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クラウド型業務システム構築ツール

2019/5/7

混同されやすい”生産性向上”と
”業務効率化”の違いと、
その管理方法とは?その高め方は

混同されやすい”生産性向上”と”業務効率化”の違いと、その管理方法とは?その高め方は

政府主導で進んでいる働き方改革を背景として、近年”生産性向上”という言葉が注目されています。そして、似た場面で使われる言葉である”業務効率化”と混同しているケースがたびたび起きています。しかし、これらはそれぞれ別の意味を持つ言葉です。そこで今回は、生産性向上と業務効率化との違いをご説明したうえで、生産性を高める方法についてご紹介します。

“生産性向上”と”業務効率化”の違いとは?

“生産性向上”と”業務効率化”を似たニュアンスで捉えられている方もいらっしゃると思います。ここではそれぞれの詳しい意味をみていきましょう。

生産性向上とは

ビジネスにおける生産性とは、費やしたコストに対してどれだけの効果があったのか、ということです。つまり、限りある時間やコストで高い成果を出せている場合、その状態は生産性が高いと言えます。
したがって、生産性向上のためには、成果に直接つながるような業務に集中して作業することが、手段として有効になります。生産性は、アウトプット(生産量や付加価値)をインプット(労働時間や労働者数)で割ることで数字として算出できます。

業務効率化とは

業務効率化の目的とは、「業務の時間を短縮し、低コストで処理する」ことです。今までかけていた時間や費用などのコストを削減することに重点を置いています。業務効率化に取りかかる際は、KPI(Key Performance Indicator、重要経営指標)や数値目標を採用して、どの程度効率化ができたのかを数字で管理すると良いでしょう。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と業務効率化の違いを簡単にまとめると、生産性向上は「成果につながる業務に集中すること」であり、業務効率化は「今まで行ってきた業務を、より早く、低コストで遂行すること」です。生産性向上は、成果につながる業務をより増やすことに、業務効率化は業務にかける時間をより減らすことに焦点をあてているといえます。

生産性の高め方

先ほどもご紹介したように、成果につながる業務に集中して生産性を向上させるためには、それ以外の業務を効率化することが有効となります。業務効率化には様々な手段が考えられますが、煩雑な販売管理、受発注管理、顧客管理などの業務管理を改善することは非常に効果的です。そして、それらをクラウドで管理することで販売管理業務を飛躍的に標準化、効率化できるのが、業務システム構築ツール「働くDB」です。

働くDBを導入することで、Excelやスプレッドシートを利用して行っていた煩雑な業務管理も、業務手順に沿ってルール化し、必要な入力を最小限まで抑えることが可能です。それぞれの会社に合わせて柔軟にカスタマイズできるため、現場への定着率も高まります。
また、帳票の作成や問い合わせに対する資料送付などのルーチンワークにとられていた時間も、働くDBならボタン1つで実行され、作業を自動化できるため、大幅な作業時間の短縮が可能になります。これにより時間が短縮されるだけではなく、人的な入力ミスなどを防ぐことにもつながります。
さらに、作業の属人化が原因で時間をかけていた共有や引き継ぎ作業も、リアルタイムに情報共有がなされることで効率的に行うことができます。顧客への対応履歴や進捗の状況などが部門を越えて管理、共有されるため、誤解や伝達漏れの心配も大きく減らすことが期待できます。

まとめ

日々行っている慣れた業務に対し、「これはもっと効率よくできるのでは?」と疑いを持って見つめなおすことは、なかなか難しいと思います。しかし、「必要不可欠だけれども成果につながるような業務ではない部分」「ルーチンワークとしての業務」を上手く効率化できれば、日々行っている業務における無駄な時間や労力を省き、社員の一人ひとりがコアな業務に集中できる環境が整うのです。
業務効率化には、社内で1から取り組むよりも、「働くDB」などのツールを利用すると効果的です。働くDBは簡単にカスタマイズ可能なツールなので、素早く導入でき、システム開発にかかる膨大な時間や費用も減らすことができるためです。このようなツールを利用して業務効率化がなされ、そして生産性の向上につながります。
生産性の向上のための第一歩として、働くDBをはじめとしたツールの利用をぜひ検討してみてください。

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