぜひ「働くDB」の導入を検討してみてください。

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