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クラウド型業務システム構築ツール

2019/5/21

DB連携はなぜ必要?
リレーショナルデータベースで
業務効率をアップしよう

DB連携はなぜ必要?リレーショナルデータベースで業務効率をアップしよう

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
昨今データベースの活用により、情報の共有・管理やそれに附随する業務は格段に効率化しました。具体的に、データベースの活用でどんな効果が得られるのでしょうか。また近年耳にする「DB連携・リレーショナルデータベース」とは、どのようなものなのか、そのメリットと共にご紹介します。

業務におけるデータベース(DB)の活躍

昨今ではどの企業・官公庁でも当たり前のように活用されているデータベース(以下、DB)ですが、一昔前と比べると、その利便性は際立っています。
まず、様々な書類をパソコンでデータベース化し、管理しておくことでペーパーレスの効果をもたらしました。ペーパーレス化により、情報の共有や検索が容易になったことで、コストの削減などといった改善効果が期待できるようになりました。具体的には、紙やインクなどといったもののコストや、印刷にかかる工数の人的コストの削減などです。
さらに、DBの一番の恩恵として挙げられるのは、「情報の共有」と「情報の保管」が飛躍的に効率化したことではないでしょうか。同じDBをつかう部内のメンバーであれば、いつでも簡単に情報を参照することができます。場合によっては場所すら関係がなくなります。また、従来のように書類を探す必要がないため、探していた情報をすぐに見つけられるようになります。

DB活用のメリット

DBによる業務効率のなかでも「情報の共有」と「情報の保管」における効率性向上は突出しているといえます。では、DBの活用によって具体的に、どのような効果が得られるようになったのかをご説明します。

同時にアクセスしてデータを共有可能

複数人が同じデータを同時に編集することが可能なため、場所を問わず、情報の共有や管理も容易にできるようになりました。仮に社内からのみアクセスできるデータベースを利用している場合も、利便性は変わりません。なぜなら、USBなどを利用して必要書類を持ち出すことで、あとはファイルをメールすればいいからです。ただし、USBの紛失や、盗難による情報の漏えいなどセキュリティ面には十分に配慮することが必要です。

データを集約し、可視化できる

「今月の売上はいくらだったか」「来客者数はどうだったか」などのデータを各DBから得ることが可能になりました。数値の分析・統計化などの際も、手間なく瞬時に該当するデータをDBから引き出すことができます。これらのデータを用いて、今後の経営戦略や顧客管理の材料としても活用できます。

DB連結とは?方法とメリット

DB連結とは、各々のDBの情報同士を紐づけることを意味します。基礎となるDBを登録しておき、関連する情報を一括で取得できるようになり、更に効率性をアップすることが可能です。ここでは、具体的なメリットを3点ご紹介します。

入力の手間が減る

1つ目に、1案件の見積書、請求書、納品書、など同じような内容を繰り返し記入する、といった業務を効率化できます。この解決策が、「DBの連携」であり「リレーショナルデータベース」です。「リレーショナルデータベース」とはDBを連携させたシステムのことです。
各DBを連携させるリレーショナルデータベースを活用し、同項目はDBをまたいで自動的に反映されます。修正や変更の際にも一か所を直すだけですので、入力の手間が格段に減るのです。具体的には、ある案件で見積書を作成し受注すると、請求書や納品書には同じ顧客名・商品・金額が入力されているはずです。例えば見積書に記載した顧客名にミスがあれば、見積書の顧客名を修正するだけで、請求書・納品書の顧客名も修正されます。リレーショナルデータベースでは、ある請求書や納品書がどの案件・見積書に紐づいているのか、リレーションを張ることができるため、このようなことが実現できます。

分散によるリスクヘッジ

DBは、一つの大きなDBでまとまっているのではなく、「受注管理DB」や「請求管理DB」といった項目に分かれています。混線のリスクを避けるため、というのがその主な理由です。もしも一つのDBにアクセスが殺到したら、回線はパンクしてしまって、最悪の場合あらゆる機能が停止してしまうでしょう。そこで、DBを分散させてリスクを回避することができます。各DBの連携が取れていれば、高いパフォーマンスで安心して業務に当たることができるでしょう。

高い引き継ぎ力

リレーショナルデータベース内の情報は連携しているため、確実な引き継ぎができます。
例えば、納品が完了していないのに請求書を送ってしまう、というミスが発生することを考えた場合、これは部門間の連携がうまく取れていないために起こり得るミスで、顧客に対して不信感を与え会社の信用を落としかねない重大なミスです。リレーショナルデータベースであれば部門をまたいで進捗を共有できるので、ささいなミスを未然に防げるとともに確実な引き継ぎが可能なのです。

おすすめのリレーショナルデータベースは「働くDB

働くDB」は、リアルタイムに各種案件の進捗状況を共有できるクラウド型のツールです。 使い方はとても簡単で、データがわかりやすく整理されており、仮に担当者が変わっても引き継ぎやすくなっていることから、導入しやすいでしょう。
さらに高いカスタマイズ性には定評があり、業務プロセスやルールなどを会社単位だけでなく、案件単位でも自由にカスタマイズできるようになっています。また、サポート体制も充実しているので、安心してご利用していただけます。
働くDB」を利用すれば、「情報の共有」と「情報の管理」の効率が飛躍的に上昇します。業務効率を向上させる施策として検討してみることをおすすめします。

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