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2019/9/1

外注管理できていますか?
外注管理のポイントと
押さえておくべき注意点!

外注管理できていますか?外注管理のポイントと押さえておくべき注意点!

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
人件費の変動費化や削減、また人的リソースをコア業務に集中することを目的として、業務の一部を外注化することを検討している方も多いでしょう。メリットの多い外注化ですが、適切に管理できていなければその恩恵を受けることができないばかりか、トラブルの原因にもなります。そこで、外注管理のポイントや注意点について解説します。

業務の一部を外注化することは、業務を効率化する上で有効な手段です。さらに、人件費の変動費化や削減、リソースのコア業務への集中化といった効果も期待できます。そのため、これからノンコア業務を中心に、外注化を検討している方も多いでしょう。
外注化を進める上で、特に重要となるのが管理です。そこで、今回は外注化のメリットを最大限にし、そしてトラブルを防止するための外注管理について解説していきましょう。

社内業務を外注化するメリットとは?

具体的に外注管理のポイントをご紹介する前に、まずは外注化するメリットをしっかりと整理しておきましょう。あなたのビジネスにどんなメリットがあるのかが見えてくれば、よりスムーズな外注化を進めることができるはずです。

コア業務に人的リソースを集中できる

外注化することの最大のメリットは、これまでノンコア業務に割り当てていたリソースを、コア業務に集中化できるという点です。専門性が高く、高度な判断が必要な業務のみに自社のスタッフを無駄なく割り当てることによって、より業務を効率化することができ、質も向上します。
また十分なリソースを確保できることは、スケジュール通りに業務を進行することにも繋がります。もちろん、外注した業務については、基本的にはノータッチで決められた納期に完了しますので、スケジュール管理もより効率的になるでしょう。

人件費の変動費化によって無駄を削減

人件費を変動費にできるという点も外注化のメリットです。たとえば、季節に応じて処理しなければならない業務が増減するというケースもあるでしょう。そこで、処理量の多い時期に合わせて従業員を雇用した場合、人件費は完全な固定費となり、時期によって無駄が生じることになってしまいます。
もし、変動する業務がノンコア業務であれば、外注化することによって人件費は変動費となり、無駄なコストをカットすることに繋がるのです。

また、法改正などによって事務的な手続きを実施しなければならないケースもあるでしょう。こういった変化に自社の従業員のみで対応するとなれば、教育コストがかかります。しかし、外注化していれば自社で対応する必要はなく、ここでもコスト削減が可能です。

外注管理のコツと必ず押さえておくべき注意点とは?

外注化することのメリットについて、改めて確認してきました。さまざまなメリットがありますが、実際に外注化する場合にしっかりと業務の管理ができていなければ、逆にトラブルなどのリスクを高める結果になる可能性もあります。
そこで、ここからは外注管理のコツと、リスクを減らすためにしっかり押さえておくべき注意点をチェックしていきましょう。

外注することができる業務の洗い出しと選別

社内業務を外注化する際に、最初に行うべきは、「外注することが可能な業務」と「外注する必要のある業務」の洗い出しです。
社内のあらゆる業務をチェックし、外注化できるのかを検討しましょう。ある程度定型化されていたり、定型化することができる業務は外注化しやすいでしょう。
ある程度外注化する業務を絞り込めたら、その業務の担当者にしっかりとしたヒアリングと分析を行います。そして、現状や課題を整理し、外注化することで課題の解決やコストカットなど、多くのメリットが得られる業務を絞り込んでいきましょう。こうして、最終的に外注化する業務を決定します。

外注先選びのポイントは?

これからはじめて業務を外注する場合、外注先選びも重要です。いきなり1つの外注先に絞るのは難しいので、最初は同じ仕事を複数の外注先に発注してみましょう。当然、それだけコストはかかってしまいますが、それぞれの業務の品質や、スピード、対応力や発注に対する理解力、さらには連絡の取りやすさなどを比較できます。優先する項目を明確にした上で選びましょう。

また、今日ではメールのみで外注することもできるようになっています。ですが、可能であれば直接会って話をしたり、Skypeや電話などを活用して担当者と会話してみることも大切です。実際に会話することで、途中で連絡が取れなくなってしまうといったリスクの軽減にも繋がります。

依頼内容を明確にする

外注管理において、特に重要となるのが外注先に依頼内容を的確に伝えることです。そのため、まずは依頼内容を明確に整理しましょう。
正確にこちらの依頼内容が伝わらなければ、業務の効率は下がり、十分な品質を確保することができない可能性もあります。場合によっては、追加業務を依頼しなければならず、余計なコスト・時間がかかったり、トラブルの原因になることもあります。なので、ルールを明確にし、マニュアルや作業指示書などを作成しましょう。
少し手間かもしれませんが、最初の段階でしっかりと準備しておくことで、トラブルを防止できるだけでなく、発注者としての指揮権を確保し、外注先に振り回されることもなくなります。

連絡方法の明確化と定期的な進捗確認

担当者間で素早く連絡が取れなければ、発注もスムーズに行えません。また、確認が必要な場合や、イレギュラーな事態が起こった際にもスピーディな対処もできないでしょう。これでは業務に支障をきたしてしまう恐れもあります。そこで、メールや電話など、連絡手段を明確化し、お互いに連絡が取りやすい時間や曜日などを確認しておくことが大切です。
また、外注先に任せきりにしておくと、連絡のミスや行き違いなどによって、納期に遅延が発生するリスクも高まります。なので、定期的な進捗確認は欠かせません。進捗の報告をあらかじめルールにしておくのもいいでしょう。
そして、納期の遅延などが発生してしまった場合、そのまま放置するのはNG。その理由、そして今後の対策などを含む報告書の提出を求めるなど、再発防止策を講じることも大切な外注管理のひとつです。

まとめ

社内の業務の一部を外注化することによって、貴重な人的リソースをコア業務に集中できるだけでなく、コストカットも可能です。現在、社内の業務がスムーズに行えていない、あるいはリソースの不足などを感じているのであれば、外注もひとつの選択肢となるでしょう。
そして、その効果をより高めるためには、外注管理が重要となります。今回ご紹介した点を押さえて、外注管理を効率よく行いましょう。

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