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2019/5/10

働き方改革の手段として有効な
「作業の見える化」とは

働き方改革の手段として有効な「作業の見える化」とは

働き方改革によって長時間労働の是正などが進んでいますが、企業は具体的にどのような改革を行えばよいのでしょうか。今回は、働き方改革の手段として「作業の見える化」をご紹介します。日々の作業を見直す際に、ぜひ参考にしてみてください。

働き方改革とは

働き方改革とは、「一億総活躍社会」の実現を目的とした動きです。そのための課題として、「長時間労働」「労働人口の不足」「正社員と非正規との格差」などが挙げられています。長時間労働の是正に関しては、社会に普及しつつある「プレミアムフライデー」などはよく耳にするのではないでしょうか。
一方で、「残業は減っても必要な作業の量は減らない」「労働人口が減少しているなかで人材が確保できない」といった課題も出てきています。これらに対応するために、企業はどのような手段をとることができるでしょうか。そこで、働き方改革の手段としての「作業の見える化」をご紹介します。

作業の見える化

作業の見える化をご紹介するために、まずは見える化を導入するべき背景をご説明します。

作業の見える化を導入すべき環境とは

国際的な統計によれば、日本は海外に比べて非常に低い労働生産性しか発揮できていないことがわかります。具体的には、日本人は労働時間の約4割を価値のない作業に浪費してしまっているとされています。その大きな理由として、仕事が属人化してしまっていることが考えられます。仕事が組織やチームとして行われているのではなく、一人ひとりの頭の中で行われてしまっている状態です。組織として仕事が管理できていない環境では、判断や決定が主観的に行われる、誰かの仕事とかぶっている、伝達に齟齬があるなど、仕事に無駄が生じてしまいます。

ここでさらに、働き方改革の課題のひとつ「労働人口不足」を解消するために「フレックス制の導入」「在宅勤務の拡大」などが加われば、作業の属人化はますます進む一方です。誰がどのような仕事をどこまで、どういう方法で進めているのかなどの把握が困難になってしまいます。情報の共有に割かなければならない時間が増える、そして伝達ミスが発生するなど、現場で必要な作業と問題が増えてしまう可能性もあります。このような環境には、作業の見える化が有効に作用することが期待できます。

作業の見える化とは

「作業の見える化」とは、属人化が進んでいわばブラックボックスのようになってしまっている仕事を、グラフや一覧として見える状態にする取り組みです。例えば、営業成績のグラフなども見える化のひとつです。現在進行している作業が一覧として見える化されれば、業務の偏りを防ぐことができます。作業が見えていない状態では、つい同じ人やチームに作業が偏ってしまうといった事態が発生することがあります。しかし、誰かが手一杯で他の誰かは暇にしているという状態は、社内の効率が良いとは言えません。そのような偏りを防いで効率よく仕事をするためにも、見える化は非常に役立ちます。
また、作業の課題が明確になるという効果も期待できます。一覧情報として改めて見直すことで、不要な作業や短縮できる箇所が見えやすくなるからです。それだけでなく、見える化した情報を社内の全員から見えるようにすることで、他のチームや部署からの協力を得やすくなったり、情報共有がよりスムーズになったりなど、社内の一体感が増すというメリットもあります。

見える化を実現する「働くDB」

見える化はどのように行うのがよいのでしょうか。紙に書いて社内に貼りだすという昔ながらの方法にも、もちろん効果はあります。しかし社員の多くがPCで作業していること、また在宅勤務が増えていくという流れから、オンライン上での見える化がより効果的です。
そこでおすすめしたいツールが、クラウド業務改善ツール「働くDB」です。このツールを導入することによって、作業内容や進捗の状況が見える化され、さらにリアルタイムで更新されます。これによって部署間の連携や情報共有もスムーズになるだけでなく、伝達ミスや理解の齟齬(そご)といった人的ミスも軽減することが期待できます。そのうえクラウドに情報が集約されることで、フレックス制や在宅勤務の社員に対しても滞りなく共有することができます。このように無駄な作業を省くことで、業務の効率は上がり、残業時間を短縮しても問題なく業務をこなせるようになるでしょう。

まとめ

ツールを導入する際に心配なのは「うちの作業に合うだろうか」という点だと思われますが、働くDBは内容を自社仕様にカスタマイズできるため、非常に高い現場定着率を誇っています。ツール導入が成功するか否かは現場定着率に依存するともいえますので、その点も考慮して、ツール選びをされてはいかがでしょうか。

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