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クラウド型業務システム構築ツール

2019/7/2

Googleスプレッドシートでの
顧客管理の限界とCRMシステムのススメ

Googleスプレッドシートでの顧客管理の限界とCRMシステムのススメ

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
無料で利用できるという手軽さから、Googleスプレッドシートで顧客管理を行っているという方も多いことでしょう。エクセルで慣れているため、新たに操作を覚える必要がほとんどないという点も魅力です。一方で、Googleスプレッドシートで重要な情報を管理する際には気を付けておかなければならないデメリットもあります。今回は、Googleスプレッドシートで顧客管理を行う際のメリットとデメリット、そしてCRMシステムを利用することで解決できるポイントをご紹介します。

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うメリット

まずは、Googleスプレッドシートで顧客管理を行うことのメリットをいくつかご紹介します。

無料で導入することができる

顧客管理を行うツールを検討しているときに気になるポイントとして、導入の際に必要な費用が挙げられます。その点Googleスプレッドシートを利用するのであれば、導入費用をかけることなく運用を開始することができます。また、「本格的に顧客管理を行う前に、試験的に運用してみたい」という場合にも、無料で利用することができるGoogleスプレッドシートは選択肢に挙がることでしょう。

新たに操作方法を覚える必要がない

新しいツールを導入するときには、その操作方法を覚えるところから始めなければなりません。どのツールでもここが導入の際のネックになります。しかしGoogleスプレッドシートであれば、Excelと同じような感覚で操作することができるため、新たに操作方法を覚えるという手間を省くことができます。これにより、現場への定着率の向上も期待することができます。

テンプレートが豊富にある

Googleスプレッドシートは広く普及しているツールであるため、無料で利用可能なテンプレートが豊富にあるというメリットもあります。例えば
書式の王様では、住所や連絡先、誕生日や未婚・既婚といった基本的な顧客情報を管理することができるテンプレートをダウンロードすることができます。
またサテライトオフィスにも、Googleスプレッドシートで利用可能なテンプレートが多数紹介されており、顧客管理に利用できる雛形も用意されています。このように、便利なテンプレートを無料で利用できるという点も、Googleスプレッドシートで顧客管理を運用する際のメリットです。

顧客管理をGoogleスプレッドシートで行うデメリット

次に、顧客管理をGoogleスプレッドシートで行う際に気を付けておきたいデメリットをご紹介します。導入を決定する前に、デメリットが許容できるかどうかを確認しておきましょう。

統一性がない

先ほどメリットとして「さまざまなテンプレートを利用することができる」と紹介しましたが、社員や部署ごとに採用するテンプレートが異なる場合、あるいはそれぞれが勝手にフォーマットを作成した場合など、統一感が失われてしまう可能性があります。統一性がないと見づらくなり、データの参照や利用に余計な時間がかかってしまう原因となります。

上書きの危険性

Googleスプレッドシートでは簡単にデータの書き換えができるため、金額や連絡先など、重要なデータを誤って上書きしてしまう、削除してしまうという危険性があります。変更されたデータはリアルタイムで保存されるため、取り返しのつかない事態になってしまう可能性もあります。修正ミスをまったくのゼロにすることは難しいため、上書きに備えた対策が必要となります。

検索機能が不十分

顧客管理においては、検索から必要な情報に素早くアクセスできることが重要になります。欲しい資料が欲しいタイミングで閲覧できることで、業務効率が高まります。しかしGoogleドライブ上の検索機能では、必要な資料が見つけられないことがあります。そのような場合は業務が停滞しますし、人力で資料を探すといった手間もかかってしまいます。

より適したツールで快適に顧客管理を行う

顧客管理をより快適に行うためには、顧客管理に適したツールを使うという手段もあります。例えば働くDBなら、社内で統一されたシステムをノンプログラミングで構築することができます。社内で統一されたフォーマットを利用することで、業務効率や視認性が向上します。また、繰り返し作業を自動化することによって、入力ミスや修正ミスなどの人的ミスの大幅な削減や、入力速度の飛躍的な向上などが期待できます。
他にも、働くDBなら自社の業務フローや必要な項目に合わせて、システムを柔軟にカスタマイズできるというメリットもあります。Googleスプレッドシートは便利な無料テンプレートが利用可能ですが、実際のところ必要な項目や欲しい機能はそれぞれの企業で違っているものです。各社の要望に沿って柔軟にカスタマイズできる働くDBを導入することで現場が求める機能を使いやすいように構築でき、高い定着率が期待できます。

まとめ

今回は、GoogleスプレッドシートやGoogleドライブを利用して顧客管理を行う際のメリットとデメリットに加えて、顧客管理システムを利用した際に解決できることをご紹介しました。Googleスプレッドシートでも顧客管理を行うことは可能ですが、顧客管理に特化したシステムだからこそできる範囲もあることがおわかりいただけたのではないでしょうか。自社が顧客管理に求めるものを確認し、どのツールがもっとも適しているのかをぜひ検討してみてください。

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