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クラウド型業務システム構築ツール

2019/9/2

案件(プロジェクト)管理ツールとは?
無料ツールのご紹介。

案件(プロジェクト)管理ツールとは?無料ツールのご紹介。

こんにちは!「働くDB」コラム担当です。
複数の案件を抱えていると、いかに各案件の管理を行っていくかが重要です。管理方法もさまざまですが、中でも近年利用が拡大しているのが案件管理ツールです。さまざまなスタイルのものがあり、中には無料で使用できるものもあります。今回は人気の案件管理ツールと、その活用方法などについてもご紹介します。

案件の数、性質、規模によって違いはありますが、トラブルなくスムーズに業務を処理するには、しっかりとした管理が重要となってきます。
管理方法もさまざまですが、現在は案件管理ツールが使用されることが一般的となってきており、導入を検討されている方も多いでしょう。ですが、ツールにもさまざまな種類があります。そのため、何を選び、どのように活用すればいいのかわからないという方もいらっしゃるかもしれません。そこで、今回は案件管理ツールとはどういったものなのか、その活用法から、無料の人気ツールをみていきましょう。

案件管理ツールとは?ツール導入のメリットとは?

管理ツールをまだ導入していない場合、案件を管理するツールといわれても、具体的にどういったものなのかイメージが難しいかもしれません。
そこで、まずは案件管理ツールがどういった形で使用されるものなのか、そして導入するメリットなどについて解説していきます。

案件管理ツールとは?

以前は自分が担当している案件の管理には手帳や、エクセルなどを使うのが一般的でした。ですが、1人で複数の案件を同時に抱えたり、プロジェクトが大規模になると大人数で業務を進めていく必要があります。そうなると、手帳やエクセルでは管理が難しくなり、ミスや対応漏れなどが発生してしまう可能性もでてきます。

案件管理ツールは、案件やプロジェクト、つまり仕事の管理に特化しているアプリケーションのことを指しています。その機能はさまざまですが、タスクや工程の管理、そして共有、またメッセージの送受信や、スケジュールの管理、共有なども可能となっています。もちろん、ツールによって機能は異なるため、仕事のスタイルや案件、プロジェクトの性質や規模などに合わせて選定することが必要です。

案件管理ツールの導入によってどんなメリットが得られるのか

続いて、各種案件管理ツールの導入によって、得られるメリットを具体的に確認しましょう。

1人で複数の案件を担当していると、時間的なマネジメントが困難になってきます。また、業務の優先順位がわからなくなることもあるかもしれません。そんな時に管理ツールを活用すれば、現在の状況を的確に把握できるようになります。また、仕事の「抜け」や「漏れ」などのトラブル防止にも有効です。

逆に、1つの仕事に対して、多くの人が関わり、チームとして作業する場合、自分が何をしているのかがわかりにくく、進行状況さえも掴めなくなってしまう可能性も考えられます。そんな時に、案件管理ツールを活用することで、プロジェクト全体を把握し、自分や周囲の役割や状況も理解しやすくなるのです。
また、急なスケジュールの調整対応や、その時の状況に応じた優先度の確認、そしてプロジェクトメンバーとの情報共有なども可能となります。

仕事を効率的に管理!無料案件管理ツール3選

仕事を総合的に管理できるツールにもさまざまなものがあります。そこで、ここでは選び方のポイントや、現在もどんどん増え続けている無料ツールの中から、特に人気のものを、それぞれの特色と共にご紹介していきます。

案件管理ツールの選定ポイントは?

人気の案件管理ツールをご紹介する前に、選び方のポイントを確認しましょう。

一番大切なのは、やはり使い勝手でしょう。管理者はもちろん、プロジェクトに参加するメンバーもほとんど毎日使用するツールとなります。だからこそ、使いやすさは最初にチェックしたいポイントとなります。

セキュリティも必ず押さえておかなければならないポイントの一つです。案件管理ツールは業務上、重要な情報のやりとりや共有をするための手段でもあるのです。これらが外部に漏れてしまうことがないように、セキュリティ対策がしっかりと施されているものを選ぶようにしましょう。

今日ではパソコンのみでなく、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスが使用されています。そこで、マルチデバイスへの対応があるかどうかも、合わせて確認をしておきましょう。

はじめてでも簡単に使いこなせる「Trello

はじめて案件管理ツールを使用する方でも使いこなせることで人気のあるツールのひとつが「Trello」です。クリック&ドラッグで直感的に操作ができるタスク管理ツールとなっています。最低限パソコンを使える方なら、特に説明がなくても、その日からすぐに案件管理をはじめることができます。

ただ、ボード別に管理が分かれており、各ボードをまたいだタスク管理はできません。そのため、規模が大きく、複雑なプロジェクトの管理には不向きです。逆に、小規模なチームや個人で気軽に案件管理を始めたいという方には非常におすすめです。
Trello

コミュニケーションの機能が充実している「ToDous

「ToDous」は豊富に用意されたコミュニケーション機能が魅力のツールです。メッセージアプリのようにスタンプや「ありがとうボタン」などによって、チーム内のコミュニケーションがより円滑になるでしょう。
マニュアルの用意もありますが、ほとんど読むことなくすぐに使用できるほどUIがシンプルな作りとなっているのもポイントです。
また、チームメンバーそれぞれの進捗状況が確認できるようになっているため、個人だけでなく、チーム単位で使用することでプロジェクトの管理にもぴったりなツールです。
ToDous

シンプルかつ高性能な定番ツール!「Asana」

元Facebookのエンジニアによって作成されただけあって、高性能ながらシンプルで、とても使いやすいツールです。参加メンバーのタスクも確認でき、チームの作業における全体の進行状況も一目で把握することが可能です。また、SNSのように投稿に対する「いいね」などのリアクション機能やカレンダー上で業務の全体像の把握も可能です。
こちらは、無料で使用することのできる案件管理ツールのなかでも、かなり多機能なもののひとつですので、さまざまなスタイルの案件に対応が可能です。
Asana

まとめ

1人で複数の案件を抱えていたり、逆に複数人のチームで進める大規模なプロジェクトに参加すると、その管理が難しくなってしまうものです。そこで、案件管理ツールの出番です。今回は中でも無料で利用できるものを中心に紹介してきました。それぞれが異なった特徴があるため、あなたのビジネスのスタイルや、用途、好みに合わせて導入してみてはいかがでしょうか。

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